Hãy cùng làm quen với Excel và mẹo in trang tính excel qua những bài viết hướng dẫn Excel của Bachkhoatrithuc.vn.
Vậy là bạn đã tạo xong một bảng tính Excel với đầy đủ dữ liệu. Nó được tổ chức tốt, cập nhật và bạn đã định dạng nó chính xác như bạn muốn, vì vậy bạn quyết định in trang tính excel ra một bản cứng… và nó trông giống như một mớ hỗn độn.
Các trang tính Excel không phải lúc nào cũng trông đẹp mắt trên giấy vì chúng không được thiết kế để vừa trên một trang—chúng được thiết kế để có chiều dài và chiều rộng tùy theo nhu cầu của bạn. Điều này rất tốt cho việc chỉnh sửa và xem trên màn hình, nhưng điều đó có nghĩa là dữ liệu của bạn có thể không phù hợp một cách tự nhiên với một tờ giấy tiêu chuẩn.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là không thể làm cho một bảng tính Excel trông đẹp trên giấy. Trên thực tế, nó thậm chí không khó đến thế. Các mẹo in trang tính excel sau đây sẽ hoạt động theo cách tương tự trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019.
1. Xem trước trang tính của bạn trước khi in trang tính excel
Bạn có thể thấy chính xác trang tính của mình sẽ trông như thế nào trên trang được in bằng cách sử dụng tính năng Xem thử bản in (Print Preview). Về mặt tiết kiệm thời gian và giấy, Print Preview là công cụ in có giá trị nhất của bạn. Bạn thậm chí có thể thực hiện một số thay đổi bên trong nó, chẳng hạn như nhấp vào và kéo lề in để làm cho chúng rộng hơn hoặc hẹp hơn. Kiểm tra nó khi bạn thay đổi các tùy chọn in và bố cục để đảm bảo bảng tính của bạn trông giống như cách bạn muốn.
2. Quyết định những gì bạn sẽ in
Nếu bạn chỉ cần xem một phân đoạn nhất định trong dữ liệu của mình, đừng bận tâm đến việc in toàn bộ sổ làm việc—chỉ cần in dữ liệu cụ thể. Bạn chỉ có thể in trang tính mà bạn đang xem bằng cách đi tới ngăn in và chọn In trang tính đang hoạt động (Print Active Sheets) hoặc bạn có thể chọn In toàn bộ sổ làm việc (Print Entire Workbook) để in toàn bộ tập tin. Bạn cũng có thể in một đoạn nhỏ dữ liệu của mình bằng cách chọn dữ liệu, rồi chọn Lựa chọn in (Print Selection) trong các tùy chọn in.
3. Tối đa hóa không gian của bạn
Bạn bị giới hạn bởi kích thước của giấy mà bạn đang in, nhưng có nhiều cách để tận dụng tối đa không gian này. Hãy thử thay đổi hướng trang. Hướng mặc định phù hợp với dữ liệu có nhiều hàng hơn cột, nhưng nếu trang tính của bạn rộng hơn chiều cao, hãy thay đổi hướng trang thành ngang. Vẫn cần thêm chỗ? Bạn có thể thay đổi độ rộng của lề trên mép giấy của mình. Chúng càng nhỏ thì càng có nhiều chỗ cho dữ liệu của bạn. Cuối cùng, nếu trang tính của bạn không lớn, hãy thử với Tùy chọn mở rộng tùy chỉnh (Custom Scaling Options) để vừa với tất cả các hàng, cột hoặc toàn bộ trang tính của bạn trên một tờ giấy.
4. Sử dụng tiêu đề in
Khi trang tính Excel của bạn dài hơn một trang, việc hiểu những gì bạn đang xem có thể trở nên khó khăn. Các lệnh In tiêu đề (Print Titles) cho phép bạn bao gồm một hàng hoặc cột tiêu đề trên mỗi trang trong bảng tính của mình. Các cột hoặc hàng bạn chọn sẽ hiển thị trên mọi trang của bản in của bạn, điều này giúp cho việc đọc dữ liệu của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.
5. Sử dụng ngắt trang
Nếu trang tính của bạn chiếm nhiều hơn một tờ giấy, hãy cân nhắc sử dụng dấu ngắt trang để quyết định chính xác dữ liệu nào sẽ nằm trên trang nào. Khi bạn chèn một ngắt trang vào trang tính của mình, mọi thứ bên dưới ngắt trang sẽ được di chuyển đến một trang khác với mọi thứ ở trên nó. Điều này rất hữu ích vì nó cho phép bạn chia nhỏ dữ liệu của mình theo cách bạn muốn.
Thực hiện theo các mẹo in trang tính excel này sẽ giúp ích rất nhiều cho việc làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn. Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất và một số mẹo về Excel.
