Cách chuyển đổi bài thuyết trình PowerPoint thành video

PowerPoint có thể xuất tệp video có thể phát trong các ứng dụng phổ biến như QuickTime, Windows Media Player và VLC. Hơn hết, video đã xuất bao gồm các hoạt ảnh và chuyển tiếp giống nhau.

Tại sao biến PowerPoint của bạn thành video?

PowerPoint không được bán trên thị trường như một công cụ video. Có rất nhiều công cụ video nâng cao như Adobe Premiere hoặc Final Cut Pro X. Với tất cả các tùy chọn này, bạn có thể tự hỏi tại sao mình lại sử dụng PowerPoint để tạo tệp video.

Dưới đây là bốn lý do tuyệt vời để sử dụng PowerPoint để tạo bản trình bày video:

1. Thiết bị bạn muốn hiển thị tệp PowerPoint của mình trên đó không hỗ trợ tệp PowerPoint (nghĩ rằng Smart TV hoặc bảng điều khiển trò chơi cầm tay).
2. Bạn đã có một bài thuyết trình PowerPoint hoàn chỉnh và không có thời gian để tạo lại nó từ đầu trong trình chỉnh sửa video.
3. Người nhận của bạn chưa cài đặt PowerPoint trên thiết bị của họ nhưng có thể mở nó trong một ứng dụng trình phát video tiêu chuẩn.
4. Bạn không có thời gian để tìm hiểu một phần mềm chỉnh sửa video mới để tạo video thuyết trình.

Cách xuất PowerPoint của bạn sang video

Bắt đầu bằng cách mở bản trình bày PowerPoint của bạn. Xuất bản trình bày PowerPoint sang tệp video sẽ là bước cuối cùng trong quy trình của bạn. Điều này là do bạn sẽ cần chuyển đổi bản trình bày PowerPoint thành video mỗi khi bạn thực hiện các thay đổi.

Như tôi đã đề cập trước đó, PowerPoint sẽ xuất hoạt ảnh và chuyển tiếp khi bạn xuất tệp dưới dạng video.

Để bắt đầu xuất, hãy chuyển đến File > Export > Create a Video.

Từ tùy chọn này, có một số cài đặt chính để chọn trước khi bạn xuất video hoàn chỉnh của mình. Các hộp tùy thả xuống ở phía bên phải điều khiển của Quality và Timing của bài thuyết trình của bạn.

Dưới đây là những lựa chọn chính bạn cần thực hiện trước khi chuyển đổi PowerPoint thành video:

1. Đặt chất lượng cho video PowerPoint

Chọn cài đặt chất lượng (quality) từ danh sách thả xuống để tìm điểm phù hợp giữa kích thước tệp và chất lượng video.

Bạn chọn cài đặt chất lượng càng tốt thì tệp hoàn thành sẽ càng lớn. Nếu bạn định tải video trực tuyến lên một dịch vụ như YouTube, bạn có thể xuất ở chất lượng cao nhất và để họ xử lý quá trình nén.

Nếu bạn đang chia sẻ video này với đồng nghiệp qua email hoặc đăng video đó lên máy chủ của riêng mình thì kích thước tệp nhỏ hơn có thể là lựa chọn phù hợp. Dưới đây là các đề xuất của tôi về thời điểm sử dụng từng cài đặt:

• Presentation Quality (Chất lượng trình bày): Khi giữ kích thước tệp nhỏ là không có đối tượng, hãy sử dụng Presentation Quality. Nó sẽ hiển thị một video trông cực kỳ gần với bản trình bày ban đầu của bạn cùng với một tệp lớn.
• Internet Quality (Chất lượng Internet): Điều này lý tưởng nếu bạn muốn tải nhanh lên một dịch vụ xã hội như Facebook hoặc Twitter. Sử dụng Internet Quality là nền tảng tốt giữa kích thước và độ rõ của tệp.
• Low Quality (Chất lượng thấp): Đây là lựa chọn phù hợp khi bạn đang cố gắng tiết kiệm dung lượng, chẳng hạn như khi bạn sẽ đính kèm video vào email.

Chọn một cài đặt chất lượng từ tùy chọn thả xuống để thực hiện lựa chọn của bạn.

2. Kiểm soát thời gian trang chiếu PowerPoint

Bây giờ, bạn cần thiết lập thời gian, thời gian chạy cho mỗi slide trong video của bạn. Có hai tùy chọn cho thời gian trên menu thả xuống:

1. Don’t use Recorded Timings and Narrations (Không sử dụng Thời gian đã ghi và Tường thuật) Chỉ cần đặt khoảng thời gian cho mỗi trang chiếu hiển thị trong video, chẳng hạn như 5 giây mỗi trang.
2. Use Recorded Timings and Narrations (Sử dụng Thời gian đã ghi và Tường thuật) Thiết lập thời lượng cụ thể cho mỗi trang chiếu để hiển thị và tùy chọn ghi lại lời tường thuật cho phiên bản video.

Về cơ bản, hai tùy chọn này cho phép bạn chọn giữa đặt thời gian cụ thể hoặc sử dụng cùng thời gian chạy cho mỗi trang chiếu.

Đối với ví dụ này, hãy để tùy chọn được đặt thành Don’t use Recorded Timings and Narrations.

Khi chọn tùy chọn này, bạn sẽ cần đặt Số giây dành cho mỗi slide. Đây là thời lượng mỗi slide sẽ hiển thị trong phiên bản video. Mặc định là 5 giây như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên.

3. Tạo Video PowerPoint của bạn

Cuối cùng, bấm vào Create Video (Tạo Video). PowerPoint sẽ mở ra một hộp thoại Save As và bạn sẽ cần đặt thư mục và tên tệp cho video đã hoàn thành của mình.

Bạn cũng có thể chọn giữa video MPEG-4 (tệp .MP4) hoặc tệp Windows Media Video (.WMV) khi xuất, vì vậy hãy chọn định dạng phù hợp nếu thiết bị của bạn có bất kỳ hạn chế nào. Tôi thường để cài đặt này thành MP4.

Cách ghi thời gian trong PowerPoint

Trong ví dụ trên, chúng tôi đã sử dụng cùng một lượng thời gian dành cho mỗi trang chiếu (5 giây cố định trong ví dụ được hiển thị.) Tuy nhiên, bạn có thể thiết lập thời gian và tường thuật cho trang chiếu của mình để tùy chỉnh thời lượng mỗi trang chiếu sẽ hiển thị.

Để thiết lập thời gian và tường thuật, hãy chọn Record Timings and Narrations từ menu timings thả xuống.

Sau đó, một menu thả xuống sẽ xuất hiện. Có hai lựa chọn ở đây:

1. Slide and animation timings (Thời gian trượt và hoạt hình): Đánh dấu vào ô này để ghi lại lượng thời gian
2. Narrations, ink, and laser pointer (Tường thuật, mực và con trỏ laser): Bỏ chọn hộp này nếu bạn muốn ghi lại âm thanh từ micrô mặc định của máy tính.

Thuyết minh rất hữu ích nếu bạn muốn gửi bản trình chiếu cho đồng nghiệp và chia sẻ bình luận của mình khi họ xem video.

Một khi bạn nhấn Start Recording (Bắt đầu ghi âm), PowerPoint sẽ chuyển sang dạng xem toàn màn hình của bài thuyết trình của bạn. Để mỗi trang chiếu trên màn hình trong khoảng thời gian nó sẽ hiển thị trong video.

Về cơ bản, PowerPoint đang ghi phiên bản trực tiếp của bản trình bày của bạn. Nếu bạn để một slide trên màn hình trong 10 giây, nó sẽ xuất hiện trong 10 giây trong phiên bản video.

Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để chuyển các trang chiếu và thay đổi các trang chiếu. Khi bạn đến cuối bản trình bày, PowerPoint sẽ thoát khỏi menu.

Giờ đây, bạn có thể lưu bản trình bày video đã hoàn thành của mình với thời gian và tường thuật của riêng bạn. Video hoàn chỉnh sẽ sử dụng cùng thời gian mà bạn đã sử dụng khi diễn tập.