Nhiều người trong chúng ta sử dụng Microsoft Word và Excel mỗi ngày. Cả hai ứng dụng đều là một phần của bộ công cụ năng suất Office của Microsoft. Nó thậm chí còn mạnh mẽ hơn khi bạn học cách nhúng Excel vào Word để tích hợp chặt chẽ cả hai công cụ. Hãy cùng học cách nhúng Excel vào Word qua bài viết hướng dẫn này của Bachkhoatrithuc.vn, giúp công việc của bạn dễ dàng, hiệu quả hơn.
Có một số tùy chọn để nhúng Excel vào Word. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ thấy có nhiều cách để nhúng các tệp Excel vào Word mà vẫn kết nối với dữ liệu gốc. Hãy tìm hiểu cách liên kết Word với Excel và đồng bộ hóa dữ liệu cũng như tài liệu của bạn.
Tại sao liên kết Word với Excel?
Word là một trình xử lý văn bản mạnh mẽ được sử dụng để chỉnh sửa và định dạng văn bản. Excel là một ứng dụng bảng tính hàng đầu để làm việc với các con số và dữ liệu. Mỗi ứng dụng có một mục đích rất khác nhau. Nhưng họ có thể làm việc cùng nhau liền mạch!
Đây là một công cụ năng suất mà bạn nên sử dụng ngay bây giờ. Khi bạn học cách liên kết Word với Excel, bạn sẽ thấy mình làm việc thông minh hơn. Tại sao? Bởi vì mặc dù mỗi ứng dụng là khác nhau nhưng chúng đều có mục đích bổ sung cho nhau. Một ứng dụng có thể giúp công việc của bạn trong ứng dụng kia tốt hơn và dễ dàng hơn.
Hãy nghĩ về Word như một công cụ giao tiếp. Đó là nơi bạn tạo tài liệu để chia sẻ. Với bộ đầy đủ các tính năng đồ họa, Word giúp bạn tạo các tệp văn bản đầy phong cách. Nó hướng tới văn bản. Bạn sẽ không sử dụng Word để phân tích dữ liệu. Nhưng Word là cách hoàn hảo để chia sẻ kết luận của bạn.
Tương tự, Excel là một công cụ nặng về dữ liệu. Ít chú trọng hơn vào hình ảnh, Excel được dùng để phân tích khối lượng lớn thông tin. Microsoft Word và Excel có các chức năng riêng biệt nhưng có liên quan với nhau. Hãy ghi nhớ điều đó, tại sao chúng ta nên học cách liên kết Word với Excel?
Bởi vì các tài liệu Word có thể được hưởng lợi từ sức mạnh dữ liệu của Excel. Mặc dù Word không được xây dựng để phân tích dữ liệu, nhưng bạn có thể muốn đưa điều đó vào công việc của mình. Khi bạn viết một tài liệu, việc chia sẻ dữ liệu hỗ trợ thường rất hữu ích. Với việc nhúng Excel vào Word, bạn có thể thực hiện chính xác điều đó.
Word cung cấp một số cách để chèn hoặc liên kết đến các tệp Excel. Tất cả đều dễ dàng và bạn có thể tìm thấy cái phù hợp nhất với mình. Nó phụ thuộc vào mức độ kiểm soát và tính linh hoạt mà bạn cần. Hãy tìm hiểu cách thực hiện, chỉ trong vài bước nhanh chóng.
Cách dán bảng Excel trong Word
Một kỹ thuật nhúng tệp Excel vào Word là dán bảng ngay vào Word. Chỉ mất vài cú nhấp chuột và bạn có thể dễ dàng di chuyển khối lượng lớn dữ liệu trong vài giây. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn hy sinh sự kiểm soát sáng tạo. Sử dụng các tùy chọn dán của Word, bạn có thể quản lý chính xác cách dữ liệu xuất hiện và hoạt động.
Trong Word, có hai cách chính để dán bảng Excel bằng cách liên kết chúng. Hãy xem xét từng cái. Chúng tôi sẽ khám phá những lợi thế của cả hai và giới thiệu kết quả cuối cùng.
Các mẹo trong phần này được viết bằng Windows và Office 365. Nếu bạn có hệ điều hành khác hoặc phiên bản Excel hoặc Word khác, các bước của bạn có thể hơi khác một chút.
1. Liên kết và giữ định dạng nguồn (Links and Keep Source Formatting)
Liên kết là cách liên kết Word với Excel bằng cách xây dựng kết nối. Nói cách khác, nó thêm dữ liệu Excel vào Word sẽ cập nhật theo thời gian thực. Nếu bạn thực hiện thay đổi trong Excel, thay đổi đó sẽ tự động phản ánh trong tài liệu Word của bạn. Sẽ không cần phải liên tục dán hoặc nhập các giá trị mới khi bạn thực hiện thay đổi.
Kỹ thuật dán đầu tiên là liên kết và giữ định dạng nguồn. Điều này có nghĩa là bảng trong Word trông giống hệt như trong Excel. Nếu bạn đã thêm các thành phần kiểu như đường viền hoặc hiệu ứng phông chữ, chúng sẽ chuyển sang Word.
Để tạo một Excel nhúng trong Word theo cách này, hãy bắt đầu bằng cách mở một bảng tính Excel. Tìm bảng mà bạn muốn dán vào Word. Nhấp và kéo con trỏ của bạn qua bảng để chọn nó. Sau đó nhấn Ctrl + C trên bàn phím của bạn. Thao tác này sẽ sao chép bảng Excel vào khay nhớ tạm của bạn. Nó đã sẵn sàng để dán giữa Microsoft Word và Excel.
Sau đó, chuyển đến tệp Word đang mở của bạn. Đặt con trỏ vào vị trí mở mà bạn muốn dán bảng Excel. Sau đó, nhấp chuột phải một lần. Trên menu xuất hiện, hãy chú ý phần Tùy chọn Paste (Paste Options). Trong đó, bạn sẽ thấy một loạt các nút. Những điều này kiểm soát cách bảng Excel của bạn sẽ dán vào Word.
Để liên kết và giữ định dạng nguồn, bạn sẽ muốn tùy chọn thứ ba từ bên trái. Di chuột qua nó, bạn sẽ thấy nó được dán nhãn Link & Keep Source Formatting. Nhấp vào đây và bảng Excel của bạn sẽ dán vào tài liệu Word của bạn.
Như bạn có thể thấy, các kiểu được áp dụng trong Excel dễ dàng chuyển qua. Điều này giữ cho các kiểu được đồng bộ hóa giữa Microsoft Word và Excel. Bạn sẽ không phải thực hiện lại bất kỳ công việc định dạng nào.
2. Liên kết và sử dụng kiểu đích đến (Links and Use Destination Styles)
Chúng ta vừa học được một cách tuyệt vời để liên kết Microsoft Word và Excel. Trong ví dụ này, kiểu dáng và định dạng thiết kế được sao chép từ Excel sang Word. Bây giờ, hãy tưởng tượng rằng bạn muốn bảng của mình hòa hợp với các kiểu hiện có của tài liệu Word. Nhưng bạn không muốn mất nhiều thời gian để làm lại định dạng của bảng bằng tay.
May mắn thay, Word đã bao gồm những điều đó. Để tìm hiểu cách thực hiện, hãy lặp lại bước trước đó là chọn một bảng Excel và sao chép bảng đó vào khay nhớ tạm của bạn. Nhưng lần này, khi bạn nhấp chuột phải để dán, hãy chọn một tùy chọn khác. Hãy thử tùy chọn thứ tư, Link & Use Destination Styles. Bảng sẽ dán vào Word và thiết kế sẽ cập nhật để phù hợp với phong cách mà bạn đã tạo sẵn trong Word.
Bất kể bạn chọn tùy chọn dán và liên kết nào, Word sẽ cập nhật các giá trị của bảng nếu bạn thực hiện thay đổi trong Excel. Thật dễ dàng để chứng minh. Chỉ cần nhập một giá trị mới vào một trong các ô của bảng trong Excel. Đây là cách liên kết Word với Excel để lấy dữ liệu thời gian thực.
Sau đó, quay lại Word. Bạn sẽ thấy rằng bảng Word đã tự động thay đổi để hiển thị dữ liệu mới nhất.
Cách dán mà không cần kết nối
Trong các tùy chọn ở trên, chúng ta đã học cách dán các bảng Excel vào Word bằng cách liên kết chúng. Các thay đổi được thực hiện trong Excel sau khi dán phản ánh trong Word theo mặc định khi bạn sử dụng phương pháp này.
Đôi khi, thật hữu ích khi dán vào dữ liệu tĩnh. Nói cách khác, bạn có thể không muốn Microsoft Word cập nhật các giá trị của bảng, ngay cả khi bạn thay đổi chúng trong Excel. Bằng cách này, bạn có thể chia sẻ ảnh chụp nhanh bảng của mình trong Word tại một thời điểm. Nó sẽ không thay đổi trừ khi bạn tự thực hiện chỉnh sửa trong Word.
Tôi thích sử dụng kỹ thuật này khi xây dựng tài liệu Word và nó cực kỳ dễ dàng. Bạn sẽ bắt đầu bằng cách thực hiện chính xác quy trình sao chép mà chúng tôi đã sử dụng ở trên – chọn bảng của bạn trong Excel và nhấn Ctrl + C.
Khi bạn quay lại Word và nhấp chuột phải, bạn sẽ muốn sử dụng hai hình thu nhỏ đầu tiên trong Tùy chọn Paste. Chúng được dán nhãn Keep Source Formatting và Use Destination Styles.
Giống như trước đây, điều này kiểm soát cách bảng của bạn hiển thị trong Word. sử dụng Keep Source Formatting, bạn sẽ nhận được một bản sao trực quan của bảng Excel. Nhưng với Use Destination Styles, thiết kế và định dạng hợp nhất thành thiết kế riêng của tài liệu Word.
Một lần nữa, quá trình ở đây là như nhau. Nhưng những kỹ thuật này chỉ dán các giá trị dữ liệu từ Excel. Chúng không liên kết, nghĩa là bảng Word sẽ không cập nhật nếu bạn thay đổi phiên bản Excel. Microsoft Word và Excel ngắt kết nối với tùy chọn này.
Để cập nhật, bạn cần dán lại bảng hoặc nhập các giá trị vào Word. Đó là một lựa chọn hàng đầu khác khi bạn nghĩ đến cách thêm tệp tài liệu Excel vào Word vào năm 2022.
Cách nhúng Excel vào Word
Bạn đã học cách liên kết Word với Excel bằng bộ tính năng Paste. Các phương pháp này cung cấp cho bạn quyền kiểm soát chính xác đối với dữ liệu của mình và cách dữ liệu xuất hiện trong Word. Một tùy chọn khác là nhúng tệp Excel trực tiếp vào Word mà không cần dán.
Cân nhắc những thời điểm mà bạn không thực sự muốn hiển thị bảng Excel. Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng bạn có một tài liệu Word mô tả một nghiên cứu mà bạn đã thực hiện với hàng nghìn điểm dữ liệu. Đưa tất cả dữ liệu này vào tệp sẽ quá phức tạp, nhưng có một tùy chọn khác.
Đây là trường hợp nhúng tệp Excel vào Word là một lựa chọn tuyệt vời. Bạn có thể đưa dữ liệu Excel của mình vào Word mà không thực sự hiển thị dữ liệu đó. Thay vào đó, người đọc sẽ thấy một hình thu nhỏ của Excel mà họ có thể nhấp vào để xem toàn bộ bảng tính.
Để nhúng các tệp Excel vào Word, hãy tìm tab Insert trên Ribbon của Word. Nếu bạn chưa biết, dải băng là một loạt các menu trên đầu màn hình: Home (Trang chủ), Insert (Chèn), Draw (Vẽ) và một số cái khác. Chọn Insert và nhìn vào các tùy chọn. Ở bên phải, bạn sẽ thấy nhóm Text, cụ thể là mũi tên thả xuống của Object.
Bấm vào mũi tên thả xuống của Object, sau đó chọn Object. Cửa sổ Object sẽ xuất hiện với một loạt các lựa chọn. Chúng ta sẽ nhúng một tệp Excel vào Word bằng tab Create from File.
Khi đó, hãy chọn Browse. Tìm tệp Excel mà bạn đã lưu trên máy tính của mình, bấm vào tệp đó một lần rồi nhấn Insert. Cuối cùng, bấm vào Display dưới dạng hộp chọn Biểu tượng để kích hoạt nó. Sau đó nhấn vào OK.
Đây là cách nhúng Excel vào Word. Bạn (và những người dùng khác) thấy biểu tượng bảng tính Excel trong Word. Nhấp đúp vào nó sẽ khởi chạy bảng tính trong Excel. Dữ liệu của bạn không được hiển thị, nhưng với tùy chọn nhúng tệp Excel trong Word, dữ liệu này sẽ có sẵn.
Bằng cách này, dữ liệu bảng tính của bạn có thể dễ dàng truy cập. Nhưng nó sẽ không làm lộn xộn tài liệu Word của bạn. Sử dụng excel nhúng trong Word khi bản thân tài liệu có quá nhiều thông tin. Như bạn có thể thấy, đây là một cách nhanh chóng khác để kết nối Microsoft Word và Excel.
Bây giờ bạn đã biết cách nhúng Excel vào Word
Với các mẹo của chúng tôi, giờ đây bạn đã biết cách thêm tài liệu Excel vào Word cho các tệp theo hướng dữ liệu. Cho dù bạn sử dụng Excel nhúng trong Word hay kết nối bảng, tài liệu của bạn sẽ hữu ích hơn.
Bây giờ đến lượt của bạn! Bạn biết cách liên kết Word với Excel bằng một vài phương pháp. Thực hành sử dụng Excel nhúng trong Word với tài liệu mẫu. Bạn sẽ sớm thấy sức mạnh của cách liên kết Word với Excel.
Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ mang lại cho bạn những kiến thức cơ bản nhất để nhúng Excel vào Word, giúp quá trình làm việc của bạn trở nên mạch lạc, chuyên nghiệp hơn.
