Bạn nhận được một bảng tính Excel với hàng nghìn hàng bên trong và bạn nhận ra rằng dữ liệu không theo thứ tự. Bạn có thể cần sắp xếp nó dựa trên tên bên trong cột hoặc bằng cách sắp xếp dữ liệu từ lớn đến nhỏ. Hãy cùng học cách sắp xếp dữ liệu bảng tính Excel qua bài viết hướng dẫn này của Bachkhoatrithuc.vn, giúp thuyết trình của bạn trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Nhìn bề ngoài, sắp xếp dữ liệu là một nhiệm vụ đơn giản trong Excel và ứng dụng này chắc chắn giúp việc sắp xếp đơn giản trở nên dễ dàng. Tuy nhiên, có nhiều thuận lợi hơn trong cách bạn có thể sắp xếp và sắp xếp lại dữ liệu trong trang tính của mình. Dưới đây là ba kỹ thuật sắp xếp dữ liệu Excel mà bạn sẽ học trong hướng dẫn này:
- Sắp xếp dữ liệu đơn giản chỉ với một vài cú nhấp chuột.
- Đặt nhiều quy tắc sắp xếp theo tầng, chẳng hạn như sắp xếp theo thứ tự abc, theo khu vực, sau đó theo quốc gia.
- Tạo các loại hoàn toàn tùy chỉnh để sắp xếp dữ liệu của bạn theo bất kỳ quy tắc nào bạn đặt.
Việc sắp xếp dữ liệu đôi khi cũng có thể hơi nguy hiểm; điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ sắp xếp một cột duy nhất và dữ liệu bị lệch? Tôi sẽ chỉ cho bạn cách tránh điều đó. Bắt đầu nào.
Sắp xếp đơn giản trong Excel
Sắp xếp có thể là một quá trình rất đơn giản, chỉ với hai cú nhấp chuột để sắp xếp dữ liệu bảng tính của bạn. Hãy tìm hiểu làm thế nào.
Trong sổ làm việc Excel, hãy bắt đầu bằng cách bấm vào một ô của cột mà bạn muốn sắp xếp. Bây giờ, hãy đảm bảo rằng bạn đang bật tab Home trên Ribbon của Excel và tìm nút Sort and Filter ở phía bên phải của nó.
Lưu ý rằng trong các tùy chọn sắp xếp, bạn có thể sắp xếp văn bản “A đến Z” hoặc “Z đến A.” Các tùy chọn đơn giản này sẽ sắp xếp dữ liệu Excel theo thứ tự bảng chữ cái theo bất kỳ hướng nào, tùy thuộc vào tùy chọn bạn chọn.
Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong Excel, toàn bộ hàng sẽ được sắp xếp. Về cơ bản, cột bạn chọn sẽ là “chìa khóa” mà Excel sử dụng để quyết định cách sắp xếp dữ liệu, nhưng mỗi hàng là một bản ghi sẽ được nhóm lại với nhau.
Tùy thuộc vào dữ liệu bạn đã chọn, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số. Nếu cột của bạn có các giá trị số, bạn có thể sắp xếp từ số tiền nhỏ nhất đến lớn nhất, trong khi dữ liệu văn bản sẽ sắp xếp dựa trên thứ tự bảng chữ cái.
Nó thực sự dễ dàng để thực hiện một sắp xếp cơ bản. Chỉ cần nhấp vào bên trong cột dữ liệu, chọn tùy chọn sắp xếp và Excel sẽ sắp xếp lại dữ liệu bên trong bảng tính.
Mẹo nhanh: Ngoài ra, hãy thử sắp xếp bằng cách nhấp chuột phải vào một cột và chọn Sort và chọn cách bạn muốn sắp xếp dữ liệu gốc.
2. Làm thế nào để Không sắp xếp dữ liệu Excel của bạn
Việc tìm hiểu về một trong những cách sắp xếp dữ liệu nguy hiểm nhất trong Excel cũng rất quan trọng, một phương pháp có thể làm hỏng dữ liệu gốc của bạn.
Sự cố xảy ra khi bạn có một bảng tính dữ liệu lớn, nhưng bạn vô tình chỉ sắp xếp một cột dữ liệu. Mỗi hàng dữ liệu trong Microsoft Excel thực sự giống như một bản ghi nên giữ nguyên trên toàn bộ hàng.
Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tôi đã mã hóa màu các hàng để bạn có thể thấy sự nguy hiểm của việc chỉ đánh dấu và sắp xếp dữ liệu trong một cột.
Sai lầm lớn mà người dùng Excel mắc phải là chỉ chọn một cột duy nhất khi sắp xếp và chọn tùy chọn không chính xác trên cửa sổ tiếp theo.
Excel thậm chí còn cố cảnh báo chúng ta bằng một cửa sổ có nhãn Sort Warning (Cảnh báo sắp xếp). Cửa sổ bật lên có các lựa chọn cho Expand the selection (Mở rộng sự lựa chọn) (chọn cái này!) hoặc Continue with the current selection (Tiếp tục với lựa chọn hiện tại).
Tôi luôn nghĩ rằng những lựa chọn mà cửa sổ này đưa ra cho bạn không hoàn toàn rõ ràng. Chỉ cần biết rằng bạn sẽ muốn sử dụng Expand the selection để đảm bảo rằng Excel bao gồm tất cả các cột khi sắp xếp dữ liệu.
Để thử nghiệm, hãy xem điều gì xảy ra khi chúng ta chọn một cột và chọn loại sắp xếp Continue with the current selection.
Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bạn có thể thấy loại sắp xếp này có vấn đề như thế nào. Mặc dù Số tiền được lập hóa đơn cột được sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất, tất cả các cột khác giữ nguyên vị trí. Điều này có nghĩa là dữ liệu của chúng tôi không còn chính xác nữa.
Tóm lại, có hai phím “không” khi nói đến việc sắp xếp dữ liệu:
- Đừng bắt đầu bằng cách đánh dấu một cột trong bảng tính của bạn.
- không sử dụng Tiếp tục với lựa chọn hiện tại tùy chọn nếu bạn đang làm việc với một cột—hãy đảm bảo mở rộng lựa chọn dữ liệu của bạn.
3. Sắp xếp dữ liệu Excel nâng cao
Cho đến nay, một sắp xếp đơn giản đã cho phép chúng tôi sắp xếp cho một loại dữ liệu. Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta muốn xem xét hai loại dữ liệu trong quá trình sắp xếp của mình?
Nếu chúng ta muốn…
- Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo tiểu bang, sau đó theo quận trong bảng tính.
- Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo tên của khách hàng, sau đó theo từng loại dự án chúng tôi đã thực hiện cho họ.
- Sắp xếp khách hàng của chúng tôi trong danh sách theo thứ tự abc, sau đó theo số lượng cho từng dự án riêng lẻ, từ lớn nhất đến nhỏ nhất.
Câu trả lời cho tất cả những điều này là sắp xếp nâng cao, nơi bạn có thể đặt nhiều cấp độ sắp xếp dữ liệu. Hãy xem qua ví dụ cuối cùng đó bằng cách sử dụng dữ liệu mẫu.
Để bắt đầu, hãy nhấp vào một nơi nào đó bên trong dữ liệu của bạn và tìm tùy chọn Sort & Filter, rồi chọn Custom Sort (Sắp xếp tùy chỉnh).
Trên cửa sổ này, chúng ta có thể thêm nhiều cấp độ sắp xếp. Bắt đầu bằng cách nhấp vào tùy chọn thả xuống bên cạnh Sắp xếp theo và chọn một cột mà bạn muốn sắp xếp theo.
Trong trường hợp của tôi, tôi sẽ chọn Client từ trình đơn thả xuống và để nguyên Sort On (Sắp xếp) đặt thành Values và Order đặt thành A đến Z. Bằng tiếng Anh đơn giản, thao tác này sẽ sắp xếp bảng tính Excel dựa trên thứ tự bảng chữ cái.
Bây giờ, chúng ta hãy bấm vào Add Level. Thao tác này sẽ tạo một hàng mới trong các tùy chọn sắp xếp và cho phép chúng tôi thêm cấp tổ chức thứ hai.
Bây giờ tôi có thể chọn Amount lập hóa đơn từ danh sách thả xuống thứ hai. Sự kết hợp của hai quy tắc này sẽ bắt đầu bằng cách sắp xếp dựa trên tên khách hàng, sau đó theo số tiền được lập hóa đơn cho mỗi dự án.
Bạn có thể tiếp tục thêm bao nhiêu cấp tùy thích vào cửa sổ sắp xếp nâng cao này. Trình tự của các hàng quan trọng; bạn có thể di chuyển một hàng lên trên để sắp xếp trước tiên theo số tiền được lập hóa đơn, chẳng hạn, sau đó theo khách hàng.
Một khi chúng tôi nhấn OK, Excel sẽ sắp xếp bảng tính dựa trên các quy tắc chúng tôi đã tạo trong cửa sổ này.
Mẹo: Để sắp xếp nâng cao hơn nữa, hãy thử thay đổi menu thả xuống của Sort On để thay đổi cách sắp xếp của bạn thành các tính năng nâng cao, chẳng hạn như sắp xếp dựa trên màu của ô.
Tính năng sắp xếp nâng cao cho phép bạn xây dựng hai cấp độ tổ chức dữ liệu vào bảng tính của mình. Nếu sắp xếp theo một yếu tố duy nhất là không đủ, hãy sử dụng sắp xếp nâng cao để tăng thêm sức mạnh.
Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ mang lại cho bạn những kiến thức cơ bản nhất cách để sắp xếp dữ liệu bảng tính Excel, giúp quá trình làm việc của bạn trở nên mạch lạc, chuyên nghiệp hơn.
