Excel Bài 28: Hiểu định dạng số (Number Formats) – Công thức Excel

Định dạng số là gì?

Bất cứ khi nào bạn đang làm việc với bảng tính, bạn nên sử dụng thích hợp định dạng số cho dữ liệu của bạn. Các định dạng số cho bảng tính của bạn biết chính xác loại dữ liệu bạn đang sử dụng, chẳng hạn như tỷ lệ phần trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), thời gian, ngày tháng, v.v.

Tại sao sử dụng các định dạng số?

Các định dạng số không chỉ làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn—chúng còn làm cho bảng tính dễ sử dụng hơn. Khi bạn áp dụng định dạng số, bạn đang nói chính xác bảng tính của mình những loại giá trị được lưu trữ trong một ô. Ví dụ, các ngày tháng định dạng cho bảng tính biết rằng bạn đang nhập ngày dương lịch cụ thể. Điều này cho phép bảng tính hiểu rõ hơn về dữ liệu của bạn, điều này có thể giúp đảm bảo rằng dữ liệu của bạn vẫn nhất quán và các công thức của bạn được tính toán chính xác.

Nếu bạn không cần sử dụng một định dạng số cụ thể, bảng tính thường sẽ áp dụng tổng quan định dạng số theo mặc định. Tuy nhiên, định dạng chung có thể áp dụng một số thay đổi định dạng nhỏ cho dữ liệu của bạn.

Áp dụng định dạng số

Cũng giống như các kiểu định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi màu phông chữ, bạn sẽ áp dụng các định dạng số bằng cách chọn các ô rồi chọn tùy chọn định dạng mong muốn. Mọi chương trình bảng tính đều cho phép bạn thêm định dạng số nhưng quy trình sẽ khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng bạn đang sử dụng:

• Với Microsoft Excel 2007-2019 đi đến tab Trang Chủ (Home), nhấp vào định dạng số từ tùy chọn thả xuống trong Number và chọn định dạng mong muốn. Bạn cũng có thể nhấp vào một trong các lệnh định dạng số nhanh bên dưới trình đơn thả xuống.
  

• Với Excel 2003 và trước đó, đi đến Định dạng > Ô.

• Với Google Trang tính nhấn vào nút Các định dạng khác ở gần bên trái của thanh công cụ—nút này sẽ trông giống như các số 123. Ở bên trái của lệnh, bạn cũng có thể bấm vào các lệnh Tiền tệ (Currency) hoặc Phần trăm (Percent) để nhanh chóng áp dụng các định dạng đó.

Đối với hầu hết các phiên bản của Microsoft Excel, bạn cũng có thể chọn các ô mong muốn và nhấn Ctrl+1 trên bàn phím của bạn để truy cập nhiều tùy chọn định dạng số hơn.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã áp dụng định dạng số Currency, bổ sung các ký hiệu tiền tệ ($) và hiển thị hai chữ số thập phân cho bất kỳ giá trị số nào.

Nếu bạn chọn bất kỳ ô nào có định dạng số, bạn có thể thấy giá trị thực của ô trong thanh công thức. Bảng tính sẽ sử dụng giá trị này cho các công thức và phép tính khác.

Sử dụng định dạng số một cách chính xác

Có nhiều thứ để định dạng số hơn là chọn các ô và áp dụng một định dạng. Bảng tính thực sự có thể áp dụng rất nhiều định dạng số tự động dựa trên cách bạn nhập dữ liệu. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần nhập dữ liệu theo cách mà chương trình có thể hiểu được, sau đó đảm bảo rằng các ô đó đang sử dụng định dạng số thích hợp. Ví dụ: hình ảnh bên dưới cho biết cách sử dụng định dạng số chính xác cho ngày, tỷ lệ phần trăm và thời gian:

Bây giờ bạn đã biết thêm về cách hoạt động của các định dạng số, chúng ta sẽ xem xét một vài định dạng số khác nhau đang hoạt động.

Định dạng phần trăm

Một trong những định dạng số hữu ích nhất là phần trăm (%) định dạng. Nó hiển thị các giá trị dưới dạng phần trăm, chẳng hạn như 20% hoặc 55%. Điều này đặc biệt hữu ích khi tính toán những thứ như chi phí thuế bán hàng hoặc tiền boa. Khi bạn nhập dấu phần trăm (%) sau một số, định dạng số phần trăm sẽ được áp dụng cho ô đó tự động.

Như bạn có thể nhớ từ lớp toán, tỷ lệ phần trăm cũng có thể được viết dưới dạng số thập phân. Vì vậy, 15% giống như 0,15, 7,5% là 0,075, 20% là 0,20, 55% là 0,55, v.v. Bạn có thể xem lại bài học này từ hướng dẫn Toán học của chúng tôi để tìm hiểu thêm về cách chuyển đổi phần trăm thành số thập phân.

Có nhiều lúc định dạng phần trăm sẽ hữu ích. Ví dụ: trong các hình ảnh bên dưới, hãy chú ý cách thuế suất bán hàng được định dạng khác nhau cho mỗi bảng tính (5, 5% và 0,05):

Như bạn có thể thấy, phép tính trong bảng tính bên trái không hoạt động chính xác. Nếu không có định dạng số phần trăm, bảng tính của chúng tôi cho rằng chúng tôi muốn nhân $22,50 với 5 chứ không phải 5%. Và trong khi bảng tính ở bên phải vẫn hoạt động mà không cần định dạng phần trăm, bảng tính ở giữa sẽ dễ đọc hơn.

Định dạng ngày

Bất cứ khi nào bạn đang làm việc với ngày bạn sẽ muốn sử dụng định dạng ngày để cho bảng tính biết rằng bạn đang đề cập đến ngày dương lịch cụ thể chẳng hạn như ngày 15 tháng 7 năm 2014. Định dạng ngày cũng cho phép bạn làm việc với một tập hợp các hàm ngày mạnh mẽ sử dụng thông tin ngày và giờ để tính toán câu trả lời.

Bảng tính không hiểu thông tin giống như cách một người hiểu. Chẳng hạn, nếu bạn gõ Tháng Mười vào một ô, bảng tính sẽ không biết bạn đang nhập ngày nên nó sẽ xử lý ngày đó như bất kỳ văn bản nào khác. Thay vào đó, khi bạn nhập một ngày, bạn sẽ cần sử dụng một định dạng cụ thể bảng tính của bạn hiểu, chẳng hạn như tháng ngày năm (hoặc ngày tháng năm tùy thuộc vào quốc gia bạn đang ở). Trong ví dụ bên dưới, chúng ta sẽ gõ 12/10/2014 cho ngày 12 tháng 10 năm 2014. Sau đó, bảng tính của chúng ta sẽ tự động áp dụng định dạng số ngày cho ô.

Bây giờ chúng tôi đã định dạng ngày chính xác, chúng tôi có thể thực hiện nhiều việc khác nhau với dữ liệu này. Ví dụ: chúng ta có thể sử dụng núm điều khiển điền để tiếp tục các ngày trong cột, do đó, một ngày khác sẽ xuất hiện trong mỗi ô:

Nếu định dạng ngày không được áp dụng tự động, điều đó có nghĩa là bảng tính không hiểu dữ liệu bạn đã nhập. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã gõ ngày 15 tháng 3. Bảng tính không hiểu rằng chúng tôi đang đề cập đến một ngày, vì vậy ô này vẫn đang sử dụng tổng quan định dạng số.

Mặt khác, nếu chúng ta gõ 15 tháng 3 (không có “th”), bảng tính sẽ nhận ra nó là một ngày. Vì nó không bao gồm năm nên bảng tính sẽ tự động thêm năm hiện tại để ngày có tất cả thông tin cần thiết. Chúng ta cũng có thể nhập ngày theo một số cách khác, chẳng hạn như 15/3, 15/03/2014hoặc 15 Tháng ba 2014và bảng tính sẽ vẫn nhận ra đó là một ngày.

Các tùy chọn định dạng ngày khác

Một số chương trình có nhiều tùy chọn định dạng ngày hơn, có thể thay đổi cách ngày xuất hiện trong bảng tính của bạn. Một lần nữa, quá trình này có thể thay đổi đôi chút dựa trên chương trình bảng tính bạn đang sử dụng. Để truy cập các tùy chọn này trong Excel 2007-2019, hãy chọn định dạng số trình đơn thả xuống và chọn Nhiều định dạng số hơn.

Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể chọn tùy chọn định dạng ngày mong muốn.

Như bạn có thể thấy trong thanh công thức, định dạng ngày tùy chỉnh không thay đổi ngày thực tế trong ô của chúng ta—nó chỉ thay đổi cách nó được hiển thị.

Mẹo định dạng số

Dưới đây là một số mẹo để nhận được kết quả tốt nhất với định dạng số:

• Áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột: Nếu bạn định sử dụng một cột cho một loại dữ liệu nhất định, chẳng hạn như ngày tháng hoặc tỷ lệ phần trăm, bạn có thể thấy dễ dàng nhất là chọn toàn bộ cột bằng cách bấm vào ký tự cột, rồi áp dụng định dạng số mong muốn. Bằng cách này, mọi dữ liệu bạn thêm vào cột này trong tương lai sẽ có định dạng số chính xác. Lưu ý rằng hàng tiêu đề thường không bị ảnh hưởng bởi định dạng số.
  
• Kiểm tra kỹ các giá trị của bạn sau khi áp dụng định dạng số: Nếu áp dụng định dạng số cho dữ liệu hiện có, bạn có thể nhận được kết quả không mong muốn. Ví dụ, áp dụng phần trăm (%) định dạng cho một ô có giá trị là 5 sẽ cho bạn 500% chứ không phải 5%. Trong trường hợp này, bạn cần nhập lại các giá trị một cách chính xác trong mỗi ô.
  
• Nếu bạn tham chiếu một ô có định dạng số trong công thức, thì bảng tính có thể tự động áp dụng định dạng số tương tự cho ô mới. Ví dụ: nếu bạn sử dụng một giá trị có định dạng tiền tệ trong công thức, thì giá trị được tính toán cũng sẽ sử dụng định dạng số tiền tệ.
  
• Nếu bạn muốn dữ liệu của mình xuất hiện chính xác như đã nhập, bạn sẽ cần sử dụng chữ định dạng số. Định dạng này đặc biệt tốt cho các số mà bạn không muốn thực hiện phép tính, chẳng hạn như số điện thoại, mã zip hoặc số bắt đầu bằng 0: ví dụ: “02415”. Để có kết quả tốt nhất, bạn có thể muốn áp dụng định dạng số văn bản trước khi nhập dữ liệu vào các ô đó.

Để tìm hiểu thêm về cách áp dụng định dạng số trong một ứng dụng bảng tính cụ thể, hãy xem lại bài học thích hợp từ hướng dẫn của chúng tôi bên dưới: