PowerPoint Bài 2: Tạo và mở bản trình bày

Hãy cùng làm quen với PowerPoint qua những bài viết hướng dẫn PowerPoint của Bachkhoatrithuc.vn.

Giới thiệu

Các tệp PowerPoint được gọi là bài thuyết trình (presentations). Bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án mới trong PowerPoint, bạn sẽ cần tạo một bản trình bày mới có thể là trống (blank) hoặc từ một mẫu (template). Bạn cũng sẽ cần phải biết làm thế nào để mở một bài thuyết trình hiện có.

Để tạo một bài thuyết trình mới:

Khi bắt đầu một dự án mới trong PowerPoint, bạn thường muốn bắt đầu với một bản trình bày trống mới.

  1. Chọn tab File để đi đến Backstage view.
    Nhấp vào tab Tệp
  2. Lựa chọn New ở phía bên trái của cửa sổ, sau đó nhấp vào Trình bày trống (Blank Presentation).
    Tạo bản trình bày mới
  3. Một bản trình bày mới sẽ xuất hiện.

Để tạo một bản trình bày mới từ một mẫu:

Một mẫu là một trình bày được thiết kế trước bạn có thể sử dụng để tạo một trình chiếu mới một cách nhanh chóng. Mẫu thường bao gồm định dạng tùy chỉnhthiết kế vì vậy chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi bắt đầu một dự án mới.

  1. Nhấn vào tab File để truy cập Backstage view sau đó chọn New.
  2. Bạn có thể nhấp vào tìm kiếm được đề xuất để tìm mẫu hoặc sử dụng thanh Tìm kiếm để tìm một cái gì đó cụ thể hơn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ tìm kiếm từ khóa bảng đen (chalkboard).
    Tìm kiếm các mẫu
  3. Chọn một mẫu để xem xét nó.
    Chọn một mẫu
  4. Một xem trước (preview) của mẫu sẽ xuất hiện, cùng với thông tin thêm về cách mẫu có thể được sử dụng.
  5. Nhấp chuột Tạo ra (Create) để sử dụng mẫu đã chọn.
    Tạo bản trình bày mới với mẫu
  6. Một bài thuyết trình mới sẽ xuất hiện với mẫu đã chọn.

Điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các mẫu đều do Microsoft tạo. Nhiều mẫu được tạo bởi các nhà cung cấp bên thứ ba và thậm chí cả người dùng cá nhân, vì vậy một số mẫu có thể hoạt động tốt hơn những mẫu khác.

Để mở bài thuyết trình hiện có:

Ngoài việc tạo các bài thuyết trình mới, bạn thường cần mở một bài thuyết trình đã được lưu trước đó. Để tìm hiểu thêm về cách lưu bản trình bày, hãy xem lại bài học của chúng tôi về Lưu bản trình bày.

  1. Chọn tab File để đi đến Backstage view sau đó nhấn vào Mở (Open).
    Nhấp vào Mở
  2. Nhấp chuột Browwse. Bạn cũng có thể chọn Onedrive để mở các tệp được lưu trữ trên OneDrive của bạn.
    Nhấp vào Duyệt
  3. Hộp thoại Open sẽ xuất hiện. Xác định vị trí và chọn bài thuyết trình của bạn sau đó nhấn vào Mở (Open).
    Mở một bài thuyết trình

Hầu hết các tính năng trong Microsoft Office, bao gồm cả PowerPoint, đều hướng đến việc lưu và chia sẻ tài liệu Trực tuyến. Điều này được thực hiện với Onedrive, là không gian lưu trữ trực tuyến cho các tài liệu và tệp của bạn. Nếu bạn muốn sử dụng OneDrive, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào PowerPoint bằng tài khoản Microsoft của mình. Xem lại bài học của chúng tôi về Tìm hiểu OneDrive để tìm hiểu thêm.

Để ghim một bài thuyết trình:

Nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một bài thuyết trình bạn có thể ghim nó vào chế độ xem Backstage để dễ dàng truy cập.

  1. Chọn tab File để đi đến Backstage view sau đó nhấn vào Open. Bài thuyết trình gần đây của bạn sẽ xuất hiện.
  2. Di chuột qua bài thuyết trình bạn muốn ghim, sau đó bấm vào biểu tượng đinh ghim.
    Ghim một bản trình bày
  3. Bài thuyết trình sẽ ở lại trong list bài thuyết trình gần đây cho đến khi nó được bỏ ghim. Để bỏ ghim bản trình bày, hãy nhấp lại vào biểu tượng đinh ghim.
    Bản trình bày được ghim

Chế độ tương thích (Compatibility Mode)

Đôi khi, bạn có thể cần phải làm việc với các bản trình bày đã được tạo trong các phiên bản PowerPoint cũ hơn, chẳng hạn như PowerPoint 2003 hoặc PowerPoint 2000. Khi bạn mở các loại bản trình bày này, chúng sẽ xuất hiện trong Chế độ tương thích (Compatibility Mode).

Chế độ tương thích vô hiệu hóa một số tính năng nhất định, vì vậy bạn sẽ chỉ có thể truy cập các lệnh có trong chương trình đã được sử dụng để tạo bản trình bày. Ví dụ: nếu bạn mở bản trình bày được tạo trong PowerPoint 2003, bạn chỉ có thể sử dụng các tab và lệnh có trong PowerPoint 2003.

Trong hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy ở đầu cửa sổ rằng bản trình bày đang ở Chế độ tương thích. Thao tác này sẽ tắt một số tính năng hiện tại của PowerPoint, bao gồm các kiểu chuyển tiếp trang chiếu mới hơn.

Chế độ tương thích

Để thoát khỏi Chế độ tương thích, bạn cần phải đổi bản trình bày sang loại phiên bản hiện tại. Tuy nhiên, nếu bạn đang cộng tác với những người khác chỉ có quyền truy cập vào phiên bản PowerPoint cũ hơn, thì tốt nhất bạn nên để bản trình bày ở Chế độ tương thích để định dạng không thay đổi.

Bạn có thể xem lại trang hỗ trợ này của Microsoft để tìm hiểu thêm về tính năng nào bị tắt trong Chế độ tương thích.

Để chuyển đổi một bài thuyết trình:

Nếu bạn muốn truy cập vào các tính năng mới hơn, bạn có thể đổi bản trình bày sang định dạng tệp hiện tại.

Lưu ý rằng việc chuyển đổi tệp có thể gây ra một số thay đổi đối với bố cục ban đầu của bài thuyết trình.

  1. Nhấn vào tab File để truy cập chế độ xem Backstage.
    Nhấp vào tab Tệp
  2. Xác định vị trí và chọn lệnhConvert (Chuyển).
    Chuyển đổi bản trình bày sang loại tệp mới nhất
  3. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn địa điểm nơi bạn muốn lưu bản trình bày, nhập một tên tập tin và bấm Save.
    Lưu phiên bản mới của sổ làm việc
  4. Bản trình bày sẽ được chuyển đổi sang loại tệp mới nhất.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về PowerPoint.

5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.