Excel Bài 2: Tạo và mở sổ làm việc

Giới thiệu

Các tệp Excel được gọi là workbooks. Bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án mới trong Excel, bạn sẽ cần tạo ra sổ làm việc mới. Có một số cách để bắt đầu làm việc với sổ làm việc trong Excel. Bạn có thể chọn tạo một sổ làm việc mới—hoặc với một sổ làm việc trống hoặc thiết kế sẵn mẫu-hoặc mở một workbook hiện có.

Để tạo một sổ làm việc trống mới

1. Chọn File. Backstage View sẽ xuất hiện.
   
2. Lựa chọn New sau đó nhấn vào Blank workbook (sổ làm việc trống).
   
3. Một sổ làm việc trống mới sẽ xuất hiện.

Để mở một sổ làm việc hiện có

Ngoài việc tạo sổ làm việc mới, bạn thường cần mở sổ làm việc đã được lưu trước đó. Để tìm hiểu thêm về cách lưu sổ làm việc, hãy truy cập bài học của chúng tôi về Lưu và chia sẻ sổ làm việc.

1. Hướng đến Backstage view sau đó nhấn vào Open.
   
2. Lựa chọn Computer sau đó nhấn vào Browse. Bạn cũng có thể chọn OneDrive để mở các tệp được lưu trữ trên OneDrive.
   
3. Các hộp thoại Open sẽ xuất hiện. Xác định vị trí và chọn của bạn workbook sau đó nhấn vào Open.
   

Nếu gần đây bạn đã mở sổ làm việc mong muốn, bạn có thể chọn Sổ làm việc gần đây thay vì tìm kiếm tệp.

Để ghim sổ làm việc

Nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một sổ làm việc, bạn có thể ghim nó đến chế độ xem Backstage để truy cập nhanh hơn.

1. Hướng đến Backstage view sau đó nhấn vào Open. Workbooks được chỉnh sửa gần đây của bạn sẽ xuất hiện.

   

2. Di chuột qua workbook bạn muốn ghim. Một đinh ghim biểu tượng sẽ xuất hiện bên cạnh sổ làm việc. Nhấn vào biểu tượng đinh ghim.

   

3. Sổ làm việc sẽ ở trong Sổ làm việc gần đây. Đến bỏ ghim sổ làm việc, chỉ cần nhấp lại vào biểu tượng đinh ghim.

   

Sử dụng mẫu (Templates)

Một mẫu là một bảng tính được thiết kế sẵn bạn có thể sử dụng để tạo một sổ làm việc mới một cách nhanh chóng. Mẫu thường bao gồm tập quán định dạng và xác định trước công thứcvì vậy chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi bắt đầu một dự án mới.

Để tạo một sổ làm việc mới từ một mẫu

1. Nhấn vào File tab để truy cập Backstage view.
   
2. Lựa chọn New. Một số mẫu sẽ xuất hiện bên dưới Tùy chọn sổ làm việc trống.
3. Chọn một mẫu để xem xét nó.
   
4. Một xem trước của mẫu sẽ xuất hiện, cùng với thêm vào thông tin về cách mẫu có thể được sử dụng.
5. Nhấp chuột Tạo ra để sử dụng mẫu đã chọn.
   
6. Một sổ làm việc mới sẽ xuất hiện với đã chọn mẫu.

Bạn cũng có thể duyệt các mẫu bằng cách thể loại hoặc sử dụng Thanh tìm kiếm để tìm một cái gì đó cụ thể hơn.

Điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các mẫu đều do Microsoft tạo. Nhiều mẫu được tạo bởi các nhà cung cấp bên thứ ba và thậm chí cả người dùng cá nhân, vì vậy một số mẫu có thể hoạt động tốt hơn những mẫu khác.

Chế độ tương thích (Compatibility Mode)

Đôi khi, bạn có thể cần phải làm việc với các sổ làm việc đã được tạo trong các phiên bản Microsoft Excel cũ hơn, chẳng hạn như Excel 2010 hoặc Excel 2007. Khi bạn mở các loại sổ làm việc này, chúng sẽ xuất hiện trong Chế độ tương thích.

Chế độ tương thích vô hiệu hóa một số tính năng nhất định, vì vậy bạn sẽ chỉ có thể truy cập các lệnh được tìm thấy trong chương trình đã được sử dụng để tạo sổ làm việc. Ví dụ: nếu bạn mở sổ làm việc được tạo trong Excel 2003, bạn chỉ có thể sử dụng các tab và lệnh có trong Excel 2003.

Trong hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy rằng sổ làm việc đang ở Chế độ tương thích, được chỉ báo ở đầu cửa sổ ở bên phải tên tệp. Thao tác này sẽ vô hiệu hóa một số tính năng của Excel, các tính năng này sẽ chuyển sang màu xám trên Dải băng.

Để thoát khỏi Chế độ tương thích, bạn cần phải đổi sổ làm việc thành loại phiên bản hiện tại. Tuy nhiên, nếu bạn đang cộng tác với những người khác chỉ có quyền truy nhập vào phiên bản Excel cũ hơn, thì tốt nhất bạn nên để sổ làm việc ở Chế độ Tương thích để định dạng không thay đổi.

Để chuyển đổi một sổ làm việc

Nếu bạn muốn truy cập vào các tính năng mới hơn, bạn có thể đổi bảng tính sang định dạng tệp hiện tại.

Lưu ý rằng việc chuyển đổi tệp có thể gây ra một số thay đổi đối với bố cục ban đầu của sổ làm việc.

1. Nhấn vào Tập tin tab để truy cập chế độ xem Backstage.
   
2. Xác định vị trí và chọn Chuyển thành chỉ huy.
   
3. Các Lưu thành hộp thoại sẽ xuất hiện. chọn địa điểm nơi bạn muốn lưu sổ làm việc, hãy nhập một tên tập tin cho sổ làm việc, rồi bấm Tiết kiệm.
   
4. Sổ làm việc sẽ được chuyển đổi sang loại tệp mới nhất.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về Excel.