Hãy cùng làm quen với MS Word qua những bài viết hướng dẫn MS Word của Bachkhoatrithuc.vn.
Giới thiệu
Mail Merge là một công cụ hữu ích cho phép bạn tạo nhiều bức thư, nhãn, phong bì, thẻ tên, v.v. bằng cách sử dụng thông tin được lưu trữ trong danh sách, cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính. Khi thực hiện một Mail Merge bạn sẽ cần một Tài liệu văn bản (bạn có thể bắt đầu với một cái hiện có hoặc tạo một cái mới) và một danh sách người nhận thường là một sổ làm việc excel.
Để sử dụng Mail Merge:
- Bở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.
- Từ tab Mailings, nhấp vào lệnh Start Mail Merge và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard (Trình hướng dẫn Mail Merge từng bước) từ những tùy chọn thả xuống.
Ngăn Mail Merge sẽ xuất hiện và hướng dẫn bạn thực hiện sáu bước chính để hoàn thành hợp nhất. Ví dụ sau minh họa cách tạo một thư biểu mẫu và hợp nhất thư đó với một danh sách người nhận.
Bước 1:
- Từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía bên phải của cửa sổ Word, hãy chọn loại của tài liệu bạn muốn tạo. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Letters. Sau đó nhấn vào Next: Starting document để chuyển sang Bước 2.
Bước 2:
- Lựa chọn Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại) sau đó nhấn vào Next: Select recipients để chuyển sang Bước 3.
Bước 3:
Bây giờ, bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện có, chẳng hạn như một sổ làm việc excel hoặc bạn có thể gõ một danh sách địa chỉ mới từ bên trong Trình hướng dẫn Mail Merge.
- Lựa chọn Use an existing list (Sử dụng danh sách hiện có) sau đó nhấn vào Browse để chọn tệp.
- Xác định vị trí tệp của bạn, sau đó nhấp vào Open.
- Nếu danh sách địa chỉ nằm trong sổ làm việc Excel, hãy chọn bảng tính có chứa danh sách, sau đó nhấp vào OK.
- Bên trong Hộp thoạiMail Merge Recipients, bạn có thể nhấp chọn hoặc bỏ chọn mỗi hộp để kiểm soát người nhận nào được bao gồm trong quá trình hợp nhất. Theo mặc định, tất cả người nhận sẽ được chọn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK.
- Nhấp chuột Next: Write your letter để chuyển sang Bước 4.
Nếu bạn không có danh sách địa chỉ hiện có, bạn có thể nhấp vào nút Type a new list (Nhập một danh sách mới) và bấm Create sau đó nhập danh sách địa chỉ của bạn theo cách thủ công.
Bước 4:
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết thư của bạn. Khi nó được in ra, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ dữ liệu người nhận (chẳng hạn như Tên và Địa chỉ) sẽ khác. Bạn sẽ cần phải thêm ô trống giữ chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi thêm dữ liệu.
Để chèn dữ liệu người nhận:
- Đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.
- Chọn một trong những tùy chọn placeholder. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Address Block.
- Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó nhấp vào OK.
- Một ô trống giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn (ví dụ: «AddressBlock»).
- Thêm bất kỳ ô giữ chỗ nào khác mà bạn muốn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thêm một ô giữ chỗ Greeting line ngay phía trên phần thân của bức thư.
- Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Next: Preview your letters để chuyển sang Bước 5.
Đối với một số bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block và Greeting line. Nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều chỗ dành sẵn (chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong phần nội dung của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.
Bước 5:
- Xem trước các bức thư để đảm bảo thông tin từ danh sách người nhận xuất hiện chính xác trong bức thư. Bạn có thể sử dụng các mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bản của tài liệu.
- Nếu mọi thứ có vẻ chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge để chuyển sang Bước 6.
Bước 6:
- Nhấp chuột In để in các bức thư.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Quyết định nếu bạn muốn in Tất cả của các bức thư, tài liệu (bản ghi) hiện tại hoặc chỉ một nhóm được chọn, sau đó bấm OK. TôiTrong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ in tất cả các bức thư.
- Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Điều chỉnh cài đặt in nếu cần, sau đó nhấp vào OK. Các bức thư sẽ được in.
Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về MS Word.
