PowerPoint Bài 1: Bắt đầu với PowerPoint

Giới thiệu

PowerPoint là một chương trình thuyết trình (presentation program) cho phép bạn tạo các bản trình chiếu động. Các bản trình bày này có thể bao gồm hoạt ảnh, tường thuật, hình ảnh, video, v.v. Trong bài học này, bạn sẽ tìm hiểu về môi trường PowerPoint, bao gồm Ribbon, Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) và Xem hậu trường (Backstage view).

Giới thiệu về hướng dẫn này

Các thủ tục trong hướng dẫn này sẽ làm việc cho tất cả các phiên bản gần đây của Microsoft PowerPoint bao gồm PowerPoint 2019, PowerPoint 2016 và Office 365. Có thể có một số khác biệt nhỏ, nhưng phần lớn các phiên bản này là tương tự nhau. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng một phiên bản trước đó thay vào đó, bạn có thể muốn tham khảo một trong các hướng dẫn PowerPoint khác của chúng tôi.

Giao diện PowerPoint (PowerPoint interface)

Khi bạn mở PowerPoint lần đầu tiên, Màn hình bắt đầu (Start Screen) sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn sẽ có thể tạo một thuyết trình mới (new presentation) chọn một mẫu và truy cập của bạn bài thuyết trình được chỉnh sửa gần đây. Từ Màn hình bắt đầu, định vị và chọn Trình bày trống (Blank Presentation) để truy cập vào giao diện PowerPoint.

Làm việc với môi trường PowerPoint

Ribbon và Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) là nơi bạn sẽ tìm thấy các lệnh để thực hiện các tác vụ phổ biến trong PowerPoint. Backstage view cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để lưu, mở tệp, in và chia sẻ tài liệu của bạn.

Ribbon

PowerPoint sử dụng một hệ thống Ribbon theo tab thay vì menu truyền thống. Ribbon chứa nhiều tab mỗi cái có một số các nhóm lệnh. Ví dụ: nhóm Phông chữ (Font) trên tab Trang chủ (Home) chứa các lệnh để định dạng văn bản trong tài liệu của bạn.

Một số nhóm còn có mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải mà bạn có thể nhấp vào để có thêm tùy chọn.

Hiện và ẩn Ribbon

Ribbon được thiết kế để đáp ứng nhiệm vụ hiện tại của bạn, nhưng bạn có thể chọn giảm thiểu nó nếu bạn thấy rằng nó chiếm quá nhiều không gian màn hình. Nhấn vào Tùy chọn Hiển thị Ribbon mũi tên ở góc trên bên phải của Dải băng để hiển thị menu thả xuống.

• Tự động ẩn Ribbon (Auto-hide Ribbon): Tự động ẩn hiển thị sổ làm việc của bạn ở chế độ toàn màn hình và ẩn hoàn toàn Dải băng. Đến hiển thị Ribbon nhấn vào Mở rộng Ribbon lệnh ở đầu màn hình.
• Hiển thị các tab (Show Tabs): Tùy chọn này ẩn tất cả các nhóm lệnh khi chúng không được sử dụng, nhưng tab sẽ vẫn hiển thị. Đến hiển thị Ribbon chỉ cần nhấp vào một tab.
• Hiển thị Tab và Lệnh (Show Tabs and Commands): Tùy chọn này phóng to thanh Ribbon. Tất cả các tab và lệnh sẽ hiển thị. Tùy chọn này được chọn theo mặc định khi bạn mở PowerPoint lần đầu tiên.

Sử dụng tính năng Tell Me

Nếu bạn gặp khó khăn khi tìm một lệnh bạn muốn, tính năng Tell Me có thể giúp đỡ. Nó hoạt động giống như một thanh tìm kiếm thông thường: Nhập nội dung bạn đang tìm kiếm và một danh sách các tùy chọn sẽ xuất hiện. Sau đó, bạn có thể sử dụng lệnh trực tiếp từ menu mà không cần phải tìm nó trên Ribbon.

Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar)

Nằm ngay phía trên Ribbon, Thanh công cụ truy cập nhanh cho phép bạn truy cập các lệnh phổ biến bất kể tab nào được chọn. Theo mặc định, nó bao gồm mệnh lệnh Save, Hoàn tác (Undo), Làm lại (Redo) và bắt đầu từ đầu (Start From Beginning). Bạn có thể thêm các lệnh khác tùy theo sở thích của mình.

Để thêm các lệnh vào Thanh công cụ truy cập nhanh:

1. Nhấn vào mũi tên thả xuống bên phải của Thanh công cụ truy cập nhanh.
   
2. Chọn lệnh bạn muốn thêm từ tùy chọn thả xuống. Để chọn từ nhiều lệnh hơn, hãy chọn Thêm lệnh (More Commands).
   
3. Lệnh sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.
   

Thước, hướng dẫn và đường lưới (Ruler, guides, and gridlines)

PowerPoint bao gồm một số công cụ giúp tổ chức và sắp xếp nội dung trên các trang chiếu của bạn, bao gồm Ruler, guides và gridlines. Những công cụ này làm cho nó dễ dàng hơn để căn chỉnh các đối tượng trên các slide của bạn. Đơn giản chỉ cần nhấp vào checkboxes bên trong nhóm Show trên tab View để hiển thị và ẩn các công cụ này.

Thu phóng và các tùy chọn xem khác

PowerPoint có nhiều tùy chọn xem thay đổi cách hiển thị bản trình bày của bạn. Bạn có thể chọn xem bản trình bày của mình trong Normal view (Xem bình thường), Slide Sorter view (xem sắp xếp trang trình bày), Reading view (Xem ở chế độ đọc), hoặc Slide Show view (Xem ở chế độ trình chiếu). Bạn cũng có thể phóng to và thu nhỏ để làm cho bản trình bày của bạn dễ đọc hơn.

Chuyển đổi chế độ xem slide

Chuyển đổi giữa các chế độ xem slide rất dễ dàng. Chỉ cần xác định vị trí và chọn lệnh xem slidemong muốn ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ PowerPoint.

Phóng to và thu nhỏ

Để phóng to hoặc thu nhỏ, nhấp và kéo thanh trượt điều khiển thu phóng ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ PowerPoint. Bạn cũng có thể chọn các mệnh lệnh + hoặc – để phóng to hoặc thu nhỏ từng bước nhỏ hơn. Số bên cạnh thanh trượt hiển thị hiện tại phần trăm thu phóng còn được gọi là Mức độ phóng to.

Backstage view

Backstage view cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để lưu, mở, in và chia sẻ bản trình bày của mình. Để truy cập chế độ xem Backstage, hãy nhấp vào nút tab File trên Ribbon.

Nhấp vào các nút trong phần tương tác bên dưới để tìm hiểu thêm về cách sử dụng chế độ xem Backstage.