Word Bài 23: Biểu đồ trong Word

Hãy cùng làm quen với MS Word qua những bài viết hướng dẫn MS Word của Bachkhoatrithuc.vn.

Giới thiệu

Biểu đồ trong Word là một công cụ bạn có thể sử dụng để truyền đạt thông tin bằng đồ họa. Bao gồm một biểu đồ trong tài liệu của bạn có thể giúp bạn minh họa dữ liệu số như so sánh và xu hướng để người đọc dễ hiểu hơn.

Các loại biểu đồ

Có một số các loại của biểu đồ để lựa chọn. Để sử dụng biểu đồ một cách hiệu quả, bạn cần hiểu điều gì làm cho mỗi biểu đồ trở nên độc đáo.

Biểu đồ Cột (Columns): Biểu đồ cột sử dụng các thanh dọc để biểu thị dữ liệu. Chúng có thể hoạt động với nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng chúng thường được sử dụng nhất để so sánh thông tin.
Biểu đồ Đường (Line): Biểu đồ đường là biểu đồ lý tưởng để hiển thị xu hướng. Các điểm dữ liệu được kết nối với nhau bằng các đường kẻ, giúp dễ dàng xem các giá trị đang tăng hay giảm theo thời gian.
Biểu đồ Tròn (Pie): Biểu đồ hình tròn giúp dễ dàng so sánh tỷ lệ. Mỗi giá trị được hiển thị dưới dạng một lát bánh, vì vậy thật dễ dàng để xem giá trị nào tạo nên tỷ lệ phần trăm của tổng thể.
Biểu đồ Thanh (Bar): Biểu đồ Thanh hoạt động giống như biểu đồ cột, nhưng chúng sử dụng thanh ngang thay vì thanh dọc.
Biểu đồ Vùng (Area): Biểu đồ vùng tương tự như biểu đồ đường, ngoại trừ các khu vực bên dưới đường kẻ được điền vào.
Biểu đồ Bề mặt (Surface): Biểu đồ bề mặt cho phép bạn hiển thị dữ liệu trên toàn cảnh 3D. Chúng hoạt động tốt nhất với các tập dữ liệu lớn, cho phép bạn xem nhiều loại thông tin cùng một lúc.

Chèn biểu đồ

Word sử dụng một cách riêng biệt cửa sổ bảng tính để nhập và chỉnh sửa dữ liệu biểu đồ, giống như bảng tính trong Excel. Quá trình nhập dữ liệu khá đơn giản, nhưng nếu chưa quen với Excel, bạn có thể xem lại bài học Cơ bản về ô của chúng tôi.

Để chèn một biểu đồ:

Đđặt điểm chèn nơi bạn muốn biểu đồ xuất hiện.
Điều hướng đến tab Insert, sau đó bấm vào lệnh Chart (Biểu đồ) trong nhóm Illustrations.
Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Để xem các tùy chọn của bạn, hãy chọn một loại biểu đồ từ ngăn bên trái, sau đó chọn biểu đồ phía bên phải.
Chọn biểu đồ mong muốn sau đó nhấn vào OK.
Một cửa sổ biểu đồ và bảng tính sẽ xuất hiện. Văn bản trong bảng tính chỉ là một ô trống mà bạn sẽ cần thay thế bằng dữ liệu của chính mình. Dữ liệu là những gì Word sẽ sử dụng để tạo biểu đồ.
Nhập Dữ liệu của bảng vào bảng tính.
Chỉ những dữ liệu kèm theo trong hộp màu xanh sẽ xuất hiện trong biểu đồ. Nếu cần, nhấp và kéo Góc dưới bên phải sau đó hộp màu xanh lam để tăng hoặc giảm phạm vi dữ liệu theo cách thủ công.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào X để đóng cửa sổ bảng tính.
Biểu đồ sẽ được hoàn thành.

Để chỉnh sửa lại biểu đồ của bạn, chỉ cần chọn nó, sau đó nhấp vào lệnh Edit Data (Chỉnh sửa dữ liệu) trên tab Design. Cửa sổ bảng tính sẽ xuất hiện lại.

Tạo biểu đồ với dữ liệu Excel hiện có

Nếu bạn đã có dữ liệu trong một tập tin excel hiện có mà bạn muốn sử dụng trong Word, bạn có thể sao chép và dán (copy and paste) nó thay vì nhập nó bằng tay. Chỉ cần mở bảng tính trong Excel, sao chép dữ liệu, sau đó dán nó làm dữ liệu trong Word.

Bạn cũng có thể nhúng một biểu đồ Excel hiện có vào tài liệu Word của bạn. Điều này hữu ích nếu bạn biết bạn sẽ cập nhật tệp Excel của mình sau này; biểu đồ trong Word sẽ tự động cập nhật bất cứ khi nào có thay đổi.

Sửa đổi biểu đồ bằng các công cụ biểu đồ

Có nhiều cách để tùy chỉnh và sắp xếp biểu đồ của bạn trong Word. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng thay đổi loại biểu đồ, sắp xếp lại dữ liệu và thậm chí thay đổi giao diện biểu đồ.

Để chuyển đổi dữ liệu hàng và cột:

Đôi khi bạn có thể muốn thay đổi cách dữ liệu biểu đồ của mình được nhóm lại. Ví dụ: trong biểu đồ bên dưới, dữ liệu được nhóm theo thể loại với các cột cho mỗi tháng. Nếu chúng tôi chuyển đổi các hàng và cột, dữ liệu sẽ được nhóm lại theo tháng. Trong cả hai trường hợp, biểu đồ chứa cùng một dữ liệu—nó chỉ được trình bày theo một cách khác.

Chọn Biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện ở phía bên phải của Ribbon.
Từ tab Design, nhấp vào lệnh Edit Data trong nhóm Data.
Nhấn vào biểu thị một lần nữa để chọn lại nó, sau đó nhấp vào Chuyển Hàng/Cột (Switch Row/Column).
Các hàng và cột sẽ được chuyển đổi. Trong ví dụ của chúng tôi, dữ liệu hiện được nhóm theo tháng, với các cột cho từng thể loại.

Để thay đổi loại biểu đồ:

Nếu bạn thấy rằng bạn đã chọn loại biểu đồ không phù hợp với dữ liệu của bạn, bạn có thể thay đổi nó thành một dữ liệu khác. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thay đổi loại biểu đồ từ một biểu đồ cột thành một biểu đồ dòng.

Chọn biểu đồ bạn muốn thay đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.
Từ tab Design, nhấp vào Change Chart Type (Thay đổi loại biểu đồ).
Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn biểu đồ mong muốn sau đó nhấn vào OK.
Loại biểu đồ mới sẽ được áp dụng. Trong ví dụ của chúng tôi, biểu đồ đường giúp dễ dàng xem xu hướng theo thời gian hơn.

Để thay đổi cách bố trí biểu đồ:

Để thay đổi cách sắp xếp biểu đồ của bạn, hãy thử chọn một cách sắp xếp Layout khác. Bố cục có thể ảnh hưởng đến một số yếu tố, bao gồm tiêu đề biểu đồ và nhãn dữ liệu.

Chọn Biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.
Từ tab Design, nhấp vào lệnh Quick Layout.
Chọn Bố cục (Layout) mới từ tùy chọn thả xuống.
Biểu đồ sẽ cập nhật để phản ánh bố cục mới.

Nếu bạn không thấy bố cục biểu đồ có chính xác những gì bạn cần, bạn có thể nhấp vào lệnh Add Chart Element (Thêm phần tử biểu đồ) trên tab Design để thêm axis titles (tiêu đề trục), gridlines (đường lưới) và các thành phần biểu đồ khác.

Để điền vào một ô giữ chỗ (chẳng hạn như tiêu đề biểu đồ hoặc tiêu đề trục), bấm vào phần tử và nhập văn bản của bạn.

Để thay đổi kiểu biểu đồ:

Kiểu biểu đồ trong Word cung cấp cho bạn một cách dễ dàng để thay đổi thiết kế của biểu đồ, bao gồm màu sắc, kiểu và các thành phần bố cục nhất định.

Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.
Từ tab Design, nhấp vào mũi tên More thả xuống trong nhóm Chart Styles (Kiểu biểu đồ).
Một số tùy chọn sẽ xuất hiện. Chọn Kiểu bạn muốn.
Kiểu biểu đồ sẽ được áp dụng.

Để tùy chỉnh nhanh hơn nữa, hãy sử dụng các phím tắt định dạng ở bên phải biểu đồ của bạn. Chúng cho phép bạn điều chỉnh kiểu biểu đồ, các yếu tố biểu đồ và thậm chí thêm bộ lọc đến dữ liệu của bạn.

phím tắt định dạng biểu đồ

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về MS Word.