Hãy cùng làm quen với PowerPoint qua những bài viết hướng dẫn PowerPoint của Bachkhoatrithuc.vn.
Giới thiệu
Bất cứ khi nào bạn tạo một bản trình bày mới trong PowerPoint, bạn sẽ cần biết cách Lưu (Save) để truy cập và chỉnh sửa nó sau này. Cũng như các phiên bản trước của PowerPoint, bạn có thể lưu tệp vào máy tính. Nếu muốn, bạn cũng có thể lưu tệp vào Cloud sử dụng OneDrive. Bạn có thể export và chia sẻ (share ) thuyết trình trực tiếp từ PowerPoint.
Save và Save as
PowerPoint cung cấp hai cách để lưu tệp: Save và Save as. Các tùy chọn này hoạt động theo cách tương tự, với một vài điểm khác biệt quan trọng.
- Save: Khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa bản trình bày, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu các thay đổi của bạn. Bạn sẽ sử dụng lệnh này hầu hết thời gian. Khi bạn lưu tệp, lần đầu tiên bạn chỉ cần chọn tên tệp và vị trí. Sau đó, bạn có thể chỉ cần nhấp vào lệnh Lưu để lưu nó với cùng tên và vị trí.
- Save as: Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo một sao chép của một bài thuyết trình trong khi vẫn giữ bản gốc. Khi bạn sử dụng Lưu dưới dạng, bạn sẽ cần chọn một tên và/hoặc vị trí khác cho phiên bản đã sao chép.
Để lưu một bài thuyết trình:
Điều quan trọng là lưu bài thuyết trình của bạn bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án mới hoặc thay đổi một dự án hiện có. Lưu sớm và thường xuyên có thể ngăn công việc của bạn bị mất. Bạn cũng cần hết sức chú ý bạn lưu ở đâu cách trình bày để sau này dễ tìm.
- Xác định vị trí và chọn lệnh Save trên thanh Quick Access Toolbar.
- Nếu bạn đang lưu tệp lần đầu tiên, Khung Save as sẽ xuất hiện trong Backstage view.
- Sau đó, bạn sẽ cần phải chọn lưu ở đâu các tập tin và cung cấp cho nó một tên tập tin. Nhấp chuột duyệt để chọn một vị trí trên máy tính của bạn. Bạn cũng có thể nhấp vào Onedrive để lưu tệp vào OneDrive của bạn.
- Hộp thoại Save as sẽ xuất hiện.Chọn địa điểm nơi bạn muốn lưu bản trình bày.
- Nhập tên tập tin cho bản trình bày, sau đó nhấp vào Save.
- Bài thuyết trình sẽ đã lưu. Bạn có thể nhấp vào lệnh Save một lần nữa để lưu các thay đổi của bạn khi bạn sửa đổi bản trình bày.
Bạn cũng có thể truy cập vào lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl+S trên bàn phím của bạn.
Sử dụng Save As để tạo một bản sao
Nếu bạn muốn lưu một phiên bản khác của một bài thuyết trình trong khi vẫn giữ bản gốc, bạn có thể tạo một sao chép. Ví dụ: nếu bạn có một tệp có tên Trình bày khách hàng (Client Presentation) bạn có thể lưu nó dưới dạng Trình bày khách hàng 2 vì vậy bạn sẽ có thể chỉnh sửa tệp mới và vẫn tham khảo lại phiên bản gốc.
Để làm điều này, bạn sẽ nhấp vào nút Save as trong chế độ xem Backstage. Giống như khi lưu tệp lần đầu tiên, bạn sẽ cần chọn lưu ở đâu tập tin và cung cấp cho nó một tập tin mới tên tập tin.
Để thay đổi vị trí lưu mặc định:
Nếu bạn không muốn sử dụng Onedrive, bạn có thể bực bội vì OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu. Nếu bạn thấy điều này bất tiện, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định Vì thế this computer được chọn theo mặc định.
- Nhấn vào tab File để truy cập Backstage view.
- Nhấp chuột Tùy chọn.
- Hộp thoại Tùy chọn PowerPoint sẽ xuất hiện. Lựa chọn Save, chọn vào ô kế bên Lưu vào máy tính theo mặc định (Save to Computer by default) sau đó nhấn vào OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.
Sử dụng Tự động Phục hồi (AutoRecover)
PowerPoint tự động lưu bản trình bày của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn đang làm việc với chúng. Nếu bạn quên lưu các thay đổi của mình hoặc nếu PowerPoint gặp sự cố, bạn có thể khôi phục tệp bằng cách sử dụng Tự động phục hồi.
Để sử dụng AutoRecover:
- Mở PowerPoint. Nếu phiên bản tự động lưu của một tập tin được tìm thấy, các Tài liệu Hồi phục khung sẽ xuất hiện.
- Bấm vào để mở một tập tin có sẵn. Bài thuyết trình sẽ được phục hồi.
Theo mặc định, PowerPoint sẽ tự động lưu cứ sau 10 phút. Nếu bạn đang chỉnh sửa bản trình bày dưới 10 phút, PowerPoint có thể không tạo phiên bản lưu tự động.
Nếu bạn không thấy tệp mình cần, bạn có thể duyệt tất cả các tệp được lưu tự động từ Backstage view. Chỉ cần chọn tab File, nhấp vào Quản lý bài thuyết trình sau đó chọn Khôi phục bài thuyết trình chưa lưu.
Xuất bản bài thuyết trình
Theo mặc định, bản trình bày PowerPoint được lưu trong thư mục .pptx loại tệp. Tuy nhiên, có thể có lúc bạn cần sử dụng loại tập tin khác chẳng hạn như một PDF hoặc PowerPoint 97-2003 presentation. Thật dễ dàng để xuất bản bài thuyết trình của bạn từ PowerPoint sang nhiều loại tệp khác nhau.
- PDF: Thao tác này sẽ lưu bản trình bày dưới dạng tài liệu PDF thay vì một tệp PowerPoint.
- Video: Thao tác này sẽ lưu bản trình bày dưới dạng video.
- Package for CD: Thao tác này sẽ lưu bản trình bày trong một thư mục cùng với Trình xem Microsoft PowerPoint, một trình phát trình chiếu đặc biệt mà bất kỳ ai cũng có thể tải xuống.
- Handouts: Thao tác này sẽ in phiên bản bản phát tay của các trang trình bày của bạn.
- Loại tệp khác: Điều này lưu trong các loại tệp khác, bao gồm PNG và PowerPoint 97-2003.
Để xuất bản bài thuyết trình:
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ lưu bản trình bày dưới dạng PowerPoint 97-2003 tập tin.
- Nhấn vào tab File để truy cập Backstage view.
- Nhấp chuột Export, sau đó chọn tùy chọn mong muốn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Change File Type.
- Chọn một tập tin loại sau đó nhấn vào Save as.
- Hộp thoại Save as sẽ xuất hiện. chọn địa điểm nơi bạn muốn xuất bản trình bày, hãy nhập một tên tập tin sau đó nhấn vào Save.
Bạn cũng có thể sử dụng Save as type, từ tùy chọn thả xuống trong hộp thoại Save as để lưu bản trình bày ở nhiều loại tệp khác nhau. Hãy cẩn thận chọn loại tệp mà người khác có thể mở.
Chia sẻ bài thuyết trình
PowerPoint giúp bạn dễ dàng chia sẻ và cộng tác (share and collaborate) trên các bài thuyết trình bằng cách sử dụng Onedrive. Trước đây, nếu bạn muốn chia sẻ tệp với ai đó, bạn có thể gửi tệp dưới dạng tệp đính kèm email. Trong khi thuận tiện, hệ thống này cũng tạo ra nhiều phiên bản của cùng một tệp, điều này có thể khó tổ chức.
Khi bạn chia sẻ bản trình bày từ PowerPoint, thực tế là bạn đang cấp cho người khác quyền truy cập vào chính xác cùng một tập tin. Điều này cho phép bạn và những người mà bạn chia sẻ chỉnh sửa cùng một bản trình bày mà không cần phải theo dõi nhiều phiên bản.
Để chia sẻ một bài thuyết trình, trước tiên nó phải được đã lưu đến của bạn Một ổ đĩa.
Để chia sẻ một bài thuyết trình:
- Nhấn vào tab File để truy cập Backstage view sau đó nhấn vào Chia sẻ (Share).
- PowerPoint sẽ trở lại dạng xem Thường và mở bảng Share ở phía bên phải của cửa sổ. Từ đây, bạn có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu của mình, xem danh sách những người có quyền truy cập vào tài liệu và đặt xem họ có thể chỉnh sửa hay chỉ xem tài liệu.
Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về PowerPoint.
