Cộng tác theo nhóm trên PowerPoint giúp bạn luôn đồng bộ và làm việc cùng nhau. Microsoft đã thêm các tính năng này vào PowerPoint để giúp giải quyết các sự cố với PowerPoint được chia sẻ. Nhiều người dùng có thể làm việc trong cùng một bản trình bày cùng một lúc.Hãy cùng học cách cộng tác nhóm trên PowerPoint (PPT) qua bài viết hướng dẫn này của Bachkhoatrithuc.vn
Hình dung điều này:
Bạn đang làm việc để kết thúc một bài thuyết trình cho một dự án của lớp hoặc nhóm làm việc. Bạn đang chuyển tệp qua lại bằng email hoặc chia sẻ tệp và thật khó để duy trì sự đồng bộ trong dự án. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ có nhiều bản sao của cùng một tệp trôi nổi với những thay đổi không nhất quán.
Bạn có thể tự hỏi: bạn có thể chia sẻ một PowerPoint? Câu trả lời là có. Microsoft PowerPoint đã thêm nhiều tính năng cộng tác, trực tuyến trong các phiên bản gần đây của nó.
Cộng tác có nghĩa là bạn có thể mời và làm việc với những người khác bên trong ứng dụng PowerPoint thay vì chuyển tệp qua lại.
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng các tính năng chia sẻ PowerPoint để làm việc cùng nhau trên một tệp PPT trực tuyến duy nhất.
Microsoft Office, Explaned
Bạn có thể tự hỏi điều gì có thể xảy ra khi cộng tác. Để hiểu điều đó, hãy nói một chút về các phiên bản khác nhau của Microsoft Office.
Ngày trước, Microsoft Office rất dễ hiểu. Vài năm một lần, Microsoft sẽ phát hành một phiên bản Office mới và gắn nhãn theo năm phát hành, chẳng hạn như “Excel 2016” hoặc “PowerPoint 2013”.
Tuy nhiên, thời thế bây giờ đã khác. Các ứng dụng được cập nhật thường xuyên. Về cơ bản, Microsoft đang đáp trả các đối thủ cạnh tranh như Google Drive và Dropbox Paper. Dưới đây là các phiên bản Office hiện tại khác nhau có sẵn để sử dụng:
- Microsoft Office Online: Đây là các phiên bản dựa trên trình duyệt web của các ứng dụng Microsoft Office, bao gồm cả PowerPoint. Nó được sử dụng miễn phí và bạn có thể coi chúng là câu trả lời của Microsoft dành cho Google Drive.
- Microsoft Office 365: Giống như Creative Cloud của Adobe, Microsoft hiện cung cấp mô hình dựa trên đăng ký để sử dụng bộ Office. Thanh toán một khoản phí hàng tháng và bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các ứng dụng Office cũng như các bản cập nhật nhất quán.
- Microsoft Office Home & Student: Điều này giống với mô hình truyền thống nhất, trong đó bạn trả phí một lần cho ứng dụng và sử dụng nó.
Tất cả những thứ này có thể hoạt động với sự cộng tác của Office, nhưng sẽ hữu ích khi xem xét rằng các cộng tác viên của bạn có thể đang sử dụng một phiên bản khác.
Tin tốt nhất là Microsoft Office Online có sẵn cho tất cả mọi người, miễn phí. Điều này có nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể tạo tài khoản Microsoft và sử dụng tài khoản đó để cộng tác với những người dùng Office khác.
Ngoài ra, bạn có thể đã nghe nói về Microsoft OneDrive. Đây là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft (hãy nghĩ đến Dropbox.) Bạn sẽ cần OneDrive để lưu tệp PowerPoint của mình để cộng tác. Bạn có thể nhận được 5 gigabyte dung lượng lưu trữ OneDrive miễn phí bằng tài khoản Microsoft.
Chuẩn bị để chia sẻ
Hãy đi sâu vào cộng tác theo nhóm trong PowerPoint. Một cách tuyệt vời để bắt đầu là lưu bản trình bày của bạn trong OneDrive.
Chỉ bạn mới có thể truy cập PowerPoint được lưu trên máy tính của mình. Bằng cách lưu nó trực tuyến, bạn có thể thiết lập một PowerPoint chỉnh sửa cộng tác. Đây là cách chia sẻ PowerPoint với nhiều người dùng.
Để lưu bản trình bày trong OneDrive, hãy đi tới File > Save As trong PowerPoint. Khi mà hộp thoại Save As xuất hiện, click vào Online Locations. Từ tùy chọn Place thả xuống, hãy chọn OneDrive. Đặt tên cho tệp của bạn, sau đó nhấp vào Save. Thao tác này sẽ lưu bài thuyết trình của bạn vào đám mây để những người khác có thể cộng tác với bạn.
Bây giờ bạn đã lưu tệp của mình, bạn cần biến nó thành PowerPoint được chia sẻ. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần mời một số người dùng khác cộng tác với bạn trên bản trình bày. Tìm Share (Chia sẻ) gần góc trên bên phải và nhấp vào nút đó để mời người khác tham gia bài thuyết trình của bạn.
Bây giờ, bạn sẽ thấy một cửa sổ mới nơi bạn có thể thêm những người khác vào bản trình bày PowerPoint của mình. Từ danh sách các tùy chọn của bạn, bấm vào Invite People. Trên menu này, bạn có thể thêm địa chỉ email của cộng tác viên.
Bạn cũng có thể kiểm soát cách làm việc cùng nhau trên PowerPoint tại đây. Can Edit, hộp kiểm kiểm soát xem những người khác có thể thực hiện thay đổi hay không. Chọn nó nếu bạn muốn PowerPoint có thể cộng tác để chỉnh sửa. Nhưng nếu bạn muốn người dùng chỉ xem bản sao, hãy bỏ chọn nó.
Office Online miễn phí sử dụng. Bạn có thể mời ai đó không đăng ký Office 365. Bằng cách tạo tài khoản Microsoft, họ có thể tham gia và cộng tác trên bản trình bày của bạn.
Một khi bạn nhấn Share, người nhận sẽ nhận được email có liên kết để cộng tác trên bản trình bày. Tiếp tục thêm nhiều người dùng hơn để tạo bản trình bày hợp tác thực sự. Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu cộng tác với những người khác trong cùng một tệp bản trình bày.
Tùy chọn cộng tác nhóm PowerPoint
Cách bạn cộng tác nhóm của mình trong PowerPoint tùy thuộc vào bạn. Điều này có thể đơn giản như yêu cầu ai đó truy cập vào liên kết và xem xét nó. Nhưng có rất nhiều tùy chọn để làm việc bên trong tệp cùng một lúc.
Cộng tác nhóm PowerPoint rất hữu ích nếu bạn đang làm việc cùng một lúc trên cùng một dự án. Ví dụ: tất cả các bạn có thể tham gia hội nghị truyền hình để hoàn tất các thay đổi cùng nhau.
Đầu tiên, ai đó sẽ nhận được liên kết và nhấp vào nó. Thao tác này sẽ mở ra Office Online. Một lần nữa, đây là phiên bản Office không yêu cầu tải xuống ứng dụng.
Từ đây, có hai lựa chọn. Cả hai đều trên tùy chọn Editing.
- Đối với các chỉnh sửa cơ bản, hãy nhấp vào Editing trên menu tùy chọn. Điều này cho phép bạn thực hiện các thay đổi ngay bên trong Office Online.
- Nhưng nếu bạn cần một bộ đầy đủ các tính năng, hãy nhấp vào Open in Desktop App (Mở trong Ứng dụng máy tính để bàn). Thao tác này sẽ khởi chạy ứng dụng PowerPoint nếu ứng dụng này đã được cài đặt.
Nếu bạn có phiên bản PowerPoint trên máy tính, thì đó là lựa chọn tốt nhất của bạn. Bộ tính năng và công cụ đầy đủ sẽ có sẵn để làm việc với bản trình bày. Office Online rất phù hợp để xem và chỉnh sửa nhanh nhưng phiên bản dành cho máy tính để bàn còn mang lại nhiều hơn thế.
Khi ứng dụng trực tuyến hoặc máy tính để bàn được mở, đã đến lúc bắt đầu làm việc. Mọi thay đổi mà bạn hoặc người khác thực hiện sẽ xuất hiện trong thời gian thực. Office Online mặc định có tùy chọn tự động lưu, vì vậy các trang chiếu sẽ lưu mỗi khi chúng được thay đổi.
Khi bạn làm việc với nhóm toàn cầu của mình, sẽ không có bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc hiển thị các thay đổi. Đây là cách làm việc cùng nhau trên PowerPoint để mang lại kết quả tuyệt vời.
Xem Cộng tác viên PowerPoint
Tự hỏi làm thế nào để cộng tác nhóm trên PowerPoint? Nó giúp biết chính xác ai trong nhóm của bạn. Khi bạn đang làm việc trong phiên bản PowerPoint trên máy tính, bạn có thể bấm vào nút Share một lần nữa. Một danh sách người dùng và quyền của họ sẽ xuất hiện.
Bằng cách này, bạn có thể theo dõi ai có quyền truy cập vào PowerPoint được chia sẻ của bạn. Bạn cũng có thể biết liệu họ có quyền truy cập View hoặc Editing vào các slide của bạn.
Đối với người dùng Office 365, có nhiều tùy chọn hơn, chẳng hạn như trò chuyện với người dùng từ thanh bên. Bạn luôn có thể nhấp vào Share để quản lý những người có thể làm việc trên tệp và thay đổi quyền chỉnh sửa của họ.
Bất kể bạn sử dụng phiên bản PowerPoint nào, cộng tác sẽ hoạt động tốt nhất với OneDrive. Mời cộng tác viên trong giao diện PowerPoint giúp chia sẻ dễ dàng hơn nhiều. Điều đó luôn đúng, bất kể mỗi thành viên trong nhóm của bạn đang sử dụng phiên bản PowerPoint nào.
Cộng tác trong PowerPoint dễ dàng
Nhiều người đã tự hỏi: bạn có thể chia sẻ PowerPoint một cách dễ dàng không? Như bạn có thể thấy, câu trả lời là có. Với các tính năng tích hợp sẵn của PowerPoint, bạn có thể chia sẻ các trang chiếu với mọi người. Điều này có nghĩa là sự cộng tác PowerPoint của bạn có thể mở rộng ra toàn cầu.
Nhóm của bạn thậm chí không cần phải có ứng dụng PowerPoint trên máy tính. Tải xuống một trong các mẫu PowerPoint cao cấp của chúng tôi, sau đó sử dụng chúng với các tính năng cộng tác của PowerPoint. Nhờ có Office Online, nhóm của bạn có thể xem và chỉnh sửa từ mọi nơi. Bài viết này tập trung vào việc làm việc cùng nhau bên trong PowerPoint dễ dàng như thế nào.
Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ mang lại cho bạn cách đơn giản nhất để cộng tác nhóm trên PowerPoint, giúp những bài thuyết trình của bạn trở nên mạch lạc, chuyên nghiệp hơn.
