Cách phân tích dữ liệu Excel với PivotTables

Vấn đề mà tất cả chúng ta gặp phải là chúng ta có hàng núi dữ liệu và cần một cách để xử lý nó. Tất cả chúng ta đều đang tìm cách hiểu ý nghĩa của các tập hợp dữ liệu lớn và tìm hiểu xem dữ liệu đó chỉ ra điều gì về tình huống hiện tại.

Excel PivotTable tính năng là một công cụ phân tích kéo và thả. Trỏ Excel tới các bảng dữ liệu trong bảng tính của bạn và cắt dữ liệu của bạn cho đến khi bạn tìm thấy câu trả lời cho câu hỏi của mình. Quan trọng nhất, đó là một công cụ dễ sử dụng ngay bên trong Excel nơi dữ liệu của bạn có thể đã tồn tại. Hãy cùng học cách phân tích dữ liệu Excel với PivotTables qua bài viết hướng dẫn này của Bachkhoatrithuc.vn

Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị một ví dụ tuyệt vời về PivotTables đang hoạt động. Dữ liệu gốc được hiển thị ở phía bên trái, với hai PivotTables khác nhau được sử dụng để tóm tắt và phân tích dữ liệu.

phân tích dữ liệu Excel với PivotTables

Nếu không có PivotTables, bạn phải viết nhiều công thức để hiểu dữ liệu của mình. Tôi đã tạo các báo cáo bên dưới trong vòng chưa đầy 30 giây với sự trợ giúp của PivotTables. Nó nhanh chóng để sử dụng và khá mạnh mẽ. Hướng dẫn này sẽ được xây dựng dựa trên hướng dẫn PivotTables dành cho người mới bắt đầu gần đây của chúng tôi:

Các kỹ năng mà chúng ta sẽ xây dựng trong hướng dẫn này sẽ giúp bạn nâng cao kiến ​​thức về PivotTable của mình và cảm thấy thoải mái hơn với các tính năng nâng cao.

Tạo PivotTables đầu tiên của bạn

Để thiết lập giai đoạn này cho hướng dẫn, hãy xem lại cách tạo PivotTable. Trong Microsoft Excel, hãy bắt đầu với bảng tính dữ liệu bạn muốn phân loại và tóm tắt.

Đánh dấu tất cả các cột trong bảng tính của bạn, rồi duyệt qua đến Insert > PivotTable. Tôi luôn để tất cả các cài đặt như mặc định và nhấn OK để tạo PivotTable trên một trang tính mới.

PivotTable mới trong Excel

Bây giờ, Excel sẽ đưa bạn đến một trang tính mới để tạo PivotTable của bạn. Ở phía bên phải là trình tạo báo cáo, đây là công cụ kéo và thả để tùy chỉnh PivotTable của bạn.

Trình tạo PivotTable trong Excel

Nếu bạn gặp sự cố khi tạo PivotTable của mình, hãy đảm bảo kiểm tra kỹ những điều sau:

  • Đảm bảo rằng mọi cột đều có tiêu đề, hoặc tiêu đề cho cột ở trên cùng.
  • Tôi thường đánh dấu toàn bộ cột để PivotTable của tôi sẽ bao gồm bất kỳ hàng mới nào được thêm vào dữ liệu sau này.
  • Mỗi hàng ngang của dữ liệu phải là một mục nhập riêng lẻ hoặc về cơ bản là một “bản ghi” của chính nó.

Sử dụng cấu trúc PivotTable để phân tích dữ liệu Excel

Chìa khóa để sử dụng PivotTable một cách hiệu quả là hiểu cái mà tôi gọi là “trình tạo báo cáo”. Trước tiên, hãy đi sâu vào tìm hiểu cách thức hoạt động của menu này.

Làm việc với các trường PivotTable

Các trường PivotTable

Ở nửa trên của menu PivotTable là menu Fields. Mỗi cột trong dữ liệu gốc của bạn được hiển thị dưới dạng một trường riêng.

Ta có thể kéo thả một trường bất kỳ vào 1 trong 4 ô dưới đây: Filters (Bộ lọc), Columns (Cột), Rows (Hàng), Values (Giá trị).

Các hộp mà chúng tôi kéo các trường của mình vào sẽ định hình cách PivotTable xuất hiện. Hãy cùng tìm hiểu xem mỗi một trong số chúng sẽ ảnh hưởng đến bản trình bày PivotTable của chúng ta như thế nào.

Bốn hộp trong PivotTable

Bốn hộp trong PivotTable.

1. Filters (Bộ lọc)

Khi bạn thả một trường vào hộp Filter, PivotTable sẽ thêm tùy chọn để lọc cho cột đó. Hãy thử một ví dụ; đây là cách sắp xếp trường tôi đang sử dụng bên dưới:

Ví dụ về bộ lọc

Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tôi đã kéo Client vào hộp Filters. Ở trên cùng của PivotTable là một hộp cho biết Client. Khi tôi nhấp vào menu thả xuống, tôi có thể chọn khách hàng nào tôi muốn lọc trong danh sách. Tôi sẽ nhấp vào một khách hàng, rồi nhấp vào OK.

Lọc trong Pivot

Bạn có thể thấy rằng PivotTable hiện đã được lọc xuống cho một ứng dụng khách mà tôi đã chọn. Ngoài ra, hãy thử chọn vào ô Select Multiple Items để chọn nhiều hơn một tùy chọn để đưa vào.

2. Rows (Hàng)

Hàng là những gì xuất hiện ở phía bên trái của PivotTable. Khi bạn kéo một trường vào “Hàng”, mỗi giá trị từ trường đó sẽ được hiển thị trên một hàng.

Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bạn có thể thấy hai cấu hình khác nhau. Khi tôi đặt Client bên trong hộp Rows, lưu ý rằng nó đặt mỗi tên khách hàng trên một hàng của riêng mình.

Trong ảnh chụp màn hình trên cùng, tôi đã đặt Client trong hộp Rows và PivotTable đã đặt từng tên khách hàng trên một hàng. Ảnh chụp màn hình dưới cùng xóa Máy khách dưới dạng một hàng và đổi nó lấy loại Dự án.

Hàng trong Excel PivotTable

Ngoài ra, hãy thử kéo nhiều mục vào hộp Hàng. Về cơ bản, bạn có thể tạo hai lớp phân chia bằng cách xếp các mục thành hàng.

3. Columns (Cột)

Kéo một trường vào hộp Columns sẽ tạo một cột riêng cho từng giá trị trong dữ liệu của bạn.

Trong ví dụ dưới đây, tôi đã giữ trường Client dưới dạng các hàng trong PivotTable của tôi. Để có được chế độ xem chi tiết hơn về dữ liệu của tôi, tôi đã thêm Project Type trong trường Columns để chia nhỏ loại công việc tôi đang làm cho từng khách hàng.

Thêm cột vào PivotTable

Sử dụng kết hợp các hàng và cột sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết hơn về dữ liệu của mình. Tôi thích sử dụng Hàng cho trường khóa của mình, sau đó chia dữ liệu theo cột bằng trường Cột.

4. Values (Giá trị)

Bạn có thể xây dựng một tập hợp các hàng và cột phức tạp, nhưng PivotTable thực sự có ý nghĩa khi bạn kéo một trường vào hộp Values.

Cột Values hoạt động hơi khác so với các trường còn lại. Bạn không thể kéo bất kỳ trường nào vào hộp Values và nhận được kết quả tốt. Hộp này được dành riêng cho các giá trị số trong dữ liệu của bạn, chẳng hạn như số tiền hoặc số giờ đã sử dụng.

PivotTable cho phép bạn làm việc với các giá trị theo nhiều cách khác nhau. Khi bạn kéo một trường vào hộp Values, nó thường mặc định hiển thị một Đếm của từng mặt hàng. Ví dụ, về cơ bản, Excel đang đếm mỗi khi một hàng xuất hiện và in số đếm của mục đó trong PivotTable.

Giá trị PivotTable trong Excel

Nếu chúng ta không muốn hiển thị số đếm thì sao? Thay vào đó, hãy nói rằng chúng ta muốn hiển thị Tổng của các giá trị trong một hàng (ví dụ: cộng tất cả số tiền mà chúng tôi đã lập hóa đơn cho từng khách hàng.)

Chỉ cần nhấp chuột phải vào PivotTable và chọn Summarize Values By > Sum. Bạn sẽ nhận thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên rằng PivotTable hiện hiển thị tổng số cho mỗi khách hàng.

Bạn có thể thay đổi cách PivotTable của mình hoạt động với các giá trị để hiển thị số lượng, giá trị trung bình, giá trị tối đa, giá trị tối thiểu hoặc sản phẩm.

Cách tìm ý nghĩa trong dữ liệu của bạn

Vì vậy, bây giờ chúng ta đã hiểu cách tạo PivotTable bằng cách kéo và thả các trường vào một trong bốn hộp trong trình tạo báo cáo. Câu hỏi đặt ra là: làm thế nào để chúng tôi sử dụng điều này để hiểu rõ hơn về dữ liệu của mình?

Khi tôi đang tạo PivotTable, Tôi bắt đầu bằng cách quyết định những gì tôi muốn biết đầu tiên. Nếu tôi có thể hình dung ra kết quả cuối cùng trước, tôi có thể nghĩ về cách sắp xếp các trường để có kết quả đúng.

Nó thường giúp tôi diễn đạt kết quả như một câu hỏi. Hãy thử xây dựng PivotTable để trả lời các câu hỏi sau từ dữ liệu mẫu:

  • Những khách hàng nào tôi đã lập hóa đơn nhiều nhất trong năm 2016? Trong năm 2017?
  • Tôi làm việc hiệu quả nhất vào tháng nào trong năm 2016?
  • Loại dự án nào tôi đã tính phí theo giờ cao nhất? Tỷ lệ hàng giờ thấp nhất?

Luôn cập nhật nguồn dữ liệu của bạn

Duy trì PivotTable của bạn là điều cần thiết để phân tích chính xác và có ý nghĩa. Trước khi kết thúc, chúng ta hãy xem xét hai tính năng quan trọng để đảm bảo PivotTable của bạn đang hoạt động chính xác.

Giả sử dữ liệu của bạn phát triển và các hàng hoặc cột bổ sung được thêm vào bảng tính của bạn. Chúng tôi sẽ cần cập nhật dữ liệu mà chúng tôi đưa vào PivotTable.

Với PivotTable được chọn, hãy duyệt đến Tab Analyze và nhấp vào Change Data Source (Thay đổi nguồn dữ liệu). Bạn có thể nhập vào một lựa chọn cột mới hoặc nhấp vào mũi tên để chọn lại cột và hàng nào sẽ bao gồm dữ liệu của bạn.

Thay đổi nguồn dữ liệu trong PivotTable Excel của bạn

Làm mới dữ liệu PivotTable của bạn

Ngay cả khi bạn đã chọn đúng phạm vi dữ liệu, nếu bạn thêm bản ghi (hàng) mới hoặc thay đổi dữ liệu gốc của mình, bạn sẽ cần làm mới PivotTable. Mặc dù PivotTable là động và rất dễ thay đổi báo cáo mà bạn đang tạo, nhưng bạn sẽ cần phải làm mới PivotTable.

Làm mới PivotTable

Để làm mới PivotTable của bạn, hãy bắt đầu bằng cách đảm bảo rằng PivotTable của bạn được chọn. Cách dễ nhất là chỉ cần nhấp chuột phải trong PivotTable và chọnRefresh. Bạn cũng có thể tìm thấy tab Analyze trên Ribbon và nhấp vào nút Làm mới.

Tôi sử dụng PivotTable để theo dõi dữ liệu của mình. Tôi liên tục cung cấp cho nó các hàng dữ liệu mới khi có nhiều sự kiện hơn xảy ra. Đảm bảo rằng tôi định kỳ làm mới PivotTable sẽ đảm bảo rằng dữ liệu của tôi được cập nhật và chính xác.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ mang lại cho bạn những kiến thức cơ bản nhất về cách phân tích dữ liệu Excel với PivotTables, giúp quá trình làm việc của bạn trở nên mạch lạc, chuyên nghiệp hơn.

5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.