Khi bạn sử dụng và xây dựng nhiều sổ làm việc Excel hơn, bạn sẽ cần liên kết chúng lại với nhau. Có thể bạn muốn viết công thức sử dụng dữ liệu giữa các trang tính khác nhau trong sổ làm việc. Bạn thậm chí có thể viết công thức sử dụng dữ liệu từ nhiều sổ làm việc khác nhau.
Cách liên kết dữ liệu với nhau giữa các trang tính trong Excel
Hãy bắt đầu bằng cách học cách viết công thức bằng cách sử dụng dữ liệu từ một trang tính khác. Có thể bạn đã biết rằng sổ làm việc Excel có thể chứa nhiều trang tính. Mỗi trang tính là một tab của riêng nó và bạn có thể chuyển đổi các tab bằng cách nhấp vào chúng ở cuối Excel.
Sổ làm việc phức tạp có thể dễ dàng phát triển thành nhiều trang tính. Theo thời gian, chắc chắn bạn sẽ cần viết các công thức để làm việc với dữ liệu trên các tab khác nhau.
Có thể bạn sử dụng một trang tính duy nhất trong sổ làm việc của mình cho tất cả các công thức để tóm tắt dữ liệu của bạn và các trang tính riêng biệt để chứa dữ liệu gốc.
Bảng tính của tôi có ba tab trên đó. Tôi sẽ viết một công thức để làm việc với dữ liệu từ mỗi trang tính.Hãy cùng tìm hiểu cách viết công thức nhiều trang tính để làm việc với dữ liệu từ nhiều trang tính trong cùng một sổ làm việc.
1. Bắt đầu một công thức mới trong Excel
Hầu hết các công thức trong Excel đều bắt đầu bằng dấu bằng (=) . Nhấp đúp chuột hoặc bắt đầu nhập vào một ô và bắt đầu viết công thức mà bạn muốn liên kết. Ví dụ của tôi, tôi sẽ viết một công thức tính tổng để cộng nhiều ô.
Tôi sẽ mở ra ký hiệu =, rồi bấm vào ô đầu tiên trên trang tính hiện tại của tôi để biến nó thành phần đầu tiên của công thức. Sau đó, tôi sẽ gõ một + ký để thêm ô thứ hai của tôi vào công thức này.
Bây giờ, hãy đảm bảo rằng bạn chưa đóng công thức của mình và nhấn enter! Bạn sẽ muốn để công thức mở trước khi chuyển trang tính.
2. Chuyển đổi Sheet trong Excel
Trong khi bạn vẫn mở công thức, hãy nhấp vào một tab trang tính khác ở cuối Excel. Điều rất quan trọng là bạn không đóng công thức trước khi bấm vào ô tiếp theo để đưa vào như một phần của công thức.
Sau khi bạn chuyển trang tính, bấm vào ô tiếp theo mà bạn muốn đưa vào công thức. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới, Excel sẽ tự động viết phần công thức tham chiếu đến một ô trên một trang tính khác cho bạn.
Lưu ý trong ảnh chụp màn hình bên dưới rằng để tham chiếu một ô trên một trang tính khác, Excel sẽ thêm “Sheet2!B3”, tham chiếu đơn giản là ô B3 trên một trang tính có tên Sheet2. Bạn có thể viết thủ công, nhưng nhấp vào các ô sẽ khiến Excel tự động viết nó cho bạn.
3. Hoàn thành Công thức Excel
Tại thời điểm này, bạn có thể nhấn Enter để đóng và hoàn thành công thức nhiều trang tính của bạn. Khi bạn làm như vậy, Excel sẽ quay lại nơi bạn bắt đầu công thức và hiển thị kết quả cho bạn.
Bạn cũng có thể tiếp tục viết công thức, bao gồm các ô từ nhiều trang tính hơn và các ô khác trên cùng một trang tính. Tiếp tục kết hợp các tham chiếu đó trong toàn bộ sổ làm việc để có tất cả dữ liệu bạn cần.
Cách liên kết nhiều sổ làm việc Excel
Hãy tìm hiểu cách lấy dữ liệu từ một sổ làm việc khác. Với kỹ năng này, bạn có thể viết các công thức tập hợp dữ liệu từ các sổ làm việc Excel hoàn toàn riêng biệt.
Đối với phần hướng dẫn này, bạn có thể sử dụng hai sổ làm việc mà bạn có thể Tải xuống miễn phí như một phần của hướng dẫn này. Mở cả hai trong Excel và làm theo hướng dẫn bên dưới.
1. Mở cả hai Workbook
Hãy bắt đầu bằng cách viết một công thức bao gồm dữ liệu từ hai sổ làm việc khác nhau.
Cách dễ nhất để sử dụng tính năng này là mở hai sổ làm việc Excel cùng lúc và đặt chúng cạnh nhau. Tôi sử dụng tính năng Snap của Windows để chia chúng thành từng phần chiếm một nửa màn hình. Bạn cần giữ cả hai sổ làm việc ở chế độ xem để viết công thức giữa chúng.
Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tôi đã mở hai sổ làm việc mà tôi sẽ viết công thức cạnh nhau. Ví dụ của tôi, tôi đang điều hành một doanh nghiệp mua nhiều loại sản phẩm và bán chúng ở nhiều quốc gia khác nhau. Vì vậy, tôi sẽ sử dụng sổ làm việc riêng để theo dõi dữ liệu mua/bán và chi phí của mình.
2. Bắt đầu viết công thức của bạn trong Excel
Giá của những thứ tôi mua có thể thay đổi và tỷ giá mà tôi nhận được các khoản thanh toán cũng vậy. Tôi cần giữ một danh sách tra cứu các tỷ giá và nhân nó với số lần mua hàng của mình. Đây là thời điểm hoàn hảo để liên kết hai sổ làm việc với nhau và viết công thức giữa chúng.
Hãy lấy số thùng dầu tôi mua mỗi tháng nhân với giá mỗi thùng. Trước hết Trị giá ô (ô C3), tôi sẽ bắt đầu viết một công thức bằng cách gõ dấu bằng (=), rồi bấm vào ô B3 để lấy số lượng. Bây giờ, tôi sẽ thêm một * để chuẩn bị nhân số lượng với tỷ lệ.
Do vậy, công thức của bạn nên là:
=B3*
Đừng đóng công thức của bạn. Đảm bảo để nó mở trước khi chuyển sang bước tiếp theo; chúng ta vẫn cần trỏ Excel tới dữ liệu giá để nhân số lượng với.
3. Chuyển sổ làm việc Excel
Đã đến lúc chuyển sổ làm việc và đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải giữ cả hai bộ dữ liệu của bạn ở chế độ xem trong khi làm việc giữa các sổ làm việc.
Với công thức của bạn vẫn đang mở, hãy nhấp vào sổ làm việc khác. Sau đó, bấm vào một ô trong sổ làm việc thứ hai của bạn để liên kết hai tệp Excel.
Excel tự động viết tham chiếu đến một sổ làm việc riêng như một phần của công thức ô:
=B3*[Prices.xlsx]Sheet1!$B$2
Sau khi bạn nhấn Enter, Excel sẽ tính toán chi phí cuối cùng bằng cách nhân số lượng trong sổ làm việc đầu tiên với giá trong sổ làm việc thứ hai.
Bây giờ, hãy tiếp tục rèn luyện các kỹ năng Excel của bạn bằng cách nhân mỗi số lượng hoặc giá trị với số lượng tham chiếu trong sổ làm việc “price”.
Nói tóm lại, điều quan trọng là mở các sổ làm việc của bạn cạnh nhau và chỉ cần chuyển sổ làm việc để viết công thức tham chiếu các tệp khác.
Không có gì ngăn cản bạn liên kết nhiều hơn hai sổ làm việc. Bạn có thể mở nhiều sổ làm việc để liên kết và viết công thức, kết nối dữ liệu giữa nhiều trang tính để giữ cho các ô luôn cập nhật.
Cách làm mới dữ liệu của bạn giữa các sổ làm việc
Khi bạn đã viết các công thức tham chiếu đến các sổ làm việc Excel khác, bạn sẽ cần suy nghĩ về cách bạn sẽ cập nhật dữ liệu của mình.
Vì vậy, điều gì sẽ xảy ra khi dữ liệu thay đổi trong sổ làm việc mà bạn đang liên kết tới? Sổ làm việc của bạn sẽ tự động cập nhật hay bạn sẽ cần làm mới các tệp của mình để lấy dữ liệu cuối cùng và nhập dữ liệu đó?
Câu trả lời là “còn tùy” và cụ thể là tùy thuộc vào việc cả hai sổ làm việc có còn mở cùng lúc hay không.
Ví dụ 1: Cả hai sổ làm việc Excel vẫn mở
Hãy xem một ví dụ sử dụng cùng một sổ làm việc từ bước trước. Cả hai sổ làm việc vẫn đang mở. Hãy xem điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta thay đổi giá dầu từ 45 USD/thùng lên 75 USD/thùng:
Trong ảnh chụp màn hình ở trên, bạn có thể thấy rằng khi chúng tôi cập nhật giá dầu, sổ làm việc khác sẽ tự động cập nhật.
Điều quan trọng cần biết: nếu cả hai sổ làm việc được mở cùng lúc, các thay đổi sẽ tự động cập nhật theo thời gian thực. Khi bạn thay đổi một biến, sổ làm việc khác sẽ cập nhật hoặc tính toán lại dựa trên giá trị mới.
Ví dụ 2: Với một Workbook đã đóng
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ mở một sổ làm việc tại một thời điểm? Ví dụ: mỗi buổi sáng, chúng tôi cập nhật giá của hàng hóa và tiền tệ, và vào buổi tối, chúng tôi xem xét tác động của sự thay đổi đối với giao dịch mua và bán của mình.
Lần tới khi bạn mở sổ làm việc có tham chiếu đến các trang tính khác, bạn có thể nhận được thông báo tương tự như thông báo bên dưới. Bạn có thể bấm vào Update để lấy dữ liệu mới nhất từ sổ làm việc tham chiếu của bạn.
Bạn cũng có thể thấy một menu nơi bạn có thể nhấp vào Enable Content (Bật nội dung) để tự động cập nhật dữ liệu giữa các tệp Excel.
Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ mang lại cho bạn những kiến thức cơ bản nhất về cách liên kết dữ liệu với nhau trong Excel, giúp quá trình làm việc của bạn trở nên mạch lạc, chuyên nghiệp hơn.
