PowerPoint Bài 4: Khái niệm cơ bản về trang trình bày – Slides PowerPoint

Hãy cùng làm quen với PowerPoint qua những bài viết hướng dẫn PowerPoint của Bachkhoatrithuc.vn.

Bài 4: Khái niệm cơ bản về trang trình bày – Slides PowerPoint

Giới thiệu

Mỗi bài thuyết trình PowerPoint bao gồm một loạt trang trình bày. Để bắt đầu tạo trình chiếu, bạn cần biết những điều cơ bản khi làm việc với các trang chiếu. Bạn sẽ cần phải cảm thấy thoải mái với các nhiệm vụ như chèn một slide mới, thay đổi bố cục của một slide, sắp xếp slide hiện có, thay đổi chế độ xem slide và thêm ghi chú đến một slide.

Hiểu các slide và bố cục slide

Khi bạn chèn một trang trình bày mới (new slide) nó thường sẽ có placeholders để hiển thị cho bạn nơi nội dung sẽ được đặt. Các slide có bố cục khác nhau cho placeholders, tùy thuộc vào loại thông tin bạn muốn đưa vào. Bất cứ khi nào bạn tạo một trang chiếu mới, bạn sẽ cần chọn một bố cục trang chiếu phù hợp với nội dung của mình.

Placeholders có thể chứa các loại nội dung khác nhau, bao gồm văn bản, hình ảnh và video. Nhiều placeholders có biểu tượng hình thu nhỏ bạn có thể nhấp để thêm các loại nội dung cụ thể. Trong ví dụ dưới đây, trang chiếu có chỗ dành sẵn cho Tiêu đề và Nội dung.

Để chèn một slide mới:

Bất cứ khi nào bạn bắt đầu một bài thuyết trình mới, nó sẽ chứa một slide với tiêu đề slide. Bạn có thể chèn bao nhiêu trang trình bày tùy thích từ nhiều bố cục khác nhau.

1. Từ tab Trang Chủ (Home), nhấp vào nửa dưới của lệnh New Slide.
   
2. Chọn bố cục slide mong muốn từ menu xuất hiện.
   
3. Slide mới sẽ xuất hiện. Nhấp vào bất kỳ placeholder và bắt đầu nhập để thêm văn bản. Bạn cũng có thể nhấp vào một biểu tượng để thêm các loại nội dung khác, chẳng hạn như một bức ảnh hoặc đồ thị.
   

Để thay đổi bố cục của một trang chiếu hiện có, hãy bấm vào nút lệnh Layout, sau đó chọn bố cục mong muốn.

Để nhanh chóng thêm một trang chiếu sử dụng cùng một bố cục như trang chiếu đã chọn, hãy bấm vào nửa trên của lệnh New Slide.

Tổ chức các slide

Bài thuyết trình PowerPoint có thể chứa bao nhiêu trang chiếu tùy theo nhu cầu của bạn. Ngăn điều chỉnh trang trình bày (Slide Navigation) ở phía bên trái của màn hình giúp bạn dễ dàng sắp xếp các slide của bạn. Từ đó, bạn có thể tạo bản sao (duplicate), sắp xếp lại (rearrange) và xóa bỏ (delete) các slide trong bài thuyết trình của bạn.

Làm việc với các slide

• Duplicate slide: Nếu bạn muốn sao chép và dán nhanh một trang chiếu, bạn có thể tạo bản sao nó. Để nhân bản các trang chiếu, hãy chọn trang chiếu bạn muốn tạo bản sao nhấp chuột phải và chọn Duplicate Slide từ menu xuất hiện. Bạn cũng có thể nhân đôi nhiều slide cùng một lúc bằng cách chọn chúng đầu tiên.
  
• Di chuyển slide (Move Slides): Thật dễ dàng để thay đổi trật tự các slide của bạn. Chỉ cần nhấp và kéo slide mong muốn trong ngăn Điều hướng trang chiếu đến vị trí mong muốn.
  
• Xóa trang trình bày (Delete Slide): Nếu bạn muốn xóa một trang chiếu khỏi bài thuyết trình của mình, bạn có thể xóa bỏ nó. Chỉ cần chọn trang chiếu bạn muốn xóa, sau đó nhấn nút Xóa bỏ hoặc xóa lùi phím trên bàn phím của bạn.

Để sao chép và dán các slide:

Nếu bạn muốn tạo nhiều trang chiếu có cùng bố cục, bạn có thể thấy dễ dàng hơn khi sao chép và dán một trang chiếu bạn đã tạo thay vì bắt đầu bằng một trang chiếu trống.

1. Chọn Slide bạn muốn sao chép trong ngăn Điều chỉnh trang chiếu, sau đó bấm vào nút lệnh Sao chép trên tab Trang Chủ (Home). Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+C trên bàn phím của bạn.
   
2. Trong ngăn Điều chỉnh Trang chiếu, bấm ngay bên dưới một trang chiếu (hoặc giữa hai trang chiếu) để chọn vị trí dán. Một điểm chèn ngang sẽ xuất hiện.
   
3. Nhấn vào Dán lệnh trên tab Trang Chủ (Home). Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+V trên bàn phím của bạn.
   
4. Trang chiếu sẽ xuất hiện ở vị trí đã chọn.
   

Tùy chỉnh bố cục slide

Đôi khi bạn có thể thấy rằng bố cục trang chiếu không phù hợp chính xác với nhu cầu của mình. Ví dụ: một bố cục có thể có quá nhiều—hoặc quá ít—phần giữ chỗ. Bạn cũng có thể muốn thay đổi cách sắp xếp các chỗ dành sẵn trên trang chiếu. May mắn thay, PowerPoint giúp bạn dễ dàng điều chỉnh bố cục trang chiếu khi cần.

Điều chỉnh placeholders

• Để chọn một placeholder: Di chuột qua cạnh của chỗ dành sẵn và bấm (bạn có thể phải bấm vào văn bản trong chỗ dành sẵn trước để xem đường viền). Một placeholder được chọn sẽ có một đường liền thay vì một đường chấm chấm.
  
• Để di chuyển placeholder: Chọn phần giữ chỗ, sau đó nhấp và kéo nó đến vị trí mong muốn.
  
• Để thay đổi kích thước một placeholder: Chọn placeholder mà bạn muốn thay đổi kích thước. xử lý kích thước sẽ xuất hiện. Nhấp và kéo các xử lý kích thước cho đến khi trình giữ chỗ có kích thước mong muốn. Bạn có thể sử dụng bộ điều khiển định cỡ góc để thay đổi trình giữ chỗ Chiều cao và chiều rộng đồng thời.
  
• Để xóa một  placeholder: Chọn trình giữ chỗ bạn muốn xóa, sau đó nhấn nút Xóa bỏ hoặc xóa lùi phím trên bàn phím của bạn.

Để thêm một hộp văn bản (text box):

Văn bản có thể được chèn vào cả hai  placeholder và text boxes.Chèn hộp văn bản cho phép bạn thêm vào bố cục slide. Không giống như trình giữ chỗ, hộp văn bản luôn ở cùng một vị trí, ngay cả khi bạn thay đổi chủ đề.

1. Từ tab Insert, chọn lệnh Text Box.
   
2. Nhấp và kéo để vẽ hộp văn bản trên trang chiếu.
   
3. Hộp văn bản sẽ xuất hiện. Để thêm văn bản, chỉ cần nhấp vào hộp văn bản và bắt đầu nhập.
   

Sử dụng slide trống

Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn nữa đối với nội dung của mình, bạn có thể muốn sử dụng một trang trình bày trống, không chứa phần giữ chỗ. Có thể tùy chỉnh các trang chiếu trống bằng cách thêm các hộp văn bản, ảnh, biểu đồ của riêng bạn, v.v.

• Để chèn một slide trống, hãy nhấp vào nửa dưới của lệnh New Slide, sau đó chọn Blank từ menu xuất hiện.
  

Mặc dù các trang chiếu trống mang lại sự linh hoạt hơn, nhưng hãy nhớ rằng bạn sẽ không thể tận dụng các bố cục được thiết kế trước có trong mỗi chủ đề.

Để phát bài thuyết trình:

Khi bạn đã sắp xếp các slide của mình, bạn có thể muốn trình chiếu (play) bài thuyết trình của bạn. Đây là cách bạn sẽ trình bày trình chiếu của mình cho khán giả.

1. Nhấn vào lệnh bắt đầu từ đầu (Start From Beginning) trên Thanh công cụ truy cập nhanh để xem bài thuyết trình của bạn.
   
2. Bài thuyết trình sẽ xuất hiện ở chế độ toàn màn hình.
3. Bạn có thể chuyển sang slide tiếp theo bằng cách nhấp chuột của bạn hoặc nhấn phím cách trên bàn phím của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng phím mũi tên trên bàn phím của bạn để di chuyển tiến hoặc lùi trong suốt bài thuyết trình.
4. Nhấn nút Esc để thoát khỏi chế độ thuyết trình.

Bạn cũng có thể nhấn nút F5 ở đầu bàn phím để bắt đầu bài thuyết trình.

Tùy chỉnh trang trình bày

Để thay đổi kích thước trang chiếu:

Theo mặc định, tất cả các trang chiếu trong PowerPoint 2013 đều sử dụng một 16–by-9-hoặc màn ảnh rộng—tỷ lệ khung hình. Bạn có thể biết rằng TV màn hình rộng cũng sử dụng tỷ lệ khung hình 16 x 9. Các slide màn hình rộng sẽ hoạt động tốt nhất với màn hình rộng và máy chiếu. Tuy nhiên, nếu bạn cần bài thuyết trình của mình phù hợp với một 4 nhân 3 màn hình, thật dễ dàng để thay đổi kích thước slide cho phù hợp.

• Để thay đổi kích thước trang chiếu, hãy chọn tab Design, sau đó bấm vào Kích thước trang trình bày. Chọn kích thước slide mong muốn từ menu xuất hiện hoặc nhấp vào Kích thước slide tùy chỉnh để có thêm lựa chọn.
  

Để định dạng nền trang chiếu:

Theo mặc định, tất cả các trang chiếu trong bài thuyết trình của bạn đều sử dụng một nền trắng. Thật dễ dàng để thay đổi kiểu nền cho một số hoặc tất cả các trang chiếu của bạn. Nền có thể có một solid, gradient, pattern hoặc picture.

1. Chọn tab Design, sau đó bấm vào Format Background.
   
2. Bảng Format Background sẽ xuất hiện ở bên phải. Chọn các tùy chọn điền mong muốn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng Solid Fill với màu vang nhạt (light gold).
   
3. Kiểu nền của trang chiếu đã chọn sẽ cập nhật.
4. Nếu bạn muốn, bạn có thể nhấp vào Áp dụng cho tất cả để áp dụng cùng một kiểu nền cho tất cả các trang chiếu trong bài thuyết trình của bạn.
   

Để áp dụng một chủ đề (theme):

Một chủ đề là một kết hợp được xác định trước màu sắc, phông chữ và hiệu ứng có thể nhanh chóng thay đổi giao diện của toàn bộ trình chiếu của bạn. Chủ đề khác nhau cũng sử dụng khác nhau bố cục slide, có thể thay đổi cách sắp xếp các trình giữ chỗ hiện tại của bạn. Chúng ta sẽ nói nhiều hơn về chủ đề sau trong bài học Áp dụng chủ đề.

1. Chọn tab Thiết kế (Design) trên Ribbon, sau đó bấm vào mũi tên thả xuống để xem tất cả các chủ đề có sẵn.
   
2. Chọn chủ đề mong muốn.
   
3. Chủ đề sẽ được áp dụng cho bạn toàn bộ bài thuyết trình.
   

Hãy thử áp dụng một vài chủ đề cho bài thuyết trình của bạn. Một số chủ đề sẽ hoạt động tốt hơn những chủ đề khác, tùy thuộc vào nội dung của bạn.