Excel Bài 5: Sửa đổi Cột, Hàng và Ô

Giới thiệu

Theo mặc định, mọi hàng và cột của sổ làm việc mới được đặt Chiều cao và chiều rộng giống nhau. Excel cho phép bạn sửa đổi chiều rộng cột và chiều cao hàng theo nhiều cách khác nhau, bao gồm ngắt dòng văn bản (wrapping) và hợp nhất các ô (Merge).

Sửa đổi chiều rộng cột

Trong ví dụ dưới đây của chúng tôi, cột C quá hẹp để hiển thị tất cả nội dung trong các ô này. Chúng tôi có thể hiển thị tất cả nội dung này bằng cách thay đổi chiều rộng của cột C.

1. Đặt chuột lên trên dòng cột bên trong tiêu đề cột và con trỏ trở thành một mũi tên đôi.
   
2. Click và kéo chuột để tăng hoặc giảm bớt chiều rộng cột.
   
3. Thả chuột. Các chiều rộng cột sẽ thay đổi.
   

Với dữ liệu số, ô sẽ hiển thị pound signs (#######) nếu cột quá hẹp. Đơn giản tăng chiều rộng cột để hiển thị dữ liệu.

AutoFit chiều rộng cột

Các tính năng Autofit sẽ cho phép bạn đặt chiều rộng của cột để tự động phù hợp với nội dung của nó.

1. Đặt chuột lên trên dòng cột bên trong tiêu đề cột vì vậy con trỏ trở thành một mũi tên kép.
   
2. Kích đúp chuột. Các chiều rộng cột sẽ được thay đổi tự động để phù hợp với nội dung.
   

Bạn cũng có thể Tự động điều chỉnh chiều rộng cho nhiều cột cùng một lúc. Chỉ cần chọn các cột bạn muốn AutoFit, sau đó chọn AutoFit chiều rộng cột lệnh từ menu tùy chọn Format (Định dạng) trên tab Trang Chủ. Phương pháp này cũng có thể được sử dụng cho chiều cao hàng.

Sửa đổi chiều cao của hàng

1. Định vị con trỏ qua dòng hàng vì vậy con trỏ trở thành một mũi tên kép.
   
2. Click và kéo chuột để tăng hoặc giảm bớt chiều cao hàng.
   
3. Thả chuột. Các Chiều cao của hàng đã chọn sẽ bị thay đổi.
   

Sửa đổi tất cả các hàng hoặc cột

Thay vì thay đổi kích thước từng hàng và cột riêng lẻ, bạn có thể sửa đổi chiều cao và chiều rộng của từng hàng và cột cùng một lúc. Phương pháp này cho phép bạn thiết lập một kích thước đồng đều cho mọi hàng và cột trong trang tính của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thiết lập một chiều cao hàng thống nhất.

1. Xác định vị trí và nhấp vào nút Chọn tất cả (Select All) ngay bên dưới name box để chọn mọi ô trong trang tính.
   
2. Đặt chuột trên một dòng hàng vì vậy con trỏ trở thành một mũi tên đôi.
3. Click và kéo chuột để tăng hoặc giảm bớt chiều cao của hàng, sau đó thả chuột khi bạn hài lòng. Chiều cao của hàng sẽ được thay đổi cho toàn bộ trang tính.
   

Chèn, xóa, di chuyển và ẩn (Inserting, Deleting, Moving, Hiding)

Sau khi làm việc với sổ làm việc được một thời gian, bạn có thể thấy rằng mình muốn chèn mới cột hoặc hàng, xóa bỏ hàng hoặc cột nhất định, di chuyển chúng đến một vị trí khác trong trang tính hoặc thậm chí ẩn nó.

Chèn hàng

1. Chọn phần mở đầu hàng ngang bên dưới nơi bạn muốn hàng mới xuất hiện. Trong ví dụ này, chúng tôi muốn chèn một hàng giữa hàng 4 và 5, vì vậy chúng tôi sẽ chọn hàng 5.
   
2. Nhấn vào lệnh Insert trên Trang Chủ.
   
3. Các hàng mới sẽ xuất hiện ở trên hàng đã chọn.
   

Khi chèn hàng, cột hoặc ô mới, bạn sẽ thấy một biểu tượng cọ vẽ bên cạnh các ô được chèn. Nút này cho phép bạn chọn cách Excel định dạng các ô này. Theo mặc định, các định dạng Excel đã chèn các hàng có cùng định dạng với các ô trong hàng ở trên. Để truy cập các tùy chọn bổ sung, hãy di chuột qua biểu tượng, sau đó nhấp vào mũi tên thả xuống.

Chèn cột

1. Chọn phần mở đầu cột ở bên phải nơi bạn muốn cột mới xuất hiện. Ví dụ muốn chèn thêm cột vào giữa cột D và E thì chọn cột E.
   
2. Nhấn vào Insert trên Trang Chủ.
   
3. Các cột mới sẽ xuất hiện Qua bên trái của cột đã chọn.
   

Khi chèn hàng và cột, đảm bảo chọn toàn bộ hàng hoặc cột bằng cách nhấp vào phần mở đầu. Nếu bạn chỉ chọn một ô trong hàng hoặc cột, lệnh Insert sẽ chỉ chèn một ô mới.

Xóa một hàng hoặc cột

Thật dễ dàng để xóa một hàng hoặc cột mà bạn không cần nữa. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ xóa một hàng nhưng bạn có thể xóa một cột theo cách tương tự.

1. Chọn hàng ngang bạn muốn xóa. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn hàng 9.
   
2. Nhấn vào lệnh Xóa bỏ trên Trang Chủ.
   
3. Các hàng đã chọn sẽ bị xóa, và những người xung quanh nó sẽ bôi đen. Trong ví dụ của chúng tôi, hàng ngang 10 đã di chuyển lên, vì vậy nó là bây giờ hàng 9.
   

Điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa xóa một hàng hoặc cột và chỉ cần xóa Nội dung của nó. Nếu bạn muốn loại bỏ các Nội dung từ một hàng hoặc cột mà không làm cho những hàng khác dịch chuyển, nhấp chuột phải vào phần mở đầu, sau đó chọn Xóa nội dung từ trình đơn thả xuống.

Di chuyển một hàng hoặc cột

Đôi khi bạn có thể muốn di chuyển cột hoặc hàng để sắp xếp lại nội dung trang tính của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ di chuyển một cột, nhưng bạn có thể di chuyển một hàng theo cách tương tự.

1. Chọn mong muốn tiêu đề cột cho cột bạn muốn di chuyển.
   
2. Nhấn vào lệnh Cut trên Trang Chủ hoặc nhấn Ctrl+X trên bàn phím của bạn.
   
3. Chọn cột phần mở đầu ở bên phải nơi bạn muốn di chuyển cột. Ví dụ: nếu bạn muốn di chuyển một cột giữa cột E và F, hãy chọn cột F.
   
4. Nhấn vào lệnh Insert trên Trang Chủ tab, sau đó chọn Chèn các ô đã cắt từ trình đơn thả xuống.
   
5. Cột sẽ là di chuyển đến vị trí đã chọn và các cột xung quanh vị trí đó sẽ dịch chuyển.
   

Bạn cũng có thể truy cập vào lệnh Insert và Cut bằng cách nhấp chuột phải và chọn mệnh lệnh mong muốn từ trình đơn thả xuống.

Ẩn và hiện một hàng hoặc cột

Đôi khi, bạn có thể muốn so sánh các hàng hoặc cột nhất định mà không thay đổi tổ chức trang tính của bạn. Để làm điều này, Excel cho phép bạn ẩn hàng và cột theo yêu cầu. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ ẩn một số cột, nhưng bạn có thể ẩn các hàng theo cách tương tự.

1. Chọn cột bạn muốn ẩn nhấp chuột phải, sau đó chọn Ẩn từ menu định dạng. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ ẩn các cột C, D và E.
   
2. Các cột sẽ được ẩn Các cột màu xanh lá cây cho biết vị trí của các cột ẩn.
   
3. Đến bỏ ẩn các cột, chọn các cột trên cả hai bên của các cột ẩn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn các cột b và F. Sau đó click phải chuột chọn Bỏ ẩn từ tùy chọn định dạng.
   
4. Các cột bị ẩn sẽ xuất hiện lại.
   

Ngắt dòng văn bản và hợp nhất các ô (Wrapping và Merge)

Bất cứ khi nào bạn có quá nhiều nội dung ô được hiển thị trong một ô, bạn có thể quyết định ngắt dòng văn bản hoặc hợp nhất ô thay vì thay đổi kích thước cột. Ngắt dòng văn bản sẽ tự động sửa đổi một ô chiều cao hàng cho phép hiển thị nội dung ô trên nhiều dòng. Hợp nhất cho phép bạn kết hợp một ô với các ô trống liền kề để tạo một tế bào lớn.

Ngắt dòng văn bản trong ô (Wrapping)

1. Chọn các ô bạn muốn ngắt dòng. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn các ô trong cột C.
2. Nhấn vào Wrap text lệnh trên Home.
   
3. Văn bản trong các ô đã chọn sẽ được ngắt dòng.
   

Nhấn vào Wrap text lệnh một lần nữa để bỏ ngắt dòng văn bản.

Hợp nhất các ô bằng lệnh Merge & Center

1. Chọn phạm vi ô bạn muốn hợp nhất. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn A1:F1.
2. Nhấn vào lệnh Merge & Center trên Home. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn phạm vi ô A1:F1.
   
3. Các ô được chọn sẽ được sáp nhập và văn bản sẽ là làm trung tâm.

Truy cập các tùy chọn Merge bổ sung

Nếu bạn nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Merge & Center trên Trang Chủ, các tùy chọn merge bổ sung sẽ xuất hiện.

Từ đây, bạn có thể chọn:

• Merge & Center: Thao tác này sẽ hợp nhất các ô đã chọn thành một ô và trung tâm văn bản.
• Merge Across: Thao tác này sẽ hợp nhất các ô đã chọn thành tế bào lớn hơn trong khi giữ mỗi hàng ngang tách rời.
• Merge Cells: Thao tác này hợp nhất các ô đã chọn thành một ô nhưng không trung tâm văn bản.
• Unmerge Cells: Thao tác này sẽ hủy hợp nhất các ô đã chọn.

Hãy cẩn thận khi sử dụng tính năng này. Nếu bạn hợp nhất nhiều ô mà tất cả đều chứa dữ liệu, Excel sẽ chỉ giữ lại nội dung của ô phía trên bên trái và loại bỏ mọi thứ khác.

Center Across Selection

Việc hợp nhất có thể hữu ích cho việc tổ chức dữ liệu của bạn, nhưng nó cũng có thể tạo ra sự cố sau này. Ví dụ: có thể khó di chuyển, sao chép và dán nội dung từ các ô đã hợp nhất. Một giải pháp thay thế tốt cho việc hợp nhất là Center Across Selection tạo hiệu ứng tương tự mà không thực sự kết hợp các ô.

Sử dụng Center Across Selection

1. Chọn phạm vi ô mong muốn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn A1:F1. Ghi chú: Nếu bạn đã hợp nhất các ô này, bạn nên hủy hợp nhất họ trước khi tiếp tục bước 2.
2. Nhấn vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của căn chỉnh nhóm trên Home.
   
3. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Xác định vị trí và chọn Nằm ngang trình đơn thả xuống, chọn Center Across Selection sau đó nhấn vào OK.
   
4. Nội dung sẽ được căn giữa trên phạm vi ô đã chọn. Như bạn có thể thấy, điều này tạo ra kết quả trực quan giống như hợp nhất và căn giữa, nhưng nó bảo toàn từng ô trong A1:F1.