Word Bài 26: Kiểm tra và Bảo vệ Tài liệu trong Word

Hãy cùng làm quen với MS Word qua những bài viết hướng dẫn MS Word của Bachkhoatrithuc.vn.

Giới thiệu

Trước khi chia sẻ tài liệu, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng tài liệu đó không bao gồm bất kỳ thông tin nào bạn muốn giữ riêng tư. Bạn cũng có thể muốn ngăn người khác chỉnh sửa tệp của mình. May mắn thay, Word bao gồm một số công cụ để trợ giúp kiểm tra và bảo vệ tài liệu của bạn.

Công cụ kiểm tra tài liệu (Document Inspector)

Bất cứ khi nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu, một số thông tin cá nhân có thể được tự động thêm vào tệp, chẳng hạn như thông tin về tác giả của tài liệu. Bạn có thể dùng Document Inspector để xóa loại thông tin này trước khi chia sẻ tài liệu với người khác.

Vì một số thay đổi có thể là vĩnh viễn, bạn nên sử dụng Save as để tạo bản sao lưu tài liệu của bạn trước khi sử dụng công cụ kiểm tra tài liệu.

Để sử dụng Document Inspector:

  1. Nhấn vào tab File để đi đến Backstage view.
  2. Từ Khung Info, bấm vào Check for Issues (Kiểm tra các vấn đề) sau đó chọn Inspect Document (Kiểm tra Tài liệu) từ những tùy chọn bên dưới.
    nhấp vào lệnh Kiểm tra tài liệu từ chế độ xem Backstage
  3. Document Inspector sẽ xuất hiện. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu các ô tùy theo nội dung muốn xem lại rồi bấm Inspect (Kiểm tra). Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ để mọi thứ được chọn.
    kiểm tra tài liệu với thanh tra
  4. Kết quả kiểm tra sẽ cho thấy một dấu chấm than đối với bất kỳ danh mục nào mà nó tìm thấy dữ liệu có khả năng nhạy cảm và nó cũng sẽ có một nút Remove All (Xoá bỏ hết) cho từng danh mục này. Nhấp chuột Remove All để loại bỏ dữ liệu.
    xóa thông tin với trình kiểm tra tài liệu
  5. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close.

Bảo vệ tài liệu trong Word

Theo mặc định, bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài liệu của bạn đều có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung của nó trừ khi bạn bảo vệ nó. Có một số cách để bảo vệ tài liệu, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Để bảo vệ tài liệu của bạn:

  1. Nhấn vào tab File để đi đến Backstage view.
  2. Từ Khung Info, bấm vào lệnh Protect Document (Bảo vệ tài liệu).
  3. Trong tùy chọn thả xuống, hãy chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Mark as Final (Đánh dấu là cuối cùng). Đánh dấu tài liệu của bạn là cuối cùng là một cách hay để ngăn người khác chỉnh sửa tệp, trong khi các tùy chọn khác cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn nếu cần.
    bảo vệ tài liệu trong Word
  4. Một hộp thoại sẽ xuất hiện nhắc bạn lưu. Nhấp chuột OK.
    nhấp vào OK
  5. Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Nhấp chuột OK.
    nhấp vào OK để hoàn tất lựa chọn của bạn
  6. Tài liệu sẽ được đánh dấu là cuối cùng. Bất cứ khi nào người khác mở tệp, một thanh sẽ xuất hiện ở trên cùng để ngăn họ chỉnh sửa tài liệu.
    tài liệu có thông báo Đánh dấu là cuối cùng ở trên cùng

Đánh dấu một tài liệu là cuối cùng sẽ không thực sự ngăn người khác chỉnh sửa nó vì họ chỉ có thể chọn Edit Anyway. Nếu bạn muốn ngăn mọi người chỉnh sửa tài liệu, bạn có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access thay thế.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về MS Word.

5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.