Excel Bài 4: Khái niệm cơ bản về ô (cell)

Giới thiệu – Khái niệm cơ bản về ô

Bất cứ khi nào bạn làm việc với Excel, bạn sẽ nhập thông tin—hoặc Nội dung vào trong Cells. Các ô là các khối xây dựng cơ bản của một trang tính. Bạn sẽ cần phải tìm hiểu những điều cơ bản của Cells và nội dung ô để tính toán, phân tích và sắp xếp dữ liệu trong Excel.

Mỗi trang tính được tạo thành từ hàng ngàn hình chữ nhật, được gọi là Cells. Một ô là ngã tư của một hàng ngang và một cột. Nói cách khác, đó là nơi gặp nhau của hàng và cột.

Các cột được xác định bởi Ký tự (A, B, C)trong khi các hàng được xác định bởi số (1, 2, 3). Mỗi ô có riêng của mình Tên-hoặc địa chỉ ô—dựa trên cột và hàng của nó. Trong ví dụ bên dưới, ô được chọn giao nhau cột C và hàng 5vì vậy địa chỉ ô là C5.

Lưu ý rằng địa chỉ ô cũng xuất hiện trong hộp tên ở góc trên cùng bên trái và đó là một ô cột và tiêu đề hàng là nhấn mạnh khi ô được chọn.

Bạn cũng có thể chọn nhiều ô đồng thời. Một nhóm ô được gọi là phạm vi ô. Thay vì một địa chỉ ô duy nhất, bạn sẽ tham chiếu đến một phạm vi ô bằng cách sử dụng địa chỉ ô của đầu tiên và Cuối cùng các ô trong phạm vi ô, được phân tách bằng dấu colon. Ví dụ: một phạm vi ô bao gồm các ô A1, A2, A3, A4 và A5 sẽ được viết là A1:A5. Hãy xem các phạm vi ô khác nhau bên dưới:

• Phạm vi ô A1:A8
  
  
• Phạm vi ô A1:F1
  
  
• Phạm vi ô A1:F8
  
  

   

Nếu các cột trong bảng tính của bạn được gắn nhãn bằng số thay vì chữ cái, bạn sẽ cần thay đổi giá trị mặc định phong cách tham khảo cho Excel. Xem lại Phần bổ sung của chúng tôi về Kiểu tham chiếu là gì? để tìm hiểu làm thế nào.

Chọn một ô

Để nhập hoặc chỉnh sửa nội dung ô, trước tiên bạn cần phải lựa chọn ô.

1. Bấm vào một Ô để chọn nó. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô D9.
2. Một ranh giới sẽ xuất hiện xung quanh ô đã chọn và tiêu đề cột và tiêu đề hàng sẽ được làm nổi bật. Ô sẽ vẫn được chọn cho đến khi bạn nhấp vào một ô khác trong trang tính.

   

Bạn cũng có thể chọn các ô bằng cách sử dụng phím mũi tên trên bàn phím của bạn.

Chọn một phạm vi ô

Đôi khi bạn có thể muốn chọn một nhóm ô lớn hơn hoặc một phạm vi ô.

1. Nhấp và kéo chuột cho đến khi tất cả liền kề Ô bạn muốn chọn là nhấn mạnh. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn phạm vi ô B5:C18.
2. Nhả chuột để lựa chọn phạm vi ô mong muốn. Các ô sẽ vẫn còn đã chọn cho đến khi bạn bấm vào một ô khác trong trang tính.

   

Nội dung ô

Mọi thông tin bạn nhập vào bảng tính sẽ được lưu trữ trong một ô. Mỗi ô có thể chứa các loại khác nhau Nội dung bao gồm chữ, định dạng, công thứcvà chức năng.

• Chữ: Ô có thể chứa chữchẳng hạn như chữ cái, số và ngày tháng.
  
• Thuộc tính định dạng: Ô có thể chứa thuộc tính định dạng thay đổi cách hiển thị các chữ cái, số và ngày. Ví dụ: tỷ lệ phần trăm có thể xuất hiện dưới dạng 0,15 hoặc 15%. Bạn thậm chí có thể thay đổi một ô chữ hoặc màu nền.
  
• Công thức và chức năng: Ô có thể chứa công thức và chức năng tính toán các giá trị ô. Trong ví dụ của chúng tôi, TỔNG(B2:B8) thêm giá trị của từng ô trong phạm vi ô B2:B8 và hiển thị tổng số trong ô B9.
  

Chèn nội dung

1. Bấm vào một ô để chọn nó. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô F9.
   
2. Nhập nội dung nào đó vào ô đã chọn, sau đó nhấn đi vào trên bàn phím của bạn. Nội dung sẽ xuất hiện trong ô và công thức quán ba. Bạn cũng có thể nhập và chỉnh sửa nội dung ô trong thanh công thức.
   

Xóa (Delêt hoặc Clear) nội dung ô

1. Chọn (các) ô với nội dung bạn muốn xóa. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn phạm vi ô A10:H10.

   

2. Chọn Clear lệnh trên tab Trang Chủ, sau đó nhấp vào Clear Contents (Xóa nội dung).
   
3. Nội dung ô sẽ bị xóa.
   

Bạn cũng có thể sử dụng Delete phím trên bàn phím của bạn để xóa nội dung từ nhiều ô một lần. Phím Backspace sẽ chỉ xóa nội dung từ một ô tại một thời điểm.

Xóa ô (Delete)

Có một sự khác biệt quan trọng giữa xóa nội dung của một ô và tự xóa ô. Nếu bạn xóa toàn bộ ô, các ô bên dưới nó sẽ sự thay đổi để điền vào những khoảng trống và thay thế các ô đã xóa.

1. Chọn (các) ô bạn muốn xóa. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn A10:H10.
   
2. Chọn lệnh Delete từ tab Trang Chủ trên Ribbon.
   
3. Các ô bên dưới sẽ sự thay đổi hướng lên và điền vào chỗ trống.
   

Sao chép và dán (copy and paste) nội dung ô

Excel cho phép bạn sao chép nội dung đã được nhập vào bảng tính của bạn và dán nội dung này sang các ô khác, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

1. Chọn (các) ô bạn muốn sao chép. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn F9.
   
2. Nhấn vào Sao chép lệnh trên Trang Chủ hoặc nhấn Ctrl+C trên bàn phím của bạn.
   
3. Chọn (các) ô nơi bạn muốn dán Nội dung. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn F12:F17. (Các) ô được sao chép sẽ có một hộp nét đứt xung quanh chúng.
   
4. Nhấn vào Dán lệnh trên Trang Chủ hoặc nhấn Ctrl+V trên bàn phím của bạn.
   
5. Nội dung sẽ được dán vào các ô đã chọn.
   

Truy cập các tùy chọn Paste bổ sung

Bạn cũng có thể truy cập tùy chọn dán bổ sungđặc biệt thuận tiện khi làm việc với các ô có chứa công thức hoặc định dạng. Chỉ cần nhấp vào mũi tên thả xuống trên Dán lệnh để xem các tùy chọn này.

Thay vì chọn các lệnh từ Ribbon, bạn có thể truy cập các lệnh nhanh chóng bằng cách nhấp chuột phải. Đơn giản chỉ cần chọn (các) ô bạn muốn định dạng, sau đó bấm chuột phải. Một trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện, nơi bạn sẽ tìm thấy một số mệnh lệnh cũng được đặt trên Ribbon.

Cắt và dán (cut and paste) nội dung ô

Không giống như sao chép và dán, mà trùng lặp nội dung ô, cắt cho phép bạn di chuyển nội dung giữa các ô.

1. chọn (các) ô bạn muốn cắt tỉa. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn G5:G6.
2. Nháy chuột phải và chọn Cắt tỉa chỉ huy. Bạn cũng có thể sử dụng lệnh trên Trang Chủ hoặc nhấn Ctrl+X trên bàn phím của bạn.
   
3. Chọn các ô mà bạn muốn dán Nội dung. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn F10:F11. Các ô bị cắt bây giờ sẽ có một hộp nét đứt xung quanh chúng.
4. Nháy chuột phải và chọn Dán chỉ huy. Bạn cũng có thể sử dụng lệnh trên Trang Chủ hoặc nhấn Ctrl+V trên bàn phím của bạn.
   
5. Nội dung cắt sẽ được loại bỏ từ các ô ban đầu và dán vào các ô đã chọn.
   

Kéo và thả các ô

Thay vì cắt, sao chép và dán, bạn có thể kéo và thả các ô để di chuyển nội dung của chúng.

1. Chọn (các) ô bạn muốn di chuyển. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn H4:H12.
2. Di chuột qua ranh giới của (các) ô đã chọn cho đến khi chuột thay đổi thành con trỏ có bốn mũi tên.
   
3. Nhấp và kéo các ô vào mong muốn địa điểm. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chuyển chúng đến G4:G12.
   
4. Thả chuột. Các ô sẽ được giảm ở vị trí đã chọn.
   

Sử dụng Fill handle:

Nếu bạn đang sao chép nội dung ô sang các ô liền kề trong cùng một hàng hoặc cột, Fill handle là một thay thế tốt cho các lệnh sao chép và dán.

1. Chọn (các) ô chứa nội dung bạn muốn sử dụng, sau đó di chuột qua góc dưới bên phải của ô để Fill handle xuất hiện.
   
2. Nhấp và kéo các Fill handle cho đến khi tất cả các ô bạn muốn điền đều đã chọn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn G13:G17.
   
3. Nhả chuột để lấp đầy các ô đã chọn.
   

Tiếp tục một chuỗi với núm Fill handle:

Tay cầm điền cũng có thể được sử dụng để tiếp tục một loạt. Bất cứ khi nào nội dung của một hàng hoặc cột tuân theo một thứ tự tuần tự, chẳng hạn như con số (1, 2, 3) hoặc ngày (Thứ hai thứ ba thứ tư), núm điều khiển điền có thể đoán điều gì sẽ xảy ra tiếp theo trong chuỗi. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ cần phải chọn nhiều ô trước khi sử dụng núm điều khiển điền để giúp Excel xác định thứ tự chuỗi. Hãy xem một ví dụ:

1. Chọn phạm vi ô chứa chuỗi bạn muốn tiếp tục. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn E4:G4.
2. Nhấp và kéo núm điều khiển điền để tiếp tục chuỗi.
   
3. Thả chuột. Nếu Excel hiểu chuỗi này, nó sẽ được tiếp tục trong các ô đã chọn. Trong ví dụ của chúng tôi, Excel đã thêm Phần 4, Phần 5và Phần 6 đến H4:J4.
   

Bạn cũng có thể nhấn đúp chuột Fill handle thay vì nhấp và kéo. Điều này có thể hữu ích với các bảng tính lớn hơn, nơi việc nhấp và kéo có thể gây khó khăn.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về Excel.