Bạn có thể đã biết rằng Excel là vua của lâu đài cho bảng tính, nhưng giải pháp thay thế miễn phí của Google được gọi là Google Sheets (Google Trang Tính) đã trở nên rất phổ biến như một giải pháp thay thế nhẹ. Nó không chỉ miễn phí mà còn có thể truy cập dễ dàng bên trong trình duyệt web. Hãy cùng làm quen với cách chuyển bảng tính Excel sang Google Sheets qua bài viết hướng dẫn này của Bachkhoatrithuc.vn
Bạn không phải chọn giữa việc sử dụng Excel và Trang tính để làm việc với bảng tính. Điều này là nhờ Sheets có khả năng tải lên bảng tính Excel của riêng bạn và chuyển đổi chúng để sử dụng bên trong trình duyệt.
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách lấy một bảng tính Excel và tải nó lên Google Drive, chuyển đổi nó thành một tệp Trang tính dễ dùng.
Tại sao lại là Google Sheets?
Excel chắc chắn là đứng đầu khi nói đến các ứng dụng bảng tính. Bảng tính Excel đưa ra quyết định cho các công ty toàn cầu, trị giá hàng tỷ đô la, những người sử dụng công thức và công cụ phân tích trong Excel.
Vậy thì tại sao bạn lại rời bỏ nền tảng bảng tính tinh chỉnh của Microsoft để chuyển sang nền tảng thay thế dựa trên trình duyệt của Google? Mặc dù Excel vẫn là ứng dụng dành cho nhiều người dùng bảng tính, nhưng có một số lý do khiến Sheets có thể tìm thấy chỗ đứng trong bộ công cụ của bạn:
- Nó miễn phí (và rất khó để cạnh tranh).
- Nó rất dễ sử dụng, bao gồm các mẹo về cách sử dụng công thức ngay bên trong ứng dụng web.
- Các tệp của bạn được tự động lưu trữ và sao lưu vào đám mây nhờ Google Drive.
- Trang tính có các tùy chọn cộng tác tuyệt vời và thậm chí cho phép người dùng ở trong cùng một trang tính, làm việc cùng nhau trong thời gian thực.
Chắc chắn rồi, Microsoft hiện có Excel Online, có nhiều tính năng tương tự hoạt động trên đám mây. Nhưng vì Sheets đã bắt đầu với tư cách là một ứng dụng web, các tính năng này đơn giản là hoàn thiện hơn và được triển khai tốt hơn so với Microsoft, người đã bắt kịp. Dưới đây là ví dụ về bảng tính Excel Online:
Điều tuyệt vời nhất: Sheets rộng mở hơn Excel. Nó chấp nhận bảng tính từ nhiều ứng dụng khác nhau và bạn cũng có thể xuất các tệp đã hoàn thành sang nhiều định dạng khác nhau. Hãy tìm hiểu thêm về điều đó.
1. Cách chuyển bảng tính Excel sang Google Sheets
Hãy bắt đầu bằng cách chuyển Excel sang Google Drive. Nếu bạn chưa có tài khoản Google, bạn có thể tạo một tài khoản miễn phí và mở khóa bằng cách sử dụng tất cả các ứng dụng Google dựa trên web như Docs, Sheets và Slides.
Khi bạn đã vào trong ổ đĩa, hãy nhấp vào nút New và chọn File Upload (Tải lên tệp). Duyệt đến bảng tính Excel của bạn và chọn nó từ hộp thoại tệp:
Khi bạn tải lên tệp Excel của mình, bạn có thể thấy tệp đó trong danh sách các tệp bên trong Google Drive. Nhấp đúp vào tệp để mở bản xem trước trong cửa sổ bật lên ở đầu Drive
Tại thời điểm này, bạn chỉ có thể xem trước tệp Excel vì nó chưa được chuyển đổi từ tệp XLSX (định dạng tệp mặc định của Excel) sang tệp .sheets (định dạng tệp Google Trang tính).
Để bắt đầu chỉnh sửa và làm việc với sổ làm việc, hãy bấm vào biểu tượng Mở Open with Google Sheets (Bằng Google Trang tính) phía trên phần xem trước. Sheets sẽ tự động tạo một bản sao của tệp và chuyển đổi nó sang định dạng Trang tính.
Thì đấy! Bạn có thể xem tệp Excel, sẵn sàng để chỉnh sửa và làm việc trong Google Sheets. Bây giờ, hãy bắt đầu thực hiện các thay đổi ngay bên trong trình duyệt web của bạn đối với bảng tính. Hãy nhớ rằng bạn đang làm việc từ một bản sao, vì vậy đừng lo lắng về việc thực hiện các thay đổi không thể đảo ngược đối với sổ làm việc Excel gốc.
Tại thời điểm này, hãy cân nhắc tận dụng chức năng của Trang tính bằng cách thử một số tính năng khác:
2. Cách xuất tệp Google Sheets trở lại Excel
Giả sử bạn đã thực hiện một số thay đổi đối với bảng tính của mình trong Trang tính và cần gửi lại bảng tính đó cho Excel để tiếp tục thực hiện. Bạn có thể làm điều đó chỉ với một vài cú nhấp chuột bằng cách tải xuống bảng tính.
Để gửi bảng tính trở lại Excel, hãy nhấp chuột phải vào tệp bên trong Google Drive và chọn Download (Tải xuống).
Lưu ý trong ảnh chụp màn hình bên dưới rằng bạn thấy hai tên tệp giống nhau. Đảm bảo rằng bạn nhấp chuột phải vào trang có biểu tượng Sheets (hàng trên cùng trong ví dụ trên) và chọn Tải xuống. Trang tính tự động tạo tệp sẵn sàng cho Excel mà bạn có thể mở lại bên trong Excel.
3. Hãy cẩn thận với những tính năng này
Trang tính đã đi một chặng đường dài trong việc hỗ trợ dữ liệu từ Excel, nhưng vẫn còn những hạn chế về những gì sẽ hoạt động tốt khi bạn đẩy tệp Excel vào Google Drive. Hãy xem lại một vài tính năng hoạt động khác đi khi bạn nhập tệp vào Trang tính
Tính năng 1. PivotTable
Nếu bạn là người sử dụng thành thạo Excel, bạn có thể thường xuyên làm việc trong PivotTable để xem xét và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, đừng tin tưởng vào chúng để làm việc chính xác theo cách tương tự khi bạn tải lên bảng tính Excel của mình.
Google đã thực hiện rất tốt việc triển khai hỗ trợ cơ bản để đưa Excel PivotTable vào Trang tính. Tuy nhiên, tôi đã đạt được nhiều thành công với các tính năng khác như trường được tính toán hoặc tính năng định dạng nâng cao. Đây là PivotTable trong bảng tính Trang tính đã chuyển đổi:
Nếu đây là lần đầu tiên bạn nghe nói về PivotTable, hãy nhớ xem phần giới thiệu ngắn gọn về cách sử dụng chúng trong Excel dưới đây:
Tính năng 2. Macro
Đối với người dùng Excel nâng cao, macro là một trong những cách phổ biến nhất để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Việc sử dụng mã được viết bằng VBA (Visual Basic) cung cấp một cách để thực hiện một tập hợp các bước chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc một lệnh. Đây là một ví dụ về macro Excel:
Như bạn có thể mong đợi, những thứ này hoàn toàn không hoạt động trong Google Trang tính. Có vẻ như Google không có bất kỳ kế hoạch nào để hỗ trợ tính năng này trong trình duyệt, mặc dù việc triển khai JavaScript bên trong Trang tính mang lại cơ hội.
Dưới đây là một vài tính năng khác của Excel mà tôi nhận thấy sẽ không nhập vào Trang tính:
- Password protection (Mật khẩu bảo vệ) Các sổ làm việc được bảo vệ bằng mật khẩu sẽ hoàn toàn không nhập vào Trang tính và không có cách nào để giải thích cho việc bảo vệ bằng mật khẩu.
- Power Query / PowerPivot. Giống như PivotTable, Trang tính không có cách nào để quản lý các công cụ thao tác dữ liệu nâng cao bao gồm tính năng Mô hình Dữ liệu của Excel.
- Connections to other workbooks (Kết nối với các sổ làm việc khác) Nếu bạn liên kết nhiều sổ làm việc trong Excel, Sheets không có cách nào xử lý các tham chiếu này khi bạn nhập bảng tính trực tuyến.
Tóm tắt & Tiếp tục Học hỏi
Không có lý do gì mà bạn không thể kết hợp Google Sheets với các ứng dụng bảng tính khác như Excel, nhờ khả năng nhập sổ làm việc Excel và chuyển đổi chúng sang định dạng Trang tính.
Bạn có thể không sử dụng Google Trang tính trong các dự án của riêng mình. Nếu đúng như vậy, hãy xem hướng dẫn bên dưới để biết thêm về cách bạn có thể sử dụng Trang tính để quản lý dự án và tạo trực quan hóa dữ liệu mà không cần rời khỏi trình duyệt web.
Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ mang lại cho bạn những kiến thức mới về việc chuyển bảng tính Excel sang Google Sheets, giúp quá trình làm việc của bạn trở nên mạch lạc, chuyên nghiệp hơn.
