Nếu bạn là người dùng Microsoft Excel, sẽ không mất nhiều thời gian trước khi bạn có nhiều sổ làm việc khác nhau chứa đầy các bảng tính quan trọng. Điều gì xảy ra khi bạn cần kết hợp nhiều sổ làm việc này lại với nhau để tất cả các trang tính ở cùng một vị trí?
Đôi khi, Excel có thể là một thách thức vì nó quá mạnh mẽ. Bạn biết rằng những gì bạn muốn làm là có thể, nhưng bạn có thể không biết làm thế nào để hoàn thành nó. Trong hướng dẫn này, Bachkhoatrithuc.vn sẽ chỉ cho bạn một số kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng để kết hợp bảng tính Excel.
Khi bạn cần kết hợp nhiều bảng tính, không sao chép và dán dữ liệu từ mỗi trang tính theo cách thủ công. Có rất nhiều phím tắt mà bạn có thể sử dụng để tiết kiệm thời gian trong việc kết hợp các sổ làm việc và tôi sẽ chỉ cho bạn cách nào phù hợp với từng tình huống.
1. Cách Di chuyển & Sao chép Trang tính (Phương pháp Đơn giản nhất)
Phương pháp đơn giản nhất để kết hợp bảng tính Excel là chỉ cần lấy toàn bộ trang tính và sao chép nó từ sổ làm việc này sang sổ làm việc khác.
Để làm điều này, bắt đầu bằng cách mở cả hai sổ làm việc Excel. Sau đó, chuyển sang sổ làm việc mà bạn muốn sao chép nhiều trang tính từ đó.
Bây giờ, giữ Ctrl (hoặc Command trên máy Mac) trên bàn phím của bạn và bấm vào tất cả các trang tính mà bạn muốn sao chép vào sổ làm việc riêng. Bạn sẽ nhận thấy rằng khi thực hiện việc này, các tab sẽ hiển thị dưới dạng được đánh dấu.
Bây giờ, chỉ cần nhấp chuột phải và chọn Move or Copy từ tùy chọn.
Trên cửa sổ Move or Copy bật lên, điều đầu tiên bạn muốn làm là chọn sổ làm việc mà bạn muốn di chuyển các trang tính đến. Chọn tên của tệp từ tùy chọn “To book” thả xuống.
Ngoài ra, bạn có thể chọn vị trí đặt các trang tính trong sổ làm việc mới theo trình tự. Menu Before sheet điều khiển vị trí các trang tính sẽ được chèn tuần tự trong sổ làm việc. Bạn luôn có thể chọn (move to end) và sắp xếp lại thứ tự các trang tính sau này khi cần thiết.
Cuối cùng, bạn có thể chọn ô để Create a copy (Tạo một bản sao), thao tác này sẽ sao chép các trang tính và tạo một bản sao riêng của chúng trong sổ làm việc mà bạn đang di chuyển các trang tính tới. một khi bạn nhấn OK, bạn sẽ thấy rằng các trang tính chúng tôi đã sao chép nằm trong sổ làm việc kết hợp.
Cách tiếp cận này có một vài nhược điểm. Nếu bạn tiếp tục làm việc với hai tệp riêng biệt, thì chúng không “đồng bộ”. Nếu bạn thực hiện các thay đổi đối với sổ làm việc gốc mà bạn đã sao chép các trang tính từchúng sẽ không tự động cập nhật trong sổ làm việc kết hợp.
2. Sử dụng công cụ Get & Transform Data để kết hợp các trang tính
Excel có một bộ công cụ cực kỳ mạnh thường được gọi là PowerQuery. Bắt đầu với Excel 2016, bộ tính năng này đã được đổi tên thành Get & Transform Data (Nhận và chuyển đổi dữ liệu).
Như tên gợi ý, đây là một bộ công cụ giúp bạn kéo dữ liệu từ các sổ làm việc khác lại với nhau và hợp nhất nó vào một sổ làm việc.
Ngoài ra, tính năng này chỉ dành riêng cho Excel cho Windows. Bạn sẽ không tìm thấy nó trong các phiên bản Mac hoặc trong phiên bản trình duyệt web của ứng dụng Microsoft.
Trước khi bạn bắt đầu: Kiểm tra dữ liệu
Phần quan trọng nhất của quá trình này là kiểm tra dữ liệu của bạn trước khi bạn bắt đầu kết hợp nó. Các tệp cần phải có cùng một thiết lập cho cấu trúc dữ liệu, với các cột giống nhau. Bạn không thể dễ dàng kết hợp bảng tính bốn cột và bảng tính năm cột vì Excel sẽ không biết nên đặt dữ liệu ở đâu.
Thông thường, bạn sẽ thấy mình cần kết hợp các bảng tính khi tải xuống dữ liệu từ các hệ thống. Trong trường hợp đó, việc đảm bảo hệ thống mà bạn đang tải xuống dữ liệu được định cấu hình để tải xuống dữ liệu trong cùng một cột mỗi lần sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Trước khi tải xuống dữ liệu từ một dịch vụ như Google Analytics, tôi luôn đảm bảo rằng mỗi lần tôi tải xuống cùng một định dạng báo cáo. Điều này đảm bảo rằng tôi có thể dễ dàng làm việc và kết hợp nhiều bảng tính với nhau.
Cho dù bạn đang lấy dữ liệu từ một hệ thống như Google Analytics, MailChimp hay ERP như SAP hay Oracle cung cấp năng lượng cho các công ty lớn, thì cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian là đảm bảo rằng bạn đang tải xuống dữ liệu ở định dạng chung.
Bây giờ chúng tôi đã kiểm tra dữ liệu của mình, đã đến lúc tìm hiểu cách kết hợp các trang tính Excel.
3. Cách kết hợp bảng tính Excel trong một thư mục chứa đầy tệp
Một vài lần, tôi có một thư mục chứa đầy các tệp mà tôi cần tập hợp lại thành một tệp duy nhất, hợp nhất. Khi bạn có hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm tệp, việc mở từng tệp một để kết hợp chúng là không khả thi. Học kỹ thuật này có thể giúp bạn tiết kiệm hàng chục giờ cho một dự án.
Một lần nữa, điều quan trọng là dữ liệu có cùng định dạng. Để bắt đầu, nên đặt tất cả các tệp trong cùng một thư mục để Excel có thể dễ dàng xem thư mục này để biết các thay đổi.
Đảm bảo rằng bạn đã đặt tất cả các tệp Excel của mình vào cùng một thư mục, sau đó chọn New Query > From File > From Folder trên Ribbon của Excel.
Bước 1. Trỏ Excel vào thư mục tệp
Trên cửa sổ bật lên, bạn sẽ muốn chỉ định đường dẫn đến thư mục chứa sổ làm việc Excel của mình.
Bạn có thể duyệt đến đường dẫn đó hoặc chỉ cần dán vào đường dẫn đến thư mục có sổ làm việc của bạn.
Bước 2. Xác nhận danh sách tệp
Sau khi bạn hiển thị Excel nơi lưu trữ sổ làm việc, một cửa sổ mới sẽ bật lên hiển thị danh sách các tệp bạn đã đặt để kết hợp. Ngay bây giờ, bạn chỉ nhìn thấy siêu dữ liệu về các tệp chứ không phải dữ liệu bên trong tệp.
Cửa sổ này chỉ hiển thị các tệp sẽ được kết hợp với truy vấn của chúng tôi. Bạn sẽ thấy tên tệp, loại và ngày được truy cập và sửa đổi. Nếu bạn thiếu một tệp trong danh sách này, hãy xác nhận rằng tất cả các tệp đều có trong thư mục và thử lại quy trình.
Để chuyển sang bước tiếp theo, hãy nhấp vào Edit.
Bước 3. Xác nhận sự kết hợp
Menu tiếp theo giúp xác nhận dữ liệu bên trong tệp của bạn. Vì chúng tôi đã kiểm tra xem dữ liệu có cùng cấu trúc trong nhiều tệp của mình nên chúng tôi chỉ cần nhấp vào OK ở bước này.
Bước 4. Cách kết hợp các trang tính Excel với một cú nhấp chuột
Bây giờ, một cửa sổ mới bật lên với danh sách các tệp mà chúng tôi đã thiết lập để kết hợp.
Ở giai đoạn này, bạn vẫn thấy siêu dữ liệu về các tệp và bây giờ là chính dữ liệu đó. Để giải quyết vấn đề đó, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống kép ở góc trên bên phải của cột đầu tiên.
Thì đấy! Bây giờ, bạn sẽ thấy dữ liệu thực tế từ bên trong các tệp được kết hợp vào một nơi.
Cuộn qua dữ liệu để xác nhận rằng tất cả các hàng của bạn đều ở đó. Lưu ý rằng thay đổi duy nhất so với dữ liệu ban đầu của bạn là tên tập tin của mỗi tệp nguồn nằm trong cột đầu tiên.
Bước 5. Đóng và tải dữ liệu
Dù bạn có tin hay không thì tùy, về cơ bản chúng ta đã hoàn thành việc kết hợp các bảng tính Excel của mình. Dữ liệu hiện có trong Trình soạn thảo truy vấn, vì vậy, chúng tôi sẽ cần “gửi lại” cho Excel thông thường để chúng tôi có thể làm việc với dữ liệu đó.
Bấm vào Close & Load (Đóng & Tải) ở góc trên bên phải. Bạn sẽ thấy dữ liệu đã hoàn thành trong bảng tính Excel thông thường, sẵn sàng để xem lại và làm việc.
Hãy tưởng tượng sử dụng tính năng này để cuộn nhiều tệp từ các thành viên khác nhau trong nhóm của bạn. Chọn một thư mục mà bạn sẽ lưu trữ từng tệp trong đó, sau đó kết hợp chúng thành một tệp cố kết bằng tính năng này chỉ trong vài phút.
Tóm tắt & Tiếp tục Học hỏi
Trong hướng dẫn này, bạn đã học được một số kỹ thuật về cách kết hợp các trang tính trong Excel. Khi bạn có nhiều trang tính cần ghép lại với nhau, sử dụng một trong những phương pháp này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để có thể quay lại công việc hiện tại!
Hãy xem một số hướng dẫn khác để nâng cao kỹ năng Excel của bạn. Mỗi hướng dẫn này sẽ dạy cho bạn một phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn hơn trong Microsoft Excel.
Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ mang lại cho bạn những kiến thức cơ bản nhất về các cách kết hợp bảng tính Excel, giúp quá trình làm việc của bạn trở nên mạch lạc, chuyên nghiệp hơn.
