Cách tìm và loại bỏ các bản sao trong Excel [ĐƠN GIẢN]

Tin tốt là Microsoft đã dự đoán chính xác nhu cầu này trong Excel. Tính năng Remove Duplicates (Xóa các bản sao) giúp bạn nhanh chóng tìm và xóa các bản ghi trùng lặp trong bảng tính của mình. Hãy cùng học cách tìm và xóa các bản sao trong Excel qua bài viết hướng dẫn này của Bachkhoatrithuc.vn

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ dạy bạn sử dụng Remove Duplicates. Bạn sẽ học cách sử dụng chức năng này để dọn sạch một bảng tính có hàng trùng lặp. Tôi sẽ hướng dẫn bạn các mẹo về cách sử dụng tính năng này một cách chính xác để chỉ những hàng trùng lặp thực sự mới bị xóa.

Bắt đầu với Remove Duplicates trong Excel

Hãy bắt đầu với một ví dụ đơn giản về cách loại bỏ các bản sao trong Excel. Trong bảng tính bên dưới, bạn có thể thấy rằng có một số dòng bị trùng lặp. Chúng ta cần loại bỏ các đơn đặt hàng trùng lặp để làm cho danh sách thành phần đơn giản hơn.

1. Đánh dấu dữ liệu của bạn

Để xóa các hàng trùng lặp, điều đầu tiên bạn nên làm là đánh dấu dữ liệu của mình. Nếu trang tính của bạn không có dữ liệu phía trên bảng, bạn có thể đánh dấu toàn bộ cột ở đầu bảng tính. Trong trường hợp này, tôi sẽ đánh dấu bảng dữ liệu để loại bỏ các bản trùng lặp.

2. Tìm tính năng Xóa trùng lặp của Excel

Tính năng Remove Duplicates nằm trên Ribbon của Excel trên tab Data. Cụ thể, bạn sẽ tìm thấy Tính năng Remove Duplicates trong nhóm Data Tools của Ribbon. Khi bạn tìm thấy nó, chỉ cần nhấp vào nó để khởi chạy trình hướng dẫn.

3. Chọn tiêu chí trùng lặp của bạn

Sau khi bạn nhấp vào tùy chọn Remove Duplicates, một cửa sổ mới sẽ bật lên với một số ô chọn. Danh sách tùy chọn này yêu cầu bạn xác định trường nào cần được kiểm tra trùng lặp. Hành vi mặc định là kiểm tra tất cả chúng.

Đối với ví dụ đơn giản của chúng tôi, không thực hiện bất kỳ thay đổi nào trên cửa sổ này. Nhấn “OK” để xóa các bản sao khỏi bảng của chúng tôi.

4. Xem lại kết quả

Khi bạn nhấn OK, Excel sẽ loại bỏ các bản sao trong bảng và cung cấp phản hồi về những gì đã được loại bỏ. Khi làm việc với bất kỳ tập dữ liệu nào, tôi khuyên bạn nên xem lại kết quả.

Mục đích của Remove Duplicates là xóa các hàng lặp đi lặp lại, nhưng nó đòi hỏi bạn phải cẩn thận trong cách sử dụng. Bạn luôn có thể hoàn tác bước cuối cùng nếu áp dụng sai.

Loại bỏ trùng lặp trên nhiều tiêu chí

Hãy quay lại menu có vẻ đơn giản bật lên khi chúng tôi đánh dấu dữ liệu của mình. Danh sách trên cửa sổ này đại diện cho từng cột trong bảng tính Excel của chúng tôi. Bạn sẽ nhận thấy rằng mỗi cột trong bảng Excel của chúng tôi có một hộp kiểm bên cạnh nó.

Menu này có nghĩa là gì? Về cơ bản, hộp này hỏi bạn mức độ cụ thể của Excel khi loại bỏ các bản sao. Hãy xem xét một ví dụ:

Trong ảnh chụp màn hình ở trên, tôi đã bắt đầu bằng cách đánh dấu lại dữ liệu của mình trong bảng và khởi chạy Tính năng Remove Duplicates. Sau đó, tôi bỏ chọn tất cả các hộp ngoại trừ “Chef” trong cửa sổ Remove Duplicates. Kết quả được hiển thị ở nửa dưới của hình ảnh. Lưu ý rằng bảng của chúng tôi đã được giảm xuống chỉ còn ba hàng, với tên của mỗi đầu bếp xuất hiện một lần.

Khi chúng tôi chỉ để lại “chef” được chọn, chúng tôi đã yêu cầu Excel chỉ kiểm tra cột Chef để tìm bất kỳ bản sao nào. Lần đầu tiên nó nhìn thấy tên của một đầu bếp được lặp lại, nó đã xóa toàn bộ hàng; việc các cột khác khác nhau không thành vấn đề.

Hãy cẩn thận với Tính năng Remove Duplicates của Excel

Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải cẩn thận khi sử dụng Tính năng Remove Duplicates. Nếu bạn chỉ đặt nó để xóa một yếu tố duy nhất, bạn có thể vô tình xóa dữ liệu mà bạn muốn giữ lại.

Mẹo: Các hộp bạn để chọn trong cửa sổ Remove Duplicates là tổ hợp Excel kiểm tra các bản sao. Để lại nhiều hộp kiểm để loại bỏ trùng lặp chính xác.

Thông thường, một cột dữ liệu sẽ không đủ để đánh giá các Bản sao. Nếu bạn duy trì một cửa hàng trực tuyến và có cơ sở dữ liệu về khách hàng, rất có thể bạn sẽ có nhiều hơn một “Mike Smith” chẳng hạn trong dữ liệu của mình. Bạn cần kiểm tra nhiều cột – chẳng hạn như tên khách hàng, cộng với địa chỉ hoặc ngày đăng ký của khách hàng để kiểm tra các bản sao. Đây chính xác là lý do tại sao chúng tôi kiểm tra nhiều cột khi xóa các mục trùng lặp.

Nếu bạn muốn có một cách chính xác để loại bỏ các bản sao, hãy chọn nhiều hộp (cột) khi chạy tính năng Xóa bản sao. Và tất nhiên, hãy luôn kiểm tra kỹ dữ liệu của bạn sau khi chạy Remove Duplicates.

Khi nào nên chọn lọc

Nếu bạn đang làm theo sổ làm việc mẫu, hãy sử dụng tab bảng tính có tiêu đề Duplicate Shifts cho phần này của hướng dẫn.

Bạn có thể tự hỏi: có trường hợp nào bạn bỏ chọn một số hộp không? Chắc chắn rồi. Hãy xem một ví dụ.

Trong bảng tính bên dưới, tôi có dữ liệu ca làm việc của nhân viên và tôi đã vô tình tải báo cáo xuống hai lần khác nhau. Tôi có thời gian vào và thời gian ra của mỗi nhân viên, cộng với một cột có ngày mà tôi đã tải xuống báo cáo. Hai trong số mỗi hàng tồn tại, với yếu tố duy nhất duy nhất là cột F, ngày Tải xuống Báo cáo.

Hãy nghĩ về điều này: nếu tôi kiểm tra tất cả các các cột trùng lặp, Excel sẽ không tìm thấy bất kỳ cột trùng lặp nào. Tuy nhiên, tôi thực sự muốn xóa dữ liệu ca làm việc của nhân viên trùng lặp. Tôi không thực sự quan tâm đến việc tôi đã tải xuống báo cáo vào ngày nào, vì vậy tôi cần loại trừ cột F khi xóa các bản sao.

Những hàng này không chính xác các trường trùng lặp—chúng không chia sẻ tất cả các trường—nhưng tôi cần xóa các trường trùng lặp dựa trên các cột AE.

Để làm điều này, tôi sẽ đánh dấu lại bảng và chạy Remove Duplicates lần nữa. Lần này, tôi sẽ bỏ chọn tất cả các ô ngoại trừ ô Report Download Date.

Hãy nghĩ về nó như thế này: các hộp mà bạn bỏ chọn là các cột mà Excel bao gồm trong bước kiểm tra trùng lặp của nó. Nếu có thêm các cột không nên kiểm tra trùng lặp, hãy bỏ chọn chúng khỏi cửa sổ Xóa trùng lặp.

Sử dụng Remove Duplicates cho các hàng trống

Một trong những cách sử dụng ưa thích của tôi đối với Remove Duplicates là loại bỏ nhiều hàng trống trong dữ liệu của tôi.

Remove Duplicates cũng là công cụ tuyệt vời để xóa các hàng trống trong một bảng tính lộn xộn.Để xóa các hàng trống, hãy đánh dấu dữ liệu trong bảng của bạn. Sau đó, Xóa các Bản sao và bỏ chọn tất cả các hộp. Excel sẽ loại bỏ tất cả các hàng trống – ngoại trừ hàng đầu tiên! Vì hàng trống đầu tiên về mặt kỹ thuật không phải là hàng trùng lặp, nên Excel sẽ để nguyên hàng đó. Bạn chỉ cần xóa hàng đó theo cách thủ công.

Hãy nhớ rằng thao tác này sẽ xóa tất cả các hàng trùng lặp, không chỉ các hàng trống trùng lặp.