Excel Bài 25: Kiểm tra và Bảo vệ Sổ làm việc

Hãy cùng làm quen với Excel qua những bài viết hướng dẫn Excel của Bachkhoatrithuc.vn.

Giới thiệu

Trước khi chia sẻ một sổ làm việc, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng nó không chứa bất kỳ lỗi chính tả nào hoặc thông tin mà bạn muốn giữ kín. May mắn thay, Excel bao gồm một số công cụ để trợ giúp hoàn thiệnbảo vệ sổ làm việc của bạn, bao gồm cả tính năng Kiểm tra Tài liệu và Bảo vệ sổ làm việc.

Document Inspector

Bất cứ khi nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa sổ làm việc, một số thông tin cá nhân có thể được thêm vào tập tin tự động. Bạn có thể sử dụng Trình kiểm tra tài liệu để xóa thông tin này trước khi chia sẻ sổ làm việc với người khác.

Vì một số thay đổi có thể là vĩnh viễn, bạn nên lưu một bản sao bổ sung của sổ làm việc của mình trước khi sử dụng Trình kiểm tra Tài liệu để xóa thông tin.

Để sử dụng Trình kiểm tra tài liệu:

  1. Nhấn vào Tập tin tab để truy cập Backstage view.
  2. Từ khung Info, bấm vào Kiểm tra các vấn đề sau đó chọn Quan sát Tài liệu từ tùy chọn thả xuống.
    Nhấp vào Kiểm tra tài liệu
  3. Bạn có thể được nhắc lưu tệp của mình trước khi chạy Document Inspector.
    Cảnh báo của người kiểm tra tài liệu
  4. Document Inspector.sẽ xuất hiện. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu các ô tùy theo nội dung muốn xem lại rồi bấm Quan sát. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ để mọi thứ được chọn.
    Kiểm tra sổ làm việc
  5. Các inspection results sẽ xuất hiện. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi có thể thấy rằng sổ làm việc của chúng tôi chứa nhận xét và một số thông tin cá nhân, vì vậy chúng tôi sẽ nhấp vào Xoá bỏ hết trên cả hai mục để xóa thông tin này khỏi sổ làm việc.
    Xóa thông tin cá nhân khỏi sổ làm việc
  6. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close.
    Đóng Trình kiểm tra tài liệu

Bảo vệ sổ làm việc của bạn

Theo mặc định, bất kỳ ai có quyền truy nhập vào sổ làm việc của bạn đều có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung của sổ đó trừ khi bạn bảo vệ nó. Có một số cách để bảo vệ sổ làm việc, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Để bảo vệ sổ làm việc của bạn:

  1. Nhấn vào tab File để truy cập Backstage view.
  2. Từ ngăn File, bấm vào Bảo vệ sổ làm việc.
  3. Trong trình đơn thả xuống, hãy chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Đánh dấu như cuối cùng. Đánh dấu sổ làm việc của bạn là cuối cùng là một cách hay để ngăn người khác chỉnh sửa sổ làm việc, trong khi các tùy chọn khác cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn nếu cần.
    Chọn Đánh dấu là Cuối cùng
  4. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, nhắc bạn lưu. Nhấp chuột OK.
    Bấm OK để lưu sổ làm việc
  5. Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Nhấp chuột OK.
    Nhấp vào OK
  6. Sổ làm việc sẽ được đánh dấu là cuối cùng.
    bảo vệ sổ làm việc

Đánh dấu sổ làm việc là cuối cùng sẽ không ngăn người khác chỉnh sửa sổ làm việc đó. Nếu bạn muốn ngăn mọi người chỉnh sửa nó, bạn có thể sử dụng Hạn chế truy cập tùy chọn thay thế.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về Excel.

5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.