PowerPoint Bài 26: Kiểm tra và Bảo vệ Bài thuyết trình

Giới thiệu

Trước khi chia sẻ một bài thuyết trình, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng nó không bao gồm bất kỳ thông tin nào mà bạn muốn giữ riêng tư. Bạn cũng có thể muốn ngăn người khác chỉnh sửa tệp của mình. May mắn thay, PowerPoint bao gồm một số công cụ để trợ giúp kiểm tra và bảo vệ bài thuyết trình của bạn.

Công cụ kiểm tra tài liệu (The Document Inspector)

Bất cứ khi nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa một bản trình bày, một số thông tin cá nhân có thể được thêm vào tệp một cách tự động—chẳng hạn như thông tin về tác giả của tài liệu. Bạn có thể dùng Document Inspector để xóa loại thông tin này trước khi chia sẻ bản trình bày với người khác.

Vì một số thay đổi có thể là vĩnh viễn, bạn nên sử dụng Save as để tạo bản sao lưu bản trình bày của bạn trước khi sử dụng Trình kiểm tra tài liệu.

Để sử dụng Document Inspector:

1. Nhấn vào tab File để đi đến Backstage view.
2. Từ ngăn Info, bấm vào Kiểm tra các vấn đề (Check for Issues) sau đó chọn Inspect Document từ tùy chọn thả xuống.
   
3. Các Document Inspector sẽ xuất hiện. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu các ô tùy theo nội dung muốn xem lại rồi bấm Inspect. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng các lựa chọn mặc định.
   
4. Các inspection results sẽ hiển thị một dấu chấm than đối với bất kỳ danh mục nào mà nó tìm thấy dữ liệu có khả năng nhạy cảm và nó cũng sẽ có một nút Remove All cho từng danh mục này. Nhấp chuột Remove All để loại bỏ dữ liệu.
   
5. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close.

Bảo vệ bài thuyết trình của bạn

Theo mặc định, bất kỳ ai có quyền truy cập vào bản trình bày của bạn đều có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung của nó trừ khi bạn bảo vệ nó. Có một số cách để bảo vệ bài thuyết trình, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Để bảo vệ tài liệu của bạn:

1. Nhấn vào tab File để đi đến Backstage view.
2. Từ ngăn File, bấm vào Protect Presentation.
3. Trong tùy chọn thả xuống, hãy chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Đánh dấu ở cuối cùng. Đánh dấu bản trình bày của bạn là bản cuối cùng là một cách hay để ngăn người khác chỉnh sửa tệp, trong khi các tùy chọn khác thậm chí còn cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn nếu cần.
   
4. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, nhắc bạn lưu. Nhấp chuột OK.
   
5. Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Nhấp chuột OK.
   
6. Bài thuyết trình sẽ được đánh dấu là cuối cùng. Bất cứ khi nào người khác mở tệp, một thanh sẽ xuất hiện ở trên cùng để ngăn họ chỉnh sửa tài liệu.
   

Đánh dấu bản trình bày là bản cuối cùng sẽ không ngăn ai đó chỉnh sửa bản trình bày đó vì họ chỉ có thể chọn Dù sao cũng chỉnh sửa. Nếu bạn muốn ngăn mọi người chỉnh sửa nó, bạn có thể sử dụng Hạn chế truy cập tùy chọn thay thế.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về PowerPoint.