Excel Bài 12: Giới thiệu Công thức Excel (Formulas)

Giới thiệu Công thức Excel

Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất trong Excel là khả năng tính toán thông tin số bằng cách sử dụng công thức. Giống như một máy tính, Excel có thể cộng, trừ, nhân và chia. Trong bài học này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tham chiếu ô để tạo ra các công thức đơn giản.

Toán tử toán học

Excel sử dụng các toán tử tiêu chuẩn cho các công thức: dấu cộng để bổ sung (+), dấu trừ cho phép trừ (–), dấu hoa thị để nhân (*), dấu gạch chéo để chia (/), và dấu mũ (^) đối với số mũ.

Tất cả các công thức trong Excel phải bắt đầu bằng một dấu bằng (=). Điều này là do ô chứa hoặc bằng công thức và giá trị mà nó tính toán.

Hiểu tham chiếu ô

Mặc dù bạn có thể tạo các công thức đơn giản trong Excel bằng cách sử dụng các số (ví dụ: =2+2 hoặc =5*5), hầu hết thời gian bạn sẽ sử dụng địa chỉ ô để tạo ra một công thức. Điều này được gọi là làm một tham chiếu ô. Sử dụng tham chiếu ô sẽ đảm bảo rằng công thức của bạn luôn chính xác vì bạn có thể thay đổi giá trị của các ô được tham chiếu mà không phải viết lại công thức.

Trong công thức bên dưới, ô A3 thêm các giá trị của ô A1 và A2 bằng cách tạo tham chiếu ô:

Khi bạn nhấn Enter, công thức sẽ tính toán và hiển thị câu trả lời trong ô A3:

Nếu giá trị trong các ô được tham chiếu thay đổi, công thức sẽ tự động tính toán lại:

Bằng cách kết hợp một toán tử toán học với tham chiếu ô, bạn có thể tạo nhiều công thức đơn giản trong Excel. Các công thức cũng có thể bao gồm tổ hợp tham chiếu ô và số, như trong các ví dụ bên dưới:

Để tạo một công thức

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng một công thức đơn giản và các tham chiếu ô để tính toán ngân sách.

1. Chọn ô sẽ chứa công thức. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô D12.
   
2. gõ dấu bằng (=). Lưu ý cách nó xuất hiện trong cả hai ô và công thức quán ba.
   
3. Gõ Địa chỉ của ô bạn muốn tham chiếu đầu tiên trong công thức: ô D10 trong ví dụ của chúng tôi. Một viền xanh sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu.
   
4. Gõ toán tử bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ gõ dấu cộng (+).
5. Gõ địa chỉ ô của ô bạn muốn tham chiếu thứ hai trong công thức: ô D11 trong ví dụ của chúng tôi. Một viền đỏ sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu.
   
6. Nhấn Enter trên bàn phím của bạn. Công thức sẽ được tính toán và giá trị sẽ được hiển thị trong ô. Nếu bạn chọn lại ô, hãy chú ý rằng ô hiển thị kết quả, trong khi thanh công thức hiển thị công thức.
   

Nếu kết quả của một công thức quá lớn để hiển thị trong một ô, nó có thể xuất hiện dưới dạng dấu hiệu (#######) thay vì một giá trị. Điều này có nghĩa là cột không đủ rộng để hiển thị nội dung ô. Đơn giản tăng chiều rộng cột để hiển thị nội dung ô.

Sửa đổi giá trị với tham chiếu ô

Ưu điểm thực sự của tham chiếu ô là chúng cho phép bạn cập nhật dữ liệu trong trang tính của bạn mà không phải viết lại công thức. Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi đã sửa đổi giá trị của ô D10 từ $1.200 thành $1.800. Công thức trong D12 sẽ tự động tính toán lại và hiển thị giá trị mới trong ô D12.

Excel sẽ không luôn luôn nói với bạn nếu công thức của bạn có lỗi, thì bạn có quyền kiểm tra tất cả các công thức của mình. Để tìm hiểu cách thực hiện việc này, bạn có thể đọc bài học Kiểm tra kỹ Công thức của bạn từ hướng dẫn Công thức Excel của chúng tôi.

Để tạo công thức bằng phương pháp trỏ và nhấp

Thay vì gõ địa chỉ ô theo cách thủ công, bạn có thể chọn và nhấp chuột các ô bạn muốn đưa vào công thức của mình. Phương pháp này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi tạo công thức. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ tạo một công thức để tính toán chi phí đặt hàng một số hộp đồ dùng bằng bạc bằng nhựa.

1. Chọn ô sẽ chứa công thức. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô D4.
   
2. Gõ dấu bằng (=).
3. Chọn ô bạn muốn tham chiếu trước trong công thức: ô B4 trong ví dụ của chúng tôi. Các địa chỉ ô sẽ xuất hiện trong công thức.
   
4. Gõ toán tử bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ gõ dấu nhân
5. Chọn ô bạn muốn tham chiếu thứ hai trong công thức: ô C4 trong ví dụ của chúng tôi. Các địa chỉ ô sẽ xuất hiện trong công thức
   
6. Nhấn Enter trên bàn phím của bạn. Công thức sẽ được tính toán và giá trị sẽ được hiển thị.
   

Sao chép công thức bằng fill handle

Công thức cũng có thể được sao chép sang các ô liền kề với fill handle (lấp đầy xử lý), có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức nếu bạn cần thực hiện tính toán tương tự nhiều lần trong một trang tính. Bộ fill handle là hình vuông nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của (các) ô đã chọn.

1. Chọn ô chứa công thức bạn muốn sao chép. Nhấp và kéo nút fill handle vào các ô bạn muốn điền
   
2. Sau khi bạn thả chuột, công thức sẽ được sao chép vào các ô đã chọn.
   

Để chỉnh sửa một công thức

Đôi khi bạn có thể muốn sửa đổi một công thức hiện có. Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi đã nhập địa chỉ ô không chính xác trong công thức của mình, vì vậy chúng tôi cần sửa địa chỉ đó.

1. Chọn ô chứa công thức bạn muốn chỉnh sửa. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô D12
   
2. Nhấn vào thanh công thức để chỉnh sửa công thức. Bạn cũng có thể nhấn đúp chuột.
   
3. Một đường viền sẽ xuất hiện xung quanh bất kỳ ô được tham chiếu nào. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thay đổi phần đầu tiên của công thức thành tham chiếu ô D10 thay vì ô D9.
   
   
4. Khi bạn hoàn tất, nhấn Enter trên bàn phím của bạn hoặc chọn lệnh Enter trên thanh công thức.
   
5. Công thức sẽ là cập nhật và giá trị mới sẽ được hiển thị trong ô
   

Nếu đổi ý, bạn có thể nhấn phím Esc trên bàn phím hoặc bấm vào lệnh Cancel (Hủy) trong thanh công thức để tránh vô tình thay đổi công thức của mình.

Để hiển thị tất cả các công thức trong bảng tính, bạn có thể giữ phím Ctrl và nhấn ` (dấu huyền). Phím trọng âm thường nằm ở góc trên cùng bên trái của bàn phím. Bạn có thể nhấn Ctrl+` lần nữa để chuyển về chế độ xem bình thường.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về Excel.