Word Bài 3: Lưu và chia sẻ tài liệu Word

Hãy cùng làm quen với MS Word qua những bài viết hướng dẫn MS Word của Bachkhoatrithuc.vn.

Giới thiệu

Khi bạn tạo một tài liệu mới trong Word, bạn sẽ cần biết cách Lưu nó để bạn có thể truy cập và chỉnh sửa nó sau này. Cũng như các phiên bản Word trước, bạn có thể lưu tệp vào máy tính. Nếu muốn, bạn cũng có thể lưu tệp vào Cloud sử dụng OneDrive. Bạn có thể export (xuất file) và share (chia sẻ) tài liệu trực tiếp từ Word.

Save và Save as

Word cung cấp hai cách để lưu tệp: SaveSave as. Các tùy chọn này hoạt động theo cách tương tự, với một vài điểm khác biệt quan trọng.

  • Save: Khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu các thay đổi của bạn. Bạn sẽ sử dụng lệnh này hầu hết thời gian. Khi bạn lưu tệp, lần đầu tiên bạn chỉ cần chọn tên tệp và vị trí. Sau đó, bạn có thể nhấp vào lệnh Lưu để lưu nó với cùng tên và vị trí.
  • Save as: Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo một sao chép của một tài liệu trong khi vẫn giữ bản gốc. Khi bạn sử dụng Save as, bạn sẽ cần chọn một tên và/hoặc vị trí khác cho phiên bản đã sao chép.

Để lưu tài liệu:

Điều quan trọng là lưu tài liệu của bạn bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án mới hoặc thay đổi một dự án hiện có. Lưu sớm và thường xuyên có thể ngăn công việc của bạn bị mất. Bạn cũng cần hết sức chú ý bạn lưu tài liệu ở đâu để sau này dễ tìm.

  1. Xác định vị trí và chọn lệnh Save trên Thanh công cụ truy cập nhanh.
    nhấp vào lệnh Lưu trên thanh công cụ Truy cập nhanh
  2. Nếu bạn đang lưu tệp lần đầu tiên, Khung Save as sẽ xuất hiện trong Backstage view.
  3. Sau đó, bạn sẽ cần phải chọn lưu các tập tin ở đâu và cung cấp cho nó một tên tập tin. Nhấp chuột Browse để chọn một vị trí trên máy tính của bạn. Bạn cũng có thể nhấp vào OneDrive để lưu tệp vào OneDrive của bạn.
    nhấp vào Duyệt
  4. Hộp thoại Save as sẽ xuất hiện. chọn địa điểm nơi bạn muốn lưu tài liệu.
  5. Nhập tên tập tin cho tài liệu, sau đó nhấp vào Save.
    sử dụng hộp thoại Save As
  6. Tài liệu sẽ được đã lưu. Bạn có thể nhấp vào lệnh Save một lần nữa để lưu các thay đổi của bạn khi bạn sửa đổi tài liệu.

Bạn cũng có thể truy cập vào lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl+S trên bàn phím của bạn.

Sử dụng Save As để tạo một bản sao

Nếu bạn muốn lưu một phiên bản khác của một tài liệu trong khi vẫn giữ nguyên bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao. Ví dụ: nếu bạn có một tệp có tên Báo cáo bán hàng bạn có thể lưu nó dưới dạng Báo cáo bán hàng 2 vì vậy bạn sẽ có thể chỉnh sửa tệp mới và vẫn tham khảo lại phiên bản gốc.

Để làm điều này, bạn sẽ nhấp vào nút lệnh Save as trong chế độ xem Backstage View. Giống như khi lưu tệp lần đầu tiên, bạn sẽ cần chọn lưu ở đâu tập tin và cung cấp cho nó một tập tin mới tên tập tin.2

nhấp vào lệnh Lưu dưới dạng

Để thay đổi vị trí lưu mặc định:

Nếu bạn không muốn sử dụng OneDrive, bạn có thể bực bội vì OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu. Nếu bạn thấy điều này bất tiện, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định Vì thế This PC được chọn theo mặc định.

  1. Nhấn vào tab File để truy cập Backstage view.
    nhấp vào tab Tệp để mở chế độ xem Backstage
  2. Nhấp chuột Tùy chọn (Options).
    Nhấp vào Tùy chọn trong chế độ xem Backstage
  3. Hộp thoại Word Options sẽ xuất hiện. Lựa chọn Save bên trái, chọn vào ô kế bên Lưu vào máy tính theo mặc định (Save to Computer by default) sau đó nhấn vào OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.
    Thay đổi vị trí lưu mặc định

Tự động phục hồi (AutoRecover)

Word sẽ tự động lưu tài liệu của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn đang làm việc với chúng. Nếu bạn quên lưu các thay đổi của mình hoặc nếu Word gặp sự cố, bạn có thể khôi phục tệp bằng cách sử dụng AutoRecover.

Để sử dụng AutoRecover:

  1. Mở Word. Nếu phiên bản tự động lưu của một tập tin được tìm thấy, khung Tài liệu Hồi phục (Document Recovery) sẽ xuất hiện ở bên trái.
  2. Bấm vào để mở một tập tin có sẵn. Tài liệu sẽ được phục hồi.
    khôi phục tài liệu bằng tính năng AutoRecover

Theo mặc định, Word sẽ tự động lưu sau mỗi 10 phút. Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu dưới 10 phút, Word có thể không tạo phiên bản lưu tự động.

Nếu bạn không thấy tệp mình cần, bạn có thể duyệt tất cả các tệp được lưu tự động từ Backstage view. Chọn tab File, nhấp vào Quản lý tài liệu (Manage Versions) sau đó chọn Khôi phục tài liệu chưa lưu (Recover Unsaved Documents).

truy cập tất cả các phiên bản chưa được lưu

Xuất tài liệu

Theo mặc định, tài liệu Word được lưu trong thư mục .docx loại tệp. Tuy nhiên, có thể có lúc bạn cần sử dụng loại tập tin khác chẳng hạn như một PDF hoặc Tài liệu Word 97-2003. thật dễ dàng để xuất tài liệu của bạn từ Word sang nhiều loại tệp khác nhau.

Để xuất tài liệu dưới dạng tệp PDF:

Xuất tài liệu của bạn dưới dạng Tài liệu Adobe Acrobat thường được gọi là file PDF, có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chia sẻ tài liệu với người không có Word. Tệp PDF sẽ giúp người nhận có thể xem—nhưng không thể chỉnh sửa—nội dung tài liệu của bạn.

  1. Nhấn vào tab File để truy cập Backstage view, chọn Export sau đó chọn Tạo PDF/XPS.
    chọn lệnh Xuất dưới dạng PDF
  2. Hộp thoại Save as sẽ xuất hiện. Chọn địa điểm nơi bạn muốn xuất tài liệu, nhập một tên tập tin sau đó nhấn vào Publish.xuất tài liệu dưới dạng tệp PDF

Nếu bạn cần chỉnh sửa tệp PDF, Word cho phép bạn chuyển đổi tệp PDF thành tài liệu có thể chỉnh sửa. Đọc hướng dẫn của chúng tôi về Chỉnh sửa tệp PDF để biết thêm thông tin.

Để xuất tài liệu sang các loại tệp khác:

Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi xuất tài liệu của mình sang các loại tệp khác, chẳng hạn như tệp Tài liệu Word 97-2003 nếu bạn cần chia sẻ với những người sử dụng phiên bản Word cũ hơn hoặc tệp .txt nếu bạn cần một văn bản thô phiên bản tài liệu của bạn.

  1. Nhấn vào tab File để truy cập Backstage view, chọn Export sau đó chọn Thay đổi loại tệp (Change File Type).
    chọn Thay đổi loại tệp
  2. Chọn một loại tập tin (file style) sau đó nhấn vào Save as.
    chọn loại tệp để xuất
  3. Hộp thoại Save as sẽ xuất hiện. Chọn địa điểm nơi bạn muốn xuất tài liệu, nhập một tên tập tin sau đó nhấn vào Save as.

Bạn cũng có thể sử dụng Save as type, tùy chọn thả xuống trong hộp thoại Save as để lưu tài liệu vào nhiều loại tệp.

lưu và chia sẻ tài liệu Word

Chia sẻ tài liệu (Sharing Documents)

Word giúp bạn dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên tài liệu sử dụng OneDrive. Trước đây, nếu bạn muốn chia sẻ tệp với ai đó, bạn có thể gửi tệp dưới dạng tệp đính kèm email. Trong khi thuận tiện, hệ thống này cũng tạo ra nhiều phiên bản của cùng một tệp, điều này có thể khó tổ chức.

Khi bạn chia sẻ tài liệu từ Word, thực tế là bạn đang cấp cho người khác quyền truy cập vào chính xác cùng một tập tin. Điều này cho phép bạn và những người mà bạn chia sẻ chỉnh sửa cùng một tài liệu mà không cần phải theo dõi nhiều phiên bản.

Để chia sẻ một tài liệu, trước tiên nó phải được đã lưu đến OneDrive của bạn.

Để chia sẻ một tài liệu:

  1. Nhấn vào tab File để truy cập Backstage view, sau đó nhấn vào Share.
    nhấp vào tùy chọn Chia sẻ trong chế độ xem Hậu trường
  2. Một cửa sổ Send Link sẽ xuất hiện.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về MS Word.

5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.