Cách sử dụng 5 kỹ thuật PivotTables nâng cao trong Excel

Vấn đề mà tất cả chúng ta gặp phải không phải là thiếu dữ liệu; thay vào đó, nó đang tìm kiếm ý nghĩa trong lượng dữ liệu khổng lồ! Đó là lý do tại sao tôi ủng hộ việc sử dụng PivotTables, một tính năng tuyệt vời trong Excel để tóm tắt và phân tích dữ liệu của bạn. Hãy cùng học cách sử dụng 5 kỹ thuật PivotTables nâng cao trong Excel qua bài viết hướng dẫn này của Bachkhoatrithuc.vn, giúp thuyết trình của bạn trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

PivotTable để tóm tắt

Là một chuyên gia tài chính, tôi có khuynh hướng yêu thích các bảng tính. Nhưng tôi cũng thấy rằng tôi sử dụng bảng tính để sắp xếp công việc sáng tạo và tự do của mình. Bất kể bạn sử dụng bảng tính để làm gì, PivotTable có thể giúp bạn tìm thấy ý nghĩa lớn hơn trong dữ liệu.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ xây dựng dựa trên các hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu về cách sử dụng PivotTable để làm việc tốt hơn với dữ liệu của bạn. Tôi sẽ chỉ cho bạn năm kỹ thuật PivotTables nâng cao yêu thích của tôi.

Kỹ thuật PivotTables nâng cao

Hãy tiếp tục đọc để biết hướng dẫn về cách sử dụng từng tính năng trong số năm tính năng này trong hướng dẫn bằng văn bản bên dưới, bao gồm: Bộ cắt, Đường thời gian, Chế độ xem dạng bảng, Trường được tính toán và Bảng tổng hợp được đề xuất. Hãy đi vào nó.

1. Slicers

Slicers là các công cụ trỏ và bấm để tinh chỉnh dữ liệu có trong PivotTables Excel của bạn. Chèn một Slicer và bạn có thể dễ dàng thay đổi dữ liệu được bao gồm trong PivotTables của mình.

Ví dụ về Slicer trong Excel PivotTable

Nhiều lần, tôi đang phát triển các báo cáo PivotTable sẽ được nhiều người khác sử dụng. Việc thêm Slicer có thể giúp người dùng cuối của tôi tùy chỉnh báo cáo theo ý thích của họ.

Để thêm một Slicer, hãy bấm vào bên trong PivotTable của bạn và tìm tab Analyze trên Ribbon của Excel.

Chèn Slicer trong PivotTable Excel nâng cao

Giữ Ctrl trên bàn phím của bạn để chọn nhiều mục trong một Slicer, sẽ bao gồm nhiều lựa chọn từ một cột như một phần của dữ liệu PivotTables của bạn.

2. Timelines

Timelines là một loại slicer đặc biệt, được sử dụng để điều chỉnh các ngày được đưa vào như một phần của dữ liệu PivotTables của bạn. Nếu dữ liệu của bạn bao gồm các ngày trong đó, thì bạn thực sự cần dùng thử Timelines như một cách để chọn dữ liệu từ các khoảng thời gian cụ thể.

Chèn Dòng thời gian vào PivotTable Excel nâng cao

Mẹo: Nếu tính năng này không hoạt động với bạn, hãy đảm bảo rằng dữ liệu gốc của bạn có ngày được định dạng là ngày trong bảng tính.

Để thêm Timelines, hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn PivotTables (bấm vào trong đó) rồi bấm vào tùy chọn Insert > Timeline trên Ribbon của Excel. Trên cửa sổ bật lên, chọn hộp cột ngày của bạn (hoặc nhiều cột) và nhấn OK để tạo một Timelines.

Điều chỉnh Dòng thời gian trong Excel PivotTable

Sau khi chèn Timelines, bạn có thể bấm và kéo các núm điều khiển trong Timelines để thay đổi nội dung được đưa vào như một phần của PivotTable.

Bạn có thể thay đổi cách Timelines của mình hoạt động bằng cách nhấp vào hộp thả xuống ở góc dưới bên phải. Ví dụ: thay vì Timelines hiển thị ngày cụ thể, bạn có thể thay đổi Timelines để hiển thị dữ liệu dựa trên quý hoặc năm.

3. Chế độ xem dạng bảng (Tabular View)

Chế độ xem PivotTables mặc định của Excel trông giống như một thác nước; khi bạn kéo nhiều cấp độ trường hơn vào hộp hàng, Excel sẽ tạo thêm nhiều “lớp” trong dữ liệu.

Vấn đề là PivotTables ở dạng xem tiêu chuẩn rất khó để viết công thức. Nếu bạn có dữ liệu của mình trong PivotTables, nhưng bạn muốn xem dữ liệu đó giống như một bảng tính truyền thống hơn, thì bạn nên sử dụng dạng xem dạng bảng cho PivotTables của mình.

Biểu mẫu bảng trong Excel

Tại sao bạn nên sử dụng Chế độ xem dạng bảng? Đặt dữ liệu PivotTables của bạn ở dạng xem kiểu bảng, cổ điển sẽ cho phép bạn viết công thức trên dữ liệu dễ dàng hơn hoặc dán dữ liệu đó vào một báo cáo riêng.

Chế độ xem dạng bảng trong Excel

Đối với tôi, hầu hết thời gian sử dụng dạng xem dạng bảng trong Excel sẽ dễ dàng hơn. Nó trông giống một chế độ xem bảng tính tiêu chuẩn hơn và tạo cảm giác dễ dàng hơn khi viết công thức cũng như làm việc với dữ liệu bên trong nó. Tôi cũng có thể lấy chế độ xem này và dán nó vào một tab mới dễ dàng hơn.

4. Trường được tính toán (Calculated Fields)

Các trường được tính toán là một cách để thêm một cột vào PivotTables không có trong dữ liệu gốc của bạn. Bạn có thể sử dụng các phép toán tiêu chuẩn để tạo các trường hoàn toàn mới để làm việc. Lấy hai cột hiện có và sử dụng toán học để tạo những cột hoàn toàn mới.

Giả sử chúng ta có dữ liệu bán hàng trong một bảng tính. Ta có số lượng mặt hàng đã bán và giá bán cho từng mặt hàng. Đây là thời điểm hoàn hảo để sử dụng trường được tính toán để tính tổng đơn hàng.

Để bắt đầu với các trường được tính toán, hãy bắt đầu bằng cách bấm vào bên trong PivotTable và tìm rồi bấm Analyze trên Ribbon. Bấm vào menu Fields, Items và Sets, rồi chọn Calculated Field.

Chèn trường được tính toán trong Excel PivotTable

Trong cửa sổ bật lên mới, hãy bắt đầu bằng cách đặt tên cho trường được tính toán của bạn. trong trường hợp của tôi, tôi sẽ đặt tên cho nó Total Order. Tổng giá đặt hàng là số lượng nhân với giá của mỗi đơn vị. Sau đó, tôi sẽ nhấp đúp vào tên trường đầu tiên (số lượng) trong danh sách các trường trong cửa sổ này.

Trường được tính toán trong Excel

Sau khi tôi đã thêm tên trường đó, tôi sẽ thêm dấu nhân, * , rồi bấm đúp vào tổng số lượng. Hãy tiếp tục và nhấn OK.

Bây giờ, Excel đã cập nhật PivotTables nâng cao của tôi với trường tính toán mới. Bạn cũng sẽ thấy danh sách PivotTables trong danh sách trường, vì vậy, bạn có thể kéo và thả danh sách PivotTables ở bất kỳ đâu trong báo cáo nếu cần.

Nếu bạn không muốn sử dụng toán học trên hai cột, bạn cũng có thể nhập các giá trị số học của riêng mình vào trường được tính toán. Ví dụ: nếu tôi chỉ muốn thêm 5% thuế bán hàng cho mỗi đơn hàng, tôi có thể viết trường được tính toán sau:

Trường được tính toán với giá trị số trong Excel

Về cơ bản, các trường được tính toán có thể chứa bất kỳ toán tử toán học tiêu chuẩn nào, chẳng hạn như cộng, trừ, nhân và chia. Sử dụng các trường được tính toán này khi bạn không muốn tự cập nhật dữ liệu gốc.

5. PivotTables được đề xuất (Recommended PivotTables)

Tính năng Đề xuất PivotTable tốt đến mức có cảm giác như gian lận. Thay vì dành thời gian kéo và thả các trường của bạn, tôi thấy mình bắt đầu với một trong các Cấu hình được đề xuất.

Biểu tượng PivotTable được đề xuất

Tính năng này rất dễ sử dụng nên không có nhiều điều để nói. Bạn có thể sử dụng nó để tạo Pivot Table nâng cao trong Excel một cách nhanh chóng. Chỉ cần đánh dấu dữ liệu của bạn, duyệt đến tab Insert trên Ribbon của Excel, rồi chọn Recommended PivotTables.

Cửa sổ bật lên có một loạt tùy chọn để tạo PivotTables từ dữ liệu gốc của bạn. Nhấp qua các hình thu nhỏ ở phía bên trái của cửa sổ này để xem các tùy chọn PivotTables được đề xuất mà Excel đã tạo.

kỹ thuật PivotTables

Mặc dù đây là một tính năng nâng cao mà không nhiều người dùng nghĩ tới, nhưng nó cũng là một công cụ tuyệt vời để bắt đầu với PivotTables. Không có gì ngăn cản bạn sửa đổi PivotTables bằng cách tự thay đổi các trường, nhưng đây là điểm bắt đầu tiết kiệm thời gian.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ mang lại cho bạn những kiến thức cơ bản nhất về các kỹ thuật PivotTables nâng cao trong Excel, giúp quá trình làm việc của bạn trở nên mạch lạc, chuyên nghiệp hơn.

5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.