Hãy cùng làm quen với MS Word qua những bài viết hướng dẫn MS Word của Bachkhoatrithuc.vn.
Giới thiệu
Giả sử ai đó yêu cầu bạn đọc lại hoặc cộng tác trên một tài liệu. Nếu bạn có bản in, bạn có thể dùng bút đỏ để gạch bỏ các câu, đánh dấu lỗi chính tả và thêm nhận xét bên lề. Word cho phép bạn thực hiện tất cả những việc này bằng điện tử bằng cách sử dụng Tính năng Theo dõi thay đổi (Track Changes) và Bình luận (Comments).
Hiểu về Track Changes
Khi bạn bật Theo dõi thay đổi (Track Changes), mọi thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu sẽ xuất hiện dưới dạng màu đánh dấu. Nếu bạn xóa văn bản, nó sẽ không biến mất; thay vào đó, văn bản sẽ được gạch bỏ. Nếu bạn thêm văn bản, nó sẽ là gạch chân. Điều này cho phép bạn xem các chỉnh sửa trước khi thực hiện thay đổi vĩnh viễn.
Nếu có nhiều người đánh giá, mỗi người sẽ được chỉ định một màu đánh dấu khác nhau.
Để bật Theo dõi thay đổi (Track Changes):
- Từ tab Review, nhấp vào lệnh Track Changes.
- Theo dõi Thay đổi sẽ được bật. Kể từ thời điểm này, bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với tài liệu sẽ xuất hiện dưới dạng đánh dấu màu.
Các thay đổi được theo dõi của bạn có thể trông khác với những thay đổi nhìn thấy ở trên, tùy thuộc vào cài đặt đánh dấu trên máy tính của bạn.
Xem lại các thay đổi
Những thay đổi được theo dõi thực sự chỉ là những thay đổi được đề xuất. Để trở thành vĩnh viễn, chúng phải được chấp nhận. Mặt khác, tác giả ban đầu có thể không đồng ý với một số thay đổi được theo dõi và chọn Từ chối họ.
Để chấp nhận hoặc từ chối thay đổi:
- Chọn thay đổi bạn muốn chấp nhận hoặc từ chối.
- Từ tab Review, nhấp vào lệnh Accept (đồng ý) hoặc Reject (từ chối).
- Đánh dấu sẽ biến mất và Word sẽ tự động chuyển sang thay đổi tiếp theo. Bạn có thể tiếp tục chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi cho đến khi bạn đã xem xét tất cả chúng.
- Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào lệnh Track Changes để tắt chế độ Theo dõi Thay đổi (Track Changes).
Để chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống của Accept, sau đó chọn Accept All Changes (Chấp nhận Tất cả). Nếu bạn không muốn theo dõi các thay đổi của mình nữa, bạn có thể chọn Accept All and Stop Tracking (Chấp nhận tất cả và ngừng theo dõi).
Tùy chọn xem Track Changes
Nếu bạn có nhiều thay đổi được theo dõi, chúng có thể gây mất tập trung nếu bạn đang cố đọc qua tài liệu. May mắn thay, Word cung cấp một số cách để tùy chỉnh cách các thay đổi được theo dõi xuất hiện:
- Simple Markup (Đánh dấu đơn giản): Phần này hiển thị phiên bản cuối cùng không có đánh dấu nội tuyến. Các điểm đánh dấu màu đỏ sẽ xuất hiện ở lề trái để cho biết vị trí thay đổi đã được thực hiện.
- All Markup (Tất cả đánh dấu): Điều này hiển thị phiên bản cuối cùng với đánh dấu nội tuyến.
- No Markup (Không đánh dấu): Điều này hiển thị phiên bản cuối cùng và ẩn tất cả các đánh dấu.
- Original (Nguyên): Điều này hiển thị phiên bản gốc và ẩn tất cả các đánh dấu.
Để ẩn các thay đổi được theo dõi:
- Từ tab Review, nhấp vào lệnh Display for Review ở bên phải của lệnh Track Changes.
- Chọn tùy chọn mong muốn từ những tùy chọn thả xuống. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn No Markup (Không đánh dấu) để xem trước phiên bản cuối cùng của tài liệu trước khi chấp nhận các thay đổi.
Bạn cũng có thể nhấp vào điểm đánh dấu ở lề trái để chuyển đổi giữa Simple Markup (Đánh dấu đơn giản) và All Markup (Tất cả các đánh dấu).
Hãy nhớ rằng ẩn Theo dõi Thay đổi không giống như xem xét các thay đổi (reviewing changes). Bạn sẽ vẫn cần phải accept hoặc reject các thay đổi trước khi gửi phiên bản cuối cùng của tài liệu của bạn.
Để hiển thị các bản sửa đổi trong Balloons:
Hầu hết các sửa đổi xuất hiện nội tuyến (inline), nghĩa là bản thân văn bản đã được đánh dấu. Bạn cũng có thể chọn hiển thị các bản sửa đổi trong Balloons, thao tác này sẽ di chuyển hầu hết các bản sửa đổi sang lề phải. Loại bỏ đánh dấu nội tuyến có thể làm cho tài liệu dễ đọc hơn và Balloons cũng cung cấp thông tin chi tiết hơn về một số đánh dấu.
- Từ tab Revies, nhấp vào Show Markup > Balloons > Show Revisions in Balloons.
- Hầu hết các bản sửa đổi sẽ xuất hiện ở lề phải, mặc dù bất kỳ văn bản nào được thêm vào sẽ vẫn xuất hiện trong dòng.
Để quay trở lại đánh dấu nội tuyến, bạn có thể chọn một trong hai Show All Revisions Inline (Hiển thị tất cả các sửa đổi nội tuyến) hoặc Show Only Comments and Formatting in Balloons (Chỉ hiển thị nhận xét và định dạng trong Balloons).
Nhận xét (Comments)
Đôi khi bạn có thể muốn thêm một nhận xét để cung cấp phản hồi thay vì chỉnh sửa tài liệu. Mặc dù tính năng này thường được sử dụng kết hợp với Track Changes, nhưng bạn không nhất thiết phải bật Theo dõi thay đổi để thêm nhận xét.
Để thêm nhận xét:
- Chọn đoạn văn bản hoặc đặt điểm chèn nơi bạn muốn bình luận xuất hiện.
- Từ tab Review, nhấp vào lệnh New Comment.
- Nhập nhận xét của bạn. Khi hoàn tất, bạn có thể đóng hộp nhận xét bằng cách nhấn nút Esc hoặc bằng cách nhấp vào bất kỳ đâu bên ngoài hộp nhận xét.
Để xóa nhận xét:
- Chọn bình luận bạn muốn xóa.
- Từ tab Review, nhấp vào lệnh Delete.
- Bình luận sẽ bị xóa.
Để xóa tất cả các bình luận, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong Delete và chọn Delete All Comments in Document (Xóa tất cả nhận xét trong tài liệu).
Đối chiếu tài liệu
Nếu bạn chỉnh sửa tài liệu mà không theo dõi thay đổi, bạn vẫn có thể sử dụng các tính năng xem lại như Accept và Reject. Bạn có thể làm điều này bằng cách so sánh hai phiên bản của tài liệu. Tất cả những gì bạn cần là tài liệu gốc và tài liệu đã được sửa đổi (các tài liệu cũng phải có tên tệp khác nhau).
Để so sánh hai tài liệu:
- Từ tab Review, nhấp vào lệnh Compare, sau đó chọn Compare từ tùy chọn thả xuống.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn tài liệu gốc của bạn bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn tài liệu từ danh sách. Nếu tệp không có trong danh sách, bấm vào nút Browse để xác định vị trí của nó.
- Chọn tài liệu sửa đổi sau đó nhấn vào OK.
- Word sẽ so sánh hai tệp để xác định những gì đã được thay đổi và sau đó tạo một tài liệu mới. Các thay đổi sẽ xuất hiện dưới dạng màu đánh dấu giống như Theo dõi thay đổi. Sau đó, bạn có thể sử dụng Accept và Reject để hoàn thiện tài liệu.
Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về MS Word.
