Là những người làm việc tự do sáng tạo, có thể dễ dàng quên rằng chúng ta đang điều hành một doanh nghiệp. Chúng ta có thể bị cuốn vào việc tạo ra một video, buổi chụp ảnh hoặc dự án thiết kế đồ họa hoàn hảo đến nỗi chúng ta quên mất việc thanh toán và kiếm sống.
Một trong những chi tiết bạn có thể không nghĩ đủ là hóa đơn. Hóa đơn là tài liệu bạn gửi cho khách hàng của mình dưới dạng yêu cầu thanh toán chính thức. Nó cung cấp tài liệu và thủ tục giấy tờ phù hợp để thông báo cho họ rằng khoản thanh toán cho công việc khó khăn của bạn đã đến hạn. Hãy cùng học cách tạo hóa đơn trong Excel qua bài viết hướng dẫn này của Bachkhoatrithuc.vn
Tại sao nên sử dụng Bảng tính để lập hóa đơn?
Mặc dù các bảng tính thường được sử dụng bởi các chuyên gia tài chính và kế toán, nhưng thực tế chúng vẫn hữu ích cho bất kỳ đối tượng nào. Bạn có thể dễ dàng tính toán và chuẩn bị hóa đơn bằng ứng dụng như Microsoft Excel.
Tính linh hoạt của bảng tính làm cho chúng rất phù hợp cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Đây là cách bạn có thể sử dụng sổ làm việc làm giải pháp lập hóa đơn tất cả trong một của mình:
- Chiếm lấy chi tiết dự án cho khách hàng trên tab đầu tiên của sổ làm việc, với các chi tiết như giá, ngày giao hàng và thông tin liên hệ của khách hàng.
- Sử dụng tab thứ hai để theo dõi tình hình thanh toán hóa đơn đánh dấu các hóa đơn khi chúng được thanh toán.
- Sử dụng tất cả các trang tính khác trong sổ làm việc cho thực tế hóa đơn mà bạn sẽ gửi cho khách hàng.
Theo thời gian, bạn sẽ xây dựng một sổ làm việc Excel toàn diện, nơi bạn có thể theo dõi trạng thái thanh toán của doanh nghiệp mình. Các bảng tính như thế này rất tiện dụng khi bạn đang xem xét hiệu suất kinh doanh của mình.
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Excel để lập hóa đơn. Chúng tôi sẽ sử dụng mẫu sẵn để lập hóa đơn cho khách hàng một cách chuyên nghiệp một cách nhanh nhất.
Cách tùy chỉnh hóa đơn trong Excel
Trước khi thêm nội dung vào hóa đơn, hãy tìm hiểu cách tùy chỉnh tệp hóa đơn được tạo sẵn.
1. Thay đổi Logo
Dự án Hóa đơn có một biểu trưng giữ chỗ được tích hợp sẵn và thật dễ dàng để thay thế biểu tượng của bạn vào vị trí của nó.
Trước tiên, hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào biểu tượng giữ chỗ. Sau đó, nhấn nút Delete trên bàn phím của bạn để loại bỏ nó.
Bây giờ hãy thêm logo của chúng ta. Đi đến tab Insert và chọn Pictures, sau đó duyệt đến tệp biểu tượng của riêng bạn được lưu trữ trên máy tính của bạn. Sẽ lý tưởng nếu biểu trưng của bạn ở dạng PNG trong suốt để bạn không nhìn thấy bất kỳ đường viền hoặc nền nào khi thêm nó.
2. Cập nhật chi tiết liên hệ
Trên hết, điều quan trọng là phải cập nhật chi tiết liên hệ cho cả bạn và khách hàng của bạn. Bắt đầu bằng cách cuộn lên đầu mẫu hóa đơn Excel và thêm chi tiết liên hệ của riêng bạn, bao gồm email, số điện thoại và địa chỉ.
Những chi tiết này rất quan trọng vì hóa đơn của bạn có thể nằm trên bàn của nhân viên kế toán phải trả hoặc người khác không quen với công việc. Giúp họ dễ dàng liên hệ với bạn để tránh bị chậm trễ khi nhận thanh toán.
Đảm bảo rằng bạn cũng thêm thông tin chi tiết của khách hàng vào phần Invoice Issue to. Thêm logo của họ để nhận điểm thưởng!
Cuối cùng, có phần giữ chỗ cho các trang truyền thông xã hội ở cuối hóa đơn. Trong trường hợp của tôi, tôi sẽ xóa các liên kết đó.
3. Chi tiết khác
Từ đây, tiếp tục tùy chỉnh các thành phần của mẫu. Đối với tôi, tôi đã xóa các liên kết xã hội, hình ảnh chữ ký và một số hộp giữ chỗ khác để có giao diện rõ ràng hơn. Mỗi đối tượng có thể được chỉnh sửa bình thường như bất kỳ mục nào khác trong Excel.
Tại thời điểm này, tôi thực sự khuyên bạn nên làm như sau:
- Đổi tên trang tính hiện tại có hóa đơn thành Mẫu hóa đơn (Invoice Template) bằng cách nhấp đúp vào tiêu đề tab và nhập tên mới.
- Bây giờ, sao chép mẫu thiết kế mà chúng tôi đã tạo bằng cách nhấp chuột phải vào tab và chọn Move or Copy.
Nhấn OK để tạo một bản sao của thiết kế mà chúng tôi tùy chỉnh. Vì bạn đã khóa mẫu, nên bạn luôn có thể tạo nhiều bản sao và quay lại điểm xuất phát rõ ràng.
Cách thêm chi tiết hóa đơn
Bây giờ, chúng tôi đã làm chủ giao diện của hóa đơn. Đã đến lúc thêm các chi tiết đơn hàng với số tiền mà chúng tôi đang lập hóa đơn. Điều này rất dễ thực hiện, nhưng tôi muốn chỉ ra một số tính năng mà tôi yêu thích ở mẫu này.
Trước hết, mỗi dòng trên hóa đơn phải mô tả công việc bạn đang thực hiện. Nếu bạn đang bán các mặt hàng được định giá dựa trên số lượng, bạn chỉ cần nhập số lượng mặt hàng và đơn giá, và trang tính sẽ tự động tính toán giá trị Totals (Tổng cộng).
Sử dụng mỗi dòng cho một phần khác nhau của sản phẩm. Giữ một số mục hàng sẽ giúp khách hàng của bạn hiểu hóa đơn và giảm bất kỳ câu hỏi nào có thể phát sinh.
Cuối cùng, lưu ý rằng hóa đơn có thể tự động thêm thuế suất nếu cần. Chỉ cần xóa ô này và ẩn hàng nếu bạn không áp dụng thuế.
Cuối cùng, có một hộp gọi là Upfront Payment (Thanh toán trả trước). Sử dụng ô này nếu khách hàng của bạn đặt cọc và được ghi có vào hóa đơn.
Như tôi đã đề cập trước đó, một ý tưởng để thiết lập sổ làm việc của bạn là đặt tất cả chi tiết dự án vào một tab của sổ làm việc, rồi liên kết trang tính hóa đơn với nó. Hãy xem hướng dẫn bên dưới để biết hướng dẫn về cách liên kết các trang tính.
Cách xuất hóa đơn
Sau khi bạn hoàn thành việc thêm tất cả các chi tiết của riêng mình vào hóa đơn Excel, bạn sẽ muốn xuất hóa đơn đó cho khách hàng của mình. Thay vào đó, bạn nên “làm phẳng” tệp Excel và lưu dưới dạng PDF. Bạn không muốn khách hàng xem tất cả các chi tiết cơ bản, công thức hoặc chỉnh sửa sổ làm việc gốc.
Bắt đầu bằng cách đánh dấu phần hóa đơn mà bạn muốn in. Trong trường hợp của chúng tôi, đó chỉ đơn giản là toàn bộ hóa đơn.
Bây giờ, đi đến File > Export > Create PDF/XPS Document tùy chọn để chuẩn bị xuất hóa đơn thành phẩm.
Trên cửa sổ bật lên, chọn nơi bạn muốn lưu hóa đơn đã hoàn thành rồi nhấp vào Options. Thay đổi tùy chọn thành Selection để chúng tôi chỉ lưu phần hóa đơn mà chúng tôi đã đánh dấu. Nhấn OK, và sau đó bấm Publish.
Bây giờ, bạn sẽ có một bản PDF hoàn chỉnh hóa đơn của bạn. Nó đã sẵn sàng để lưu trữ hồ sơ của riêng bạn và chia sẻ với khách hàng của bạn.
4. Cách gửi hóa đơn Excel
Bây giờ bạn đã tạo bản PDF hóa đơn của mình, đã đến lúc gửi nó cho khách hàng. Các phương pháp hay nhất khi gửi hóa đơn là gì?
Trên hết: điều quan trọng là bạn đã thảo luận về các điều khoản thanh toán khi bắt đầu mối quan hệ với khách hàng của mình. Hầu hết khách hàng sẽ có thể thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ, nhưng điều này có thể trở nên phức tạp nếu bạn đang làm việc với khách hàng bên ngoài quốc gia của mình chẳng hạn.
Các dịch vụ như PayPal hoặc QuickBooks được xây dựng để phát hành hóa đơn điện tử và nhận thanh toán cho khách hàng. Bạn có thể đính kèm hóa đơn PDF mà chúng tôi đã tạo trong hướng dẫn này khi bạn phát hành hóa đơn điện tử. Đảm bảo rằng bạn cũng giữ lại các bản sao của tệp PDF cho nhu cầu của riêng mình, vì nó có thể có liên quan trong thời gian kiểm toán hoặc tính thuế.
Tóm tắt & Tiếp tục Học tập
Chỉ vì hóa đơn là một tài liệu tài chính, điều đó không có nghĩa là chúng ta không thể thêm một chút thiết kế nào vào đó. Khách hàng suy luận về tính chuyên nghiệp của chúng tôi mỗi khi họ tương tác với chúng tôi và việc lập hóa đơn cũng không ngoại lệ. Hóa đơn chuyên nghiệp kết hợp các phương pháp thiết kế tốt nhất và làm cho thông tin thanh toán rõ ràng đối với khách hàng.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về lập hóa đơn và cách nhận thanh toán đúng hạn, hãy xem các bài viết tuyệt vời bên dưới. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về cách tạo hóa đơn chuyên nghiệp và có thể bảo vệ được để bảo vệ lợi ích kinh doanh của bạn.
Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ mang lại cho bạn những kiến thức cơ bản nhất để tạo hóa đơn trong Excel, giúp quá trình làm việc của bạn trở nên mạch lạc, chuyên nghiệp hơn.
