Cách định dạng bảng tính Excel của bạn (Hướng dẫn đầy đủ)

Định dạng tốt giúp người dùng của bạn tìm thấy ý nghĩa trong bảng tính mà không cần xem qua từng ô riêng lẻ. Các ô có định dạng sẽ thu hút sự chú ý của người xem vào các ô quan trọng.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ đi sâu vào định dạng bảng tính Microsoft Excel. Tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách dễ nhất để đưa định dạng vào bảng tính của bạn chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Định dạng dựa trên loại ô

Như bạn có thể biết, bảng tính Excel có thể chứa nhiều loại dữ liệu khác nhau, từ văn bản đơn giản đến các công thức phức tạp. Các bảng tính này có thể trở nên phức tạp và được sử dụng trong các quyết định quan trọng.

Định dạng bảng tính Excel không chỉ là làm cho chúng “đẹp”. Đó là về việc sử dụng các kiểu dựng sẵn để thêm Ý nghĩa. Người dùng bảng tính có thể nhìn lướt qua một ô và hiểu nó mà không cần phải xem từng công thức.

Trên tất cả, các phong cách nên được áp dụng một cách nhất quán. Một ý tưởng là sử dụng màu vàng mỗi khi bạn sử dụng phép tính. Điều này giúp người dùng biết rằng giá trị của ô có thể thay đổi dựa trên các ô khác.

Hãy tìm hiểu thêm về các công cụ bạn có thể sử dụng để thêm ý nghĩa cho bảng tính của mình.

Cách sử dụng các yếu tố của Styles

Khi bạn đang nghĩ về việc tạo kiểu cho bảng tính, bạn nên biết các công cụ mà bạn có thể sử dụng để thêm kiểu. Về cơ bản, công cụ nào thay đổi giao diện của bảng tính? Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng một số công cụ tạo kiểu tóc phổ biến nhất.

1. Sử dụng chữ In đậm, nghiêng và gạch chân

Đây là những chỉnh sửa cơ bản nhất mà bạn có thể sử dụng và có thể bạn đã thấy chúng trong thực tế mọi ứng dụng chỉnh sửa văn bản, như Microsoft Word hoặc Apple Pages.

Để áp dụng bất kỳ hiệu ứng nào trong số này, chỉ cần tô sáng các ô mà bạn muốn áp dụng hiệu ứng, sau đó bấm vào các biểu tượng trên phần Font của tab Home.

Có lẽ bạn đã biết những gì ba công cụ này làm được, nhưng bạn nên sử dụng chúng như thế nào trong bảng tính? Dưới đây là một số ý tưởng về cách bạn có thể áp dụng các phong cách đó:

• In đậm (Bold) Thu hút sự chú ý đến các ô chính bằng cách sử dụng định dạng in đậm. Áp dụng in đậm cho tổng số, các giả định chính trong toán học của bạn và các ô kết luận.
• Chữ nghiêng (Italic) Tôi thích sử dụng phong cách này cho ghi chú hoặc bất kỳ văn bản nào ít rõ ràng hơn hoặc xây dựng thành tổng phụ lớn hơn.
• Gạch dưới (Underline) Việc thêm gạch dưới là lý tưởng cho ô tóm tắt, chẳng hạn như tổng phụ hoặc kết luận.

Trong ví dụ dưới đây, bạn có thể thấy một báo cáo tài chính đơn giản cho một người làm nghề tự do, trước và sau khi tôi áp dụng định dạng cơ bản. Sự kết hợp của các hiệu ứng in đậm, in nghiêng và gạch chân thực sự làm cho thông tin dễ đọc hơn.

2. Áp dụng đường viền

Đường viền giúp phân đoạn dữ liệu của bạn và ngăn dữ liệu đó khỏi các phần dữ liệu khác trong bảng tính của bạn. Công cụ đường viền của Excel có thể áp dụng nhiều đường viền khác nhau, nhưng hơi khó để bắt đầu.

Trước tiên, hãy bắt đầu bằng cách tô sáng các ô mà bạn muốn áp dụng đường viền. Sau đó, tìm các menu thả xuống của Borders và chọn một trong các kiểu dựng sẵn.

Như bạn có thể thấy từ các tùy chọn thả xuống, có nhiều tùy chọn để áp dụng đường viền. Chỉ cần nhấp vào một trong các tùy chọn đường viền này để áp dụng nó cho các ô.

Một trong những kiểu viền yêu thích của tôi là Kiểu Top and Double Bottom Border (Đường viền trên và dưới đôi). Điều này đặc biệt lý tưởng đối với dữ liệu tài chính khi bạn có “tổng số lớn”.

Một tùy chọn khác là thay đổi trọng lượng và màu sắc của đường viền. Với các ô có viền được chọn, quay lại tùy chọn Bolders. Cài đặt Line Color (Màu đường kẻ) và Line Style (Kiểu đường kẻ) có thể được sử dụng để điều chỉnh kiểu đường viền.

Đường viền dày là lý tưởng để đặt ranh giới cho các cột tiêu đề hoặc tổng phụ ở cuối dữ liệu của bạn.

3. Sử dụng bóng đổ

Bóng đổ hay còn gọi là fill, chỉ đơn giản là một màu mà bạn áp dụng cho nền của một ô. Để tô bóng một ô, hãy nhấp và tô sáng bất kỳ ô nào mà bạn cũng muốn thêm bóng.

Sau đó, nhấp vào mũi tên bên cạnh danh sách thả xuống của thùng sơn trên nhóm Font trên tab Home. Bạn có thể chọn một trong nhiều hình thu nhỏ màu để áp dụng cho một ô. Tôi cũng sẽ thường xuyên sử dụng tùy chọn More Color (nhiều màu sắc hơn) để mở một công cụ chọn màu đầy đủ tính năng. Màu sáng là tốt nhất để giữ cho văn bản có thể đọc được.

Một lần nữa, bạn có thể đánh dấu dữ liệu chính bằng cách sử dụng bóng. Như tôi đã đề cập trước đó, một ý tưởng là sử dụng màu tô nhất quán dựa trên nội dung của ô, chẳng hạn như màu xanh cho bất kỳ trường “đầu vào” nào mà bạn nhập dữ liệu theo cách thủ công.

Đừng lạm dụng nó với bóng râm. Với quá nhiều trong số này được áp dụng cho các ô của bạn, nó sẽ làm mất tập trung vào nội dung được lưu trữ bên trong bảng tính.

4. Thay đổi Căn chỉnh

Căn chỉnh đề cập đến cách mà nội dung trong một ô được căn chỉnh theo các cạnh. Bạn có thể căn trái, căn giữa hoặc căn phải văn bản. Theo mặc định, nội dung được căn trái trong một ô. Khi bạn có tập dữ liệu lớn, bạn có thể muốn điều chỉnh căn chỉnh để nâng cao khả năng đọc.

Một chỉnh sửa phổ biến mà tôi thực hiện là đặt văn bản ở cạnh trái của ô, trong khi số lượng phải được căn phải. Ngoài ra, tiêu đề cột trông tuyệt vời khi chúng được căn giữa ở trên cùng.

Thay đổi căn chỉnh bằng cách sử dụng ba nút căn chỉnh trên căn chỉnh tab trên Excel Trang Chủ ruy-băng. Bạn cũng có thể căn chỉnh nội dung theo chiều dọc, điều chỉnh nếu nội dung căn chỉnh ở trên cùng, giữa hoặc dưới cùng của ô.

Cách sử dụng các kiểu ô tích hợp

Một trong những cách yêu thích của tôi để nhanh chóng tạo kiểu cho bảng tính là sử dụng một số kiểu dựng sẵn mà Excel có. Trên tab Home, bấm vào menu thả xuống của Alignment để áp dụng một trong các kiểu dựng sẵn cho một ô.

Sử dụng các kiểu tạo sẵn này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể so với thiết kế chúng từ đầu. Sử dụng những điều này như một cách để đi tắt đến một bảng tính có ý nghĩa hơn.

Cách đạt được định dạng Excel nhanh hơn trong Excel với Format Painter

Ai muốn tạo lại các kiểu ô Excel nhiều lần? Thay vì tạo lại bánh xe cho từng ô, bạn có thể sử dụng Trình vẽ định dạng để chọn định dạng và áp dụng nó cho các ô khác.

Bắt đầu bằng cách nhấp vào ô có định dạng mà bạn muốn sao chép. Sau đó, tìm công cụ Format Painter trên tab Home trên Ribbon của Excel. Bấm vào Format Painter sau đó bấm vào ô mà bạn muốn áp dụng cùng một kiểu.

Cách tắt Đường lưới

Như bạn có thể đã biết, một bảng tính được tạo thành từ hàng và cột. Các hàng được kẻ bởi các đường ngang và có các số bên cạnh chúng. Các cột được phân chia bằng các đường thẳng đứng và có các chữ cái ở trên cùng để chỉ chúng.

Nơi các hàng và cột gặp nhau, ô được hình thành. Các ô có tên cho hàng và cột mà chúng giao nhau. Ví dụ: nơi gặp nhau của hàng 4 và cột B được gọi là B4.

Đường lưới trong Excel là một trong những tính năng xác định của bảng tính. Chúng giúp dễ dàng theo dõi dữ liệu trên màn hình vào một ô. Những dòng này là tưởng tượng và chỉ hiển thị trên màn hình. Tuy nhiên, bạn có thể muốn tắt đường lưới để tạo hiệu ứng phong cách.

In bằng Gridlines

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn hiển thị đường lưới trong toàn bộ bảng tính khi in? Thay vì phải thêm đường viền cho từng và mọi ô theo cách thủ công, bạn chỉ cần in sổ làm việc của mình và bao gồm các đường lưới đó.

Để bật đường lưới khi in, hãy bắt đầu bằng cách chuyển đến Tùy chọn In. Sau đó, bấm vào Page Setup (Trang Cài đặt) để mở cài đặt.

Trên tab Sheet, đánh dấu vào ô có nhãn Gridlines (đường lưới) để bao gồm các đường lưới khi bạn in sổ làm việc Excel của mình.

Hãy nhớ rằng tùy chọn này chắc chắn sẽ sử dụng nhiều mực hơn khi in. Tuy nhiên, nó cũng có thể giúp bạn đọc bảng tính được in dễ dàng hơn.

Cách định dạng dữ liệu Excel dưới dạng bảng

Một trong những cách yêu thích của tôi để nhanh chóng tạo kiểu cho tập dữ liệu là sử dụng tùy chọn Format as Table (Định dạng dưới dạng Bảng) thả xuống. Chỉ với một vài cú bấm chuột, bạn có thể chuyển đổi một vài hàng và cột thành bảng dữ liệu có cấu trúc.

Tính năng này hoạt động tốt nhất khi bạn đã có dữ liệu trong một tập hợp các hàng và cột và muốn áp dụng một kiểu thống nhất. Đó là sự kết hợp giữa phong cách và chức năng, vì bảng bổ sung các tính năng khác như các nút lọc tự động.

Tìm hiểu thêm về lý do tại sao bảng là một tính năng tuyệt vời trong hướng dẫn bên dưới:

Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel

Điều gì sẽ xảy ra nếu định dạng của một ô có thể thay đổi dựa trên dữ liệu bên trong ô đó? Tính năng này được tích hợp sẵn trong Excel và được gọi là Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện). Bắt đầu dễ dàng hơn bạn nghĩ.

Hãy tưởng tượng sử dụng Định dạng có điều kiện để làm nổi bật các giá trị trên cùng và dưới cùng trong các ô của bạn. Nó giúp bạn dễ dàng quét dữ liệu của mình một cách trực quan và tìm kiếm các chỉ báo chính.

Định dạng có điều kiện được sử dụng tốt nhất với dữ liệu số. Để bắt đầu, chỉ cần đánh dấu một cột dữ liệu và đảm bảo rằng bạn đang ở trên tab Home trên Ribbon của Excel.

Có một số phong cách mà bạn có thể chọn từ tùy chọn thả xuống của Conditional Formatting. Mỗi trong số này áp dụng một kiểu định dạng Excel khác nhau cho các ô của bạn, nhưng mỗi kiểu sẽ thích ứng dựa trên các ô mà bạn đã đánh dấu.

Đây chỉ là một số mẹo để bắt đầu với định dạng có điều kiện trong Excel. Hãy xem hướng dẫn bên dưới để tìm hiểu thêm về cách áp dụng kiểu thông minh cho các ô của bạn.

Tóm tắt & Tiếp tục Học hỏi

Bảng tính thường được coi là công cụ tiện ích nhàm chán và thuần túy. Chắc chắn, chúng rất hữu ích để sắp xếp dữ liệu hoặc tính toán. Điều đó không có nghĩa là chúng tôi không thể mang một số kiểu và định dạng Excel vào bảng tính của mình.

Khi chúng ta định dạng đúng cách, nó sẽ thêm một lớp ý nghĩa thứ hai vào bảng tính. Định dạng không phải là một bài tập ngẫu nhiên; đó là một cách sử dụng các kiểu được nhắm mục tiêu để báo hiệu loại dữ liệu nào có trong một ô.