Word Bài 4: Khái niệm cơ bản về văn bản Word

Hãy cùng làm quen với MS Word qua những bài viết hướng dẫn MS Word của Bachkhoatrithuc.vn.

Giới thiệu

Nếu bạn là người mới sử dụng Microsoft Word, bạn sẽ cần tìm hiểu các kiến thức cơ bản về đánh máy, chỉnh sửa và sắp xếp văn bản. Nhiệm vụ cơ bản bao gồm khả năng Add (cộng), Delete (xóa bỏ) và Move (di chuyển) văn bản trong tài liệu của bạn, cũng như làm thế nào để cut (cắt), copy (sao chép) và paste (dán).

Sử dụng điểm chèn để thêm văn bản Word

Các điểm chèn (insertion point) là đường thẳng đứng nhấp nháy trong tài liệu của bạn. Nó cho biết nơi bạn có thể nhập chữ trên trang. Bạn có thể sử dụng điểm chèn theo nhiều cách khác nhau.

Blank document (Tài liệu trống): Khi một tài liệu trống mới mở ra, điểm chèn sẽ xuất hiện ở góc trên cùng bên trái của trang. Nếu muốn, bạn có thể bắt đầu nhập từ vị trí này.
Adding spaces (Thêm khoảng cách): Nhấn nút Space để thêm không gianvào sau một từ hoặc ở giữa văn bản.
New paragraph line (Dòng đoạn mới): Nhấn Enter trên bàn phím của bạn để di chuyển điểm chèn tới dòng đoạn tiếp theo.
Manual placement (Vị trí thủ công): Sau khi bắt đầu nhập, bạn có thể sử dụng chuột để di chuyển điểm chèn đến một vị trí cụ thể trong tài liệu của mình. Đơn giản chỉ cần nhấp vào địa điểm trong văn bản mà bạn muốn đặt nó.
Arrow keys (Phím mũi tên): Bạn cũng có thể sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển điểm chèn. Các phím mũi tên trái và phải sẽ di chuyển ở giữa ký tự liền kề trên cùng một dòng, trong khi mũi tên hướng lên và xuống sẽ di chuyển ở giữa dòng đoạn văn. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+Trái hoặc Ctrl+Phải để nhanh chóng di chuyển giữa toàn bộ từ.

Trong một tài liệu trống mới, bạn có thể nhấp đúp chuột để di chuyển điểm chèn đến nơi khác trên trang.

Chọn văn bản Word

Trước khi bạn có thể di chuyển hoặc định dạng văn bản word, bạn cần phải chọn nó. Để thực hiện việc này, nhấp và kéo chuột qua văn bản, sau đó thả chuột. Một hộp được đánh dấu sẽ xuất hiện trên văn bản word đã chọn.

Khi bạn chọn văn bản Word hoặc hình ảnh trong Word, một thanh công cụ di chuột với các phím tắt lệnh sẽ xuất hiện. Nếu lúc đầu thanh công cụ không xuất hiện, hãy thử di chuột qua vùng chọn.

Để chọn nhiều dòng văn bản:

Di chuyển con trỏ chuột sang bên trái của bất kỳ dòng nào để nó trở thành một mũi tên nghiêng phải.
Kích chuột. Dòng sẽ được chọn.
Để chọn nhiều dòng nhấp và kéo chuột lên hoặc xuống.
Để chọn tất cả của văn bản Word trong tài liệu của bạn, hãy chọn lệnh Select trên tab Trang chủ (Home), sau đó nhấp vào Chọn tất cả (Select All). Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+A trên bàn phím của bạn.

Các phím tắt khác bao gồm nhấp đúp vào để chọn một từ và bấm ba lần để chọn toàn bộ câu hoặc đoạn văn.

Để xóa văn bản:

Có một số cách để xóa bỏ (delete) hoặc xóa (remove) văn bản:

Để xóa văn bản vào bên trái của điểm chèn, nhấn nút Backspace (Xóa lùi) trên bàn phím của bạn.
Để xóa văn bản vào bên phải của điểm chèn, nhấn nút Delete (Xóa bỏ) trên bàn phím của bạn.
chọn chữ bạn muốn loại bỏ, sau đó nhấn nút Delete.

Nếu bạn chọn văn bản và bắt đầu nhập, văn bản đã chọn sẽ tự động bị xóa và thay thế bằng văn bản mới.

Sao chép và di chuyển văn bản

Word cho phép bạn sao chép (copy) văn bản đã có trong tài liệu của bạn và dán (paste) nó ở những nơi khác, có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Nếu bạn muốn di chuyển văn bản trong tài liệu của mình, bạn có thể cắt và dán (cut and paste) hoặc kéo và thả (drag and drop).

Để sao chép và dán văn bản:

Chọn văn bản bạn muốn sao chép.
Nhấn vào lệnh Copy trên tab Trang chủ (Home). Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+C trên bàn phím của bạn.
Đặt điểm chèn ở nơi bạn muốn văn bản xuất hiện.
Nhấn vào lệnh Paste trên tab Trang chủ (Home). Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+V trên bàn phím của bạn.
Văn bản sẽ xuất hiện.

Để cắt và dán văn bản:

Chọn text bạn muốn cắt.
Nhấn vào lệnh Cut trên tab Trang chủ (Home). Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+X trên bàn phím của bạn.
Đặt điểm chèn của bạn ở nơi bạn muốn văn bản xuất hiện.
Nhấn vào lệnh Paste trên tab Trang chủ (Home). Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+V trên bàn phím của bạn.
Văn bản Word sẽ xuất hiện.

Bạn cũng có thể cắt, sao chép và dán bằng cách nhấp chuột phải vào tài liệu của mình và chọn hành động mong muốn từ tùy chọn thả xuống. Khi bạn sử dụng phương pháp này để dán, bạn có thể chọn từ ba tùy chọn xác định cách văn bản Word sẽ được định dạng: Giữ định dạng nguồn ( Keep Source Formatting), Hợp nhất định dạng (Merge Formatting) và Chỉ giữ văn bản (Keep Text Only). Bạn có thể di chuột qua từng biểu tượng để xem giao diện của nó trước khi chọn.

Để kéo và thả văn bản:

Chọn text bạn muốn di chuyển.
Nhấp và kéo đến vị trí mà bạn muốn nó xuất hiện. Một hình chữ nhật nhỏ sẽ xuất hiện bên dưới mũi tên để cho biết bạn đang di chuyển văn bản Word.
Nhả chuột và văn bản Word sẽ xuất hiện.

Nếu văn bản Word không xuất hiện ở vị trí chính xác mà bạn muốn, bạn có thể nhấn nút Enter trên bàn phím để di chuyển văn bản sang một dòng mới.

Hoàn tác và làm lại (Undo và Redo)

Giả sử bạn đang làm việc trên một tài liệu và vô tình xóa một số văn bản Word. May mắn thay, bạn sẽ không phải gõ lại mọi thứ bạn vừa xóa! Word cho phép bạn Hoàn tác (Undo) hành động gần đây nhất của bạn khi bạn mắc lỗi như thế này.

Để làm điều này, xác định vị trí và chọn lệnh Undo trên Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar). Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+Z trên bàn phím của bạn. Bạn có thể tiếp tục sử dụng lệnh này để hoàn tác nhiều thay đổi liên tiếp.

Ngược lại, lệnh Redo cho phép bạn đảo ngược việc hoàn tác cuối cùng. Bạn cũng có thể truy cập lệnh này bằng cách nhấn Ctrl+Y trên bàn phím của bạn.

Ký hiệu (Symbols)

Nếu bạn cần chèn một ký tự lạ không có trên bàn phím, chẳng hạn như bản quyền (©) hoặc nhãn hiệu (), bạn thường có thể tìm thấy nó bằng lệnh Symbol.

Để chèn một biểu tượng:

Đặt điểm chèn vào nơi bạn muốn biểu tượng xuất hiện.
Nhấn vào tab Insert.
Xác định vị trí và chọn lệnh Symbol, sau đó chọn biểu tượng mong muốn từ tùy chọn thả xuống. Nếu bạn không thấy cái bạn muốn, hãy chọn Thêm biểu tượng (More Symbols).
Biểu tượng sẽ xuất hiện trong tài liệu.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về MS Word.