PowerPoint Bài 22: Biểu đồ PowerPoint – Charts

Bài 22: Biểu đồ PowerPoint – Charts

Giới thiệu

Biểu đồ là một công cụ bạn có thể sử dụng để giao tiếp dữ liệu đồ họa. Bao gồm một biểu đồ trong bản trình bày cho phép khán giả của bạn nhìn thấy ý nghĩa đằng sau những con số giúp bạn dễ dàng hình dung so sánh và xu hướng.

Các loại biểu đồ PowerPoint

PowerPoint có một số loại biểu đồ, cho phép bạn chọn loại biểu đồ phù hợp nhất với dữ liệu của mình. Để sử dụng biểu đồ một cách hiệu quả, bạn cần hiểu các biểu đồ khác nhau được sử dụng như thế nào.

• Biểu đồ Cột (Columns): Biểu đồ cột sử dụng các thanh dọc để biểu thị dữ liệu. Chúng có thể hoạt động với nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng chúng thường được sử dụng nhất để so sánh thông tin.
  
• Biểu đồ Đường (Line): Biểu đồ đường là biểu đồ lý tưởng để hiển thị xu hướng. Các điểm dữ liệu được kết nối với nhau bằng các đường kẻ, giúp dễ dàng xem các giá trị đang tăng hay giảm theo thời gian.
  
• Biểu đồ Tròn (Pie): Biểu đồ hình tròn giúp dễ dàng so sánh tỷ lệ. Mỗi giá trị được hiển thị dưới dạng một lát bánh, vì vậy thật dễ dàng để xem giá trị nào tạo nên tỷ lệ phần trăm của tổng thể.
  
• Biểu đồ Thanh (Bar): Biểu đồ Thanh hoạt động giống như biểu đồ cột, nhưng chúng sử dụng thanh ngang thay vì thanh dọc.
  
• Biểu đồ Vùng (Area): Biểu đồ vùng tương tự như biểu đồ đường, ngoại trừ các khu vực bên dưới đường kẻ được điền vào.
  
• Biểu đồ Bề mặt (Surface): Biểu đồ bề mặt cho phép bạn hiển thị dữ liệu trên toàn cảnh 3D. Chúng hoạt động tốt nhất với các tập dữ liệu lớn, cho phép bạn xem nhiều loại thông tin cùng một lúc.
  

Xác định các phần của biểu đồ

Ngoài các loại biểu đồ, bạn sẽ cần hiểu cách đọc biểu đồ. Biểu đồ chứa một số yếu tố khác nhau—hoặc các phần—có thể giúp bạn diễn giải dữ liệu.

Chèn biểu đồ

PowerPoint sử dụng một bảng tính làm trình giữ chỗ để nhập dữ liệu biểu đồ, giống như Excel. Quá trình nhập dữ liệu khá đơn giản, nhưng nếu bạn không quen với Excel, bạn có thể muốn xem lại bài học Cơ bản về ô trong Excel của chúng tôi.

Để chèn một biểu đồ:

1. Chọn tab Insert, sau đó bấm vào lệnh Biểu đồ (Chart) trong nhóm Illustrations.
   
2. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn một loại từ ngăn bên trái và xem lại biểu đồ xuất hiện trong ngăn bên phải.
3. Chọn biểu đồ mong muốn sau đó nhấn vào OK.
   
4. Một biểu đồ và bảng tính sẽ xuất hiện. Dữ liệu xuất hiện trong bảng tính, bạn sẽ thay thế bằng thông tin của riêng bạn. Dữ liệu nguồn được sử dụng để tạo biểu đồ.
   
5. Đi vào dữ liệu vào trang tính.
   
6. Chỉ dữ liệu được bao quanh bởi các đường màu xanh lam mới xuất hiện trong biểu đồ, nhưng khu vực này sẽ tự động mở rộng khi bạn tiếp tục nhập.
   
7. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào X để đóng bảng tính.
   
8. Biểu đồ sẽ được hoàn thành.
   

Bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu biểu đồ bất kỳ lúc nào bằng cách chọn biểu đồ của mình và nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa dữ liệu (Edit Data) trên tab Design.

Bạn cũng có thể nhấp vào lệnh Chèn biểu đồ trong placeholder để chèn biểu đồ mới.

Tạo biểu đồ với dữ liệu Excel hiện có

Nếu bạn đã có dữ liệu trong một tập tin excel bạn muốn sử dụng cho biểu đồ, bạn có thể chuyển dữ liệu bằng cách sao chép và dán nó. Chỉ cần mở bảng tính trong Excel, chọn và sao chép dữ liệu mong muốn rồi dán vào vùng dữ liệu nguồn cho biểu đồ của bạn.

Bạn cũng có thể nhúng một biểu đồ Excel hiện có vào bản trình bày PowerPoint của bạn. Điều này có thể hữu ích khi bạn biết mình sẽ cần cập nhật dữ liệu trong tệp Excel của mình và muốn biểu đồ tự động cập nhật bất cứ khi nào dữ liệu Excel bị thay đổi.

Sửa đổi biểu đồ bằng các công cụ biểu đồ

Có nhiều cách khác để tùy chỉnh và sắp xếp biểu đồ của bạn. Ví dụ: PowerPoint cho phép bạn thay đổi loại biểu đồ, sắp xếp lại dữ liệu của biểu đồ và thậm chí thay đổi bố cục (Layout) và kiểu (style) của một biểu đồ.

Để thay đổi loại biểu đồ:

Nếu bạn thấy rằng dữ liệu của mình không hoạt động với một biểu đồ nhất định, bạn có thể dễ dàng chuyển sang loại biểu đồ mới. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thay đổi biểu đồ của chúng tôi từ biểu đồ cột thành biểu đồ dòng.

1. Chọn biểu đồ bạn muốn thay đổi. Tab Design sẽ xuất hiện ở phía bên phải của Ribbon.
   
2. Từ tab Design, nhấp vào Thay đổi loại biểu đồ (Change Chart Type).
   
3. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn loại biểu đồ mong muốn sau đó nhấn vào OK.
   
4. Loại biểu đồ mới sẽ xuất hiện.
   

Để chuyển đổi dữ liệu hàng và cột:

Đôi khi bạn có thể muốn thay đổi cách biểu đồ nhóm dữ liệu của bạn. Ví dụ: trong biểu đồ bên dưới, dữ liệu bán sách được nhóm qua thể loại với các dòng cho mỗi tháng. Tuy nhiên, chúng tôi có thể chuyển đổi các hàng và cột để biểu đồ sẽ nhóm dữ liệu theo tháng với các dòng cho mỗi thể loại. Trong cả hai trường hợp, biểu đồ chứa cùng một dữ liệu; nó chỉ được tổ chức khác nhau.

1. Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.
2. Từ tab Design, chọn lệnh Chỉnh sửa dữ liệu (Edit Data) trong nhóm Data.
   
3. Nhấn vào biểu đồ một lần nữa, sau đó chọn lệnh Chuyển Hàng/Cột (Switch Row/Column) trong nhóm Data.
   
4. Các hàng và cột sẽ được chuyển đổi. Trong ví dụ của chúng tôi, dữ liệu hiện được nhóm theo tháng, với các dòng cho từng thể loại.
   

Chúng tôi đã nhận thấy rằng khi dữ liệu số đã được nhập vào Cột đầu tiên của bảng tính, việc chuyển đổi hàng và cột có thể gây ra kết quả không mong muốn. Một giải pháp là gõ một dấu nháy đơn trước mỗi số, báo cho bảng tính định dạng nó dưới dạng chữ thay vì một giá trị số. Ví dụ, năm 2016 sẽ được nhập như ‘2016.

Để thay đổi cách bố trí biểu đồ:

Bố cục biểu đồ được xác định trước cho phép bạn sửa đổi các thành phần biểu đồ—bao gồm tiêu đề biểu đồ, chú thích và nhãn dữ liệu—để làm cho biểu đồ của bạn dễ đọc hơn.

1. Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Desgin sẽ xuất hiện.
2. Từ tab Design, nhấp vào lệnh Quick Layout.
   
3. Chọn bố cục được xác định trước mong muốn từ menu xuất hiện.
   
4. Biểu đồ sẽ cập nhật để phản ánh bố cục mới.
   

Để thay đổi thành phần biểu đồ (chẳng hạn như tiêu đề biểu đồ), hãy nhấp vào thành phần đó và bắt đầu nhập.

Để thay đổi kiểu biểu đồ:

Kiểu biểu đồ (Chart styles) cho phép bạn nhanh chóng sửa đổi giao diện của biểu đồ.

1. Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.
2. Từ tab Design, nhấp vào mũi tên More thả xuống trong nhóm Chart Styles.
   
3. Chọn kiểu mong muốn từ menu xuất hiện.
   
4. Biểu đồ sẽ xuất hiện theo kiểu đã chọn.
   

Bạn cũng có thể sử dụng các nút tắt định dạng biểu đồ để nhanh chóng thêm các yếu tố biểu đồ thay đổi kiểu biểu đồ và lọc dữ liệu biểu đồ.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về PowerPoint.