Cách tạo Macro trong Microsoft Excel (Hướng dẫn Tự động)

Bạn sẽ làm gì nếu bảng tính là một phần trong công việc hàng ngày của bạn, nhưng bạn lại dành quá nhiều thời gian để làm đi làm lại cùng một nhiệm vụ? Câu trả lời là bạn tạo Macro trong Microsoft Excel, một tập hợp các bước được ghi lại mà bạn có thể phát lại. Tạo Macro, sau đó áp dụng Macro đó cho một tập hợp dữ liệu mới và bạn sẽ thấy Macro được chuyển đổi trong cùng một tập hợp các bước đã ghi. Hãy cùng học cách tạo Macro trong Excel qua bài viết hướng dẫn này của Bachkhoatrithuc.vn

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo Macro trong Excel. Bạn sẽ học cách sử dụng các macro này để ghi lại một tập hợp các bước và phát lại chúng để bạn có thể ngừng thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại. Hãy đi sâu vào.

Macro trong Excel là gì & Macro để làm gì?

Như tôi đã đề cập trước đó, Macro Microsoft Excel có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm việc với dữ liệu của mình. Nhưng để thực sự thu được lợi ích từ macro, bạn cần hiểu cách sử dụng Macro trong Excel.

Giả sử bạn tải xuống dữ liệu từ một trang web, sau đó nhập dữ liệu đó vào Excel. Sau đó, bạn phải dọn sạch nó và thay đổi nó từ nguồn, có thể chia nó thành các cột hoặc thay đổi nó. Điều này cần có thời gian và thật khó để làm điều đó giống hệt nhau mỗi lần.

Đó là nơi các Macro phát huy tác dụng. Nếu bạn biết mình đang làm gì, bạn có thể ghi lại các bước của mình và chỉ cần phát lại chúng trên dữ liệu khác.

Lợi ích của việc tạo Macro bao gồm:

• Tự động hóa công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại có thể giải phóng nhiều thời gian hơn cho công việc có ý nghĩa
• Áp dụng các điều chỉnh nhất quán cho dữ liệu của bạn để đảm bảo rằng các thay đổi luôn giống nhau
• Giảm lỗi nhập dữ liệu thủ công vì các bước được tự động lặp lại

Cách tạo Macro trong Excel

Sử dụng các bước bên dưới để tạo macro Microsoft Excel:

1. Mở tab Developer

Để tạo Macro trong Excel, hãy tìm tab Developer trên Ribbon của Excel và nhấp vào nó. Nếu bạn không nhìn thấy menu Developer, bạn có thể cần phải nhảy vào File > Options > Customize Ribbon. Hãy chắc chắn rằng ô Developer đã  được chọn để nó hiển thị trên Ribbon:

Bây giờ, bấm vào tab Developer. Ở phía bên trái của menu này, bạn sẽ thấy một số nút liên quan đến Macro Microsoft Excel mà chúng tôi sẽ sử dụng trong hướng dẫn này. Hãy chắc chắn rằng bạn có thể tìm thấy nút Macro, Ghi Macro (Record Macro), và Sử dụng tài liệu tham khảo tương đối (Use Relative References)

Ở phía bên trái của tab Developer, bạn sẽ làm việc với tùy chọn Macro và Record Macro trong hướng dẫn này.

2. Tạo Macro đầu tiên của bạn

Trong ví dụ này, hãy tạo một macro giúp chúng tôi tự động hóa một tác vụ phổ biến trong Excel: xóa mọi hàng khác trong một tập hợp dữ liệu. Đây không phải là một nhiệm vụ khó, nhưng nó chỉ mất quá nhiều thời gian và quá nhiều lần nhấp chuột để đạt được.

Hãy tạo một macro để tự động hóa việc này. Trước hết, hãy bắt đầu với một số dữ liệu mẫu trong bảng tính. Tôi sẽ sử dụng danh sách dữ liệu mà tôi đã tạo như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Để bắt đầu, bấm vào Use Relative References. Tính năng này giúp làm cho macro của chúng tôi linh hoạt hơn. Về cơ bản, nếu chúng ta sử dụng các tham chiếu tương đối thì macro sẽ tự động điều chỉnh theo các ô mà chúng ta muốn sửa đổi.

Tôi nghĩ cài đặt này giống như nói cho Excel biết mức độ cụ thể của nó đối với Macro. Nếu bạn không bật tính năng này, macro sẽ rất cụ thể với chuyển đổi mà nó áp dụng. Ví dụ: nếu bạn ghi một macro khi tính năng này bị tắt và điều chỉnh các ô A1, A2 và A3, macro sẽ luôn điều chỉnh chính xác các ô đó.

Nhưng với các tham chiếu tương đối, Excel có một cái nhìn ít “theo nghĩa đen” hơn đối với các tham chiếu ô. Nó nghĩ đến việc áp dụng macro theo các bước tương đối, chẳng hạn như điều chỉnh theo “một hàng bên dưới, một cột bên trên” và đủ linh hoạt để thích ứng với dữ liệu hiện có. Tôi luôn khuyên bạn nên tạo macro bằng Use Relative References được bật để macro của bạn luôn linh hoạt.

Bây giờ, bấm vào Record Macro. Bạn sẽ thấy một hộp mới bật lên nơi bạn có thể đặt tên cho Macro. Đặt cho nó một cái tên hữu ích để khi bạn bắt đầu ghi nhiều Macro, bạn sẽ nhớ tác dụng của từng Macro đối với dữ liệu của mình. Ngoài ra, hãy đặt phím tắt:

Một tùy chọn quan trọng ở đây là thay đổi Store macro in (Lưu trữ macro trong) thành Personal Macro Workbook (Sổ làm việc Macro cá nhân).

Bây giờ, Macro đang theo dõi những gì chúng tôi làm để tìm hiểu các bước cần làm theo. Bắt đầu thực hiện các bước. Trong trường hợp của tôi, tôi sẽ bắt đầu nhấp vào mọi hàng khác để nắm bắt các bước này như một phần của Macro của mình.

Lý do tôi nhấp vào toàn bộ hàng ở phía bên trái là vì các Macro của Microsoft Excel rất cụ thể. Nếu tôi chỉ đánh dấu ba cột liên tiếp, nó sẽ chỉ xóa ba cột đó khi chúng tôi chạy macro. Vì vậy, thay vào đó, tôi chọn toàn bộ hàng. Điều đó giúp bạn xử lý các tập dữ liệu có chiều rộng thực tế bất kỳ:

Bạn sẽ muốn bao gồm đủ hàng để macro có thể giúp bạn làm việc nhanh chóng trong tương lai. Sẽ không sao nếu bạn cần phát macro nhiều lần để xóa toàn bộ tập dữ liệu.

Khi bạn đã đánh dấu đủ các hàng, hãy nhấp chuột phải và xóa các hàng khỏi menu. Sau đó, nhấn Stop Recording trên Ribbon. Macro đã ghi xong các bước của bạn.

Đó là nó! Chúng tôi đã sẵn sàng phát lại macro và xóa các hàng trong một bộ dữ liệu hoàn toàn mới.

3. Phát lại Macro trong Excel

Đã đến lúc gặt hái những lợi ích từ công việc khó khăn của chúng ta bằng cách phát lại macro và áp dụng các phép biến đổi tương tự cho danh sách dữ liệu mới. Đây là cách chạy macro trong Excel.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng Macro Microsoft Excel: Chúng bắt đầu phát từ vị trí bạn đặt con trỏ chuột. Bên trong Macro Delete Every Other Row, nó sẽ bắt đầu xóa từ hàng mà chúng ta bắt đầu. Hãy ghi nhớ điều đó để Macro bắt đầu và tác động đến tập hợp dữ liệu mà bạn mong đợi.

Bây giờ, bấm vào menu Macro. Bạn sẽ thấy các tùy chọn bật lên và danh sách bất kỳ Macro nào bạn đã ghi lại để sử dụng cho dữ liệu của mình:

Chọn một Macro trên cửa sổ bật lên, sau đó bấm vào Run để phát lại và áp dụng các phép biến đổi cho dữ liệu của bạn.Bây giờ, Excel phát lại các bước chuyển đổi dữ liệu. Bạn sẽ xem nó đi qua các bước một cách kỳ diệu và xóa mọi hàng khác:

Phần tốt nhất của Macro trong Excel là chúng được áp dụng một cách nhất quán. Điều đó giúp bạn tránh được lỗi trong dữ liệu của mình. Thật không may, đó cũng có thể là một thách thức. Nếu dữ liệu nguồn của bạn thay đổi đáng kể, Macro có thể không biết cách xử lý dữ liệu và áp dụng các điều chỉnh không chính xác.

Dành thời gian đánh giá xem Macro trong Excel có phải là cách phù hợp để xử lý dữ liệu của bạn hay không. Nếu bạn cần nó nhất quán và có thể lặp lại, thì một Macro là hoàn hảo. Nhưng nếu định dạng và cấu trúc của dữ liệu nguồn liên tục thay đổi, macro có thể không hoạt động.

Đây là cách hoạt động của Macro Microsoft Excel: nhấn Record làm theo một loạt các bước rồi phát lại.

Tìm hiểu thêm về Excel

Bạn vừa học cách viết Macro trong Excel, nhưng Excel có thể làm được nhiều điều hơn thế nữa. Bảng tính có thể mang lại cảm giác về tổ chức và cấu trúc cho dự án của bạn. Thậm chí tốt hơn, một macro trong Excel có thể giúp bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và công việc nhàm chán đó. Dành thời gian suy nghĩ về những nhiệm vụ mà bạn thấy mình phải làm đi làm lại, sau đó cố gắng tạo một macro để giải quyết nó.

Excel là một công cụ mạnh mẽ có rất nhiều mục đích. Hãy xem các hướng dẫn bên dưới để tìm hiểu thêm các cách làm việc với dữ liệu trong Excel và xử lý bảng tính của bạn: