Cách sử dụng câu lệnh IF đơn giản trong Excel

Hãy tưởng tượng rằng chúng ta có một bảng tính với danh sách điểm của các khóa học ở trường. Tôi muốn nhắc nhở bản thân nếu tôi đạt hoặc trượt một lớp học bằng một dòng chữ đơn giản “đạt” hoặc “không đạt”. Tôi có thể viết một Công thức câu lệnh IF để xem điểm cuối cùng, sau đó in ra “đạt” hoặc “không đạt” dựa trên điểm số.

Câu lệnh If trong Excel làm cho bảng tính của bạn thông minh hơn nhiều. Chúng ta có thể cung cấp cho một ô các lựa chọn khác nhau để hiển thị những gì dựa trên một điều kiện. Câu lệnh IF cho phép chúng tôi xây dựng logic cho bảng tính của mình. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ dạy bạn cách sử dụng chúng.

Câu lệnh IF trong Excel hoạt động như thế nào?

Có ba phần chính cho một câu lệnh IF thành công:

1. Something to Check (Một cái gì đó để kiểm tra) – Về cơ bản, câu lệnh IF cần kiểm tra những gì? Ví dụ, chúng ta có thể kiểm tra xem một ô có bằng một số nhất định hay không hoặc để xem liệu ô đó có chứa một chuỗi văn bản nhất định hay không.
2. What to Show If True (Hiển thị gì nếu đúng) – Nếu câu lệnh chứa những gì chúng tôi đang kiểm tra, ô sẽ hiển thị gì?
3. What to Show If False (Hiển thị gì nếu sai) – Nếu tuyên bố không chứa những gì chúng tôi đang tìm kiếm, dự phòng nên là gì?

Câu lệnh IF trong Excel bắt đầu bằng =IF( . Tài liệu chính thức của Excel cho biết cấu trúc của câu lệnh IF trong Excel:=IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

Nói một cách dễ hiểu, đây là cách tôi nghĩ về việc sử dụng Câu lệnh IF:=IF(what to check For, what to show if true, what to show if false)

Đủ đơn giản? Nếu điều này vẫn có vẻ hơi mơ hồ, hãy chuyển sang ví dụ đầu tiên về cách sử dụng câu lệnh IF để xem nó hoạt động như thế nào.

Viết câu lệnh IF của bạn

Chúng ta sẽ bắt đầu với ví dụ về câu lệnh IF đơn giản nhất có thể. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ kiểm tra xem một ô có trống không và in một thông báo.

Giả sử chúng ta đang tạo một danh sách đăng ký cho bữa tiệc ngày lễ ở văn phòng. Chúng ta cần viết một công thức để xác định người cần nhắc đăng ký một món ăn. Lúc đầu, dữ liệu của chúng tôi là một danh sách tên đơn giản và những gì họ đã đăng ký để mang theo:

Mặc dù tôi có thể thấy rằng một số ô trống, nhưng chúng ta hãy viết một công thức IF để in ra những người mà chúng ta cần nhắc trong cột D. Công thức IF của tôi sẽ kiểm tra xem các ô trong cột C có trống không và in lời nhắc cho người đó nếu họ chưa đăng ký.

Đây là những gì tôi đã viết:

=IF(C2="","remind them!","they've already signed up.")

Hãy phân tích công thức này trong bốn phần:

1. Mọi câu lệnh IF đều mở đầu bằng =IF(
2. Tiếp theo, tôi sẽ kiểm tra xem các giá trị trong cột C có trống không, vì vậy tôi đã viết C2="",Viết hai dấu ngoặc kép không có văn bản giữa chúng sẽ kiểm tra xem ô có trống không. Dấu phẩy ở cuối giúp chúng ta chuyển sang phần tiếp theo của công thức.
3. Phần tiếp theo của công thức là những gì sẽ hiển thị bất cứ lúc nào công thức là đúng. Vì chúng tôi đang kiểm tra xem ô có trống không, chúng tôi sẽ in “remind them!” khi nó trống.
4. Nếu C2 có chứa một số văn bản, chúng tôi sẽ in ra rằng người đó đã đăng ký.

Và cuối cùng, đây là kết quả khi chúng ta hoàn thành công thức và kéo nó xuống:

Hoàn hảo! Lưu ý rằng khi ô liền kề trong cột C trống, Excel sẽ in rằng chúng ta cần nhắc người đó đăng ký. Chúng tôi có thể lọc Cột D ngay bây giờ và sau đó gửi cho họ lời nhắc qua email.

Đây là một ví dụ đơn giản về cách chúng ta có thể sử dụng công thức câu lệnh if trong Excel để cung cấp logic cho bảng tính của mình. Hãy nhìn vào một số người khác.

Kiểm tra giá trị

Cho đến giờ, chúng ta đã sử dụng câu lệnh IF để xem liệu một ô có chứa văn bản hay không. Bây giờ, hãy sử dụng câu lệnh IF để kiểm tra một giá trị số.

Trong ví dụ đầu tiên, chúng tôi đã kiểm tra xem các ô trong cột C có chứa một đoạn văn bản cụ thể hay không. Lưu ý rằng chúng tôi đã sử dụng dấu bằng để xem liệu một ô có bằng một ô trống hay không. Chúng ta có thể sử dụng bất kỳ toán tử toán học nào để kiểm tra các giá trị, chẳng hạn như:

• = – kiểm tra xem một ô có tương đương với một giá trị cụ thể
• <> – kiểm tra xem một ô có không bằng một giá trị cụ thể
• > – kiểm tra xem một ô có lớn hơn giá trị trong công thức
• < – kiểm tra xem một ô có ít hơn giá trị trong công thức
• >= – kiểm tra xem một ô có lớn hơn hoặc bằng giá trị trong công thức
• <= – kiểm tra xem một ô có ít hơn hoặc bằng giá trị trong công thức

Giả sử rằng chúng ta cần kiểm kê kho hàng của mình. Chúng tôi bán sản phẩm của mình theo lô 10 chiếc, vì vậy mỗi lô chúng tôi đếm phải có chính xác số lượng đó. Hãy viết một công thức để kiểm tra nó.

Trong dữ liệu bên dưới, tôi đã đi ra ngoài và nhập kho sản phẩm trong kho của mình. Tôi cần viết một công thức vào cột E để kiểm tra và đảm bảo rằng chúng ta có đúng 10 sản phẩm cho mỗi sản phẩm. Chúng ta nên in một thông báo cảnh báo nếu chúng ta không có 10 mục cho mỗi mục.

Trong cột E, đây là công thức mà tôi sẽ viết:

=IF(D4<>10,"needs attention","")

Hãy phân tích công thức:

• Đầu tiên, tôi sử dụng <> toán tử để kiểm tra xem giá trị trong ô D4 không bằng 10, cho biết có vấn đề.
• Tiếp theo, tôi có một thông báo trong trích dẫn “cần chú ý” sẽ hiển thị bất cứ lúc nào ô liền kề không phải là 10.
• Cuối cùng, tôi thêm một dấu phẩy và hai dấu ngoặc kép không có gì ở giữa chúng để nếu số đếm là 10, công thức của tôi sẽ không in gì cả.

Trong ảnh chụp màn hình ở trên, bạn sẽ thấy cách tôi sử dụng công thức để thêm thông báo cảnh báo cho từng số lượng hàng tồn kho của mình. Nếu giá trị trong cột D không chính xác là 10, Excel sẽ in “cần chú ý” trong cột E.

Cách sử dụng IFERROR

Có một công thức câu lệnh IF đặc biệt được tích hợp trong Excel để sửa lỗi trong công thức của bạn. Công thức IFERROR tương tự như câu lệnh IF, nhưng phát hiện rất nhiều lỗi và thay thế chúng bằng dữ liệu hữu ích hơn.

Theo tài liệu của Microsoft, đây là các lỗi trong bảng tính của bạn mà IFERROR có thể phát hiện và sửa đổi:

• #N/A
• #GIÁ TRỊ!
• #REF!
• #DIV/0!
• #NUM!
• #TÊN?
• #VÔ GIÁ TRỊ!

Để sử dụng IFERROR, hãy đặt một công thức IFERROR trong ngoặc đơn cho một công thức hiện có, sau đó cung cấp một giá trị dự phòng.

Đây là cách tôi nghĩ về việc sử dụng IFERROR:

=IFERROR([your existing formula],[what to replace the error with])

Hãy xem qua một trường hợp cực kỳ hữu ích cho IFERROR.

Một ví dụ IFERROR

Một nơi mà bạn sẽ gặp lỗi là với công thức VLOOKUP. Nếu bạn đang sử dụng VLOOKUP để so khớp các giá trị, thì có khả năng bảng tra cứu của bạn sẽ không chứa giá trị khớp. Khi điều đó xảy ra, bạn sẽ gặp lỗi “Không áp dụng” trong bảng tính của mình.

Trong bảng tính bên dưới, tôi có một danh sách các dịch giả tự do đang làm việc cho tôi. Tôi đã liệt kê công ty của họ và muốn biết từng người đang làm gì. Đối với hầu hết những người làm việc tự do, tôi có một bảng tra cứu ở bên phải đang thực hiện vai trò của họ.

Tôi đã viết một VLOOKUP để lấy vai trò công việc, phù hợp với các công ty trong cột B với bảng tra cứu của tôi:

=VLOOKUP(B2,$E$4:$F$6,2,FALSE)

Đây là vấn đề: một số công ty không có trong bảng tra cứu của tôi, đó là lý do tại sao chúng tôi có các lỗi N/A khó chịu này. Hãy thay thế chúng bằng một cái gì đó thanh lịch hơn. IFERROR mà chúng ta muốn viết sẽ tuân theo cấu trúc sau:

=IFERROR(the existing formula, what to replace an error with)

Trong trường hợp của tôi, tôi sẽ thay thế các lỗi bằng một lời nhắc liên hệ với người quản lý nhân sự của tôi để kiểm tra xem freelancer đang làm việc gì. Đây là công thức đề xuất của tôi:

=IFERROR(VLOOKUP(B3,$E$4:$F$6,2,FALSE),"Contact HR")

Công thức này có vẻ phức tạp, nhưng hãy nhớ rằng: tất cả những gì chúng ta đang làm là đặt một giá trị thay thế cho một VLOOKUP hiện có trong ngoặc đơn. Chúng ta chỉ cần bao quanh công thức hiện tại của mình bằng một IFERROR và cung cấp cho Excel một giá trị dự phòng.

Tóm lại, IFERROR là một câu lệnh IF đặc biệt mà Microsoft đã thiết kế để thuận tiện cho chúng ta. Nó tự động bắt lỗi công thức và xuất ra giá trị thay thế.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ mang lại cho bạn những kiến thức cơ bản nhất về cách để sử dụng câu lệnh IF trong Excel, giúp quá trình làm việc của bạn trở nên mạch lạc, chuyên nghiệp hơn.