Word Bài 1: Làm quen với Word

Giới thiệu

Microsoft Word là một ứng dụng xử lý văn bản cho phép bạn tạo nhiều loại liệu, bao gồm thư, sơ yếu lý lịch, v.v. Trong bài học này, bạn sẽ học cách điều hướng giao diện Word và làm quen với một số tính năng quan trọng nhất của nó, chẳng hạn như Ribbon, Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) và Xem hậu trường (Backstage view).

Giới thiệu về hướng dẫn này

Các quy trình trong hướng dẫn này sẽ làm việc cho tất cả các phiên bản gần đây của Microsoft Word bao gồm Word 2019, Word 2016 và Office 365. Có thể có một số khác biệt nhỏ, nhưng phần lớn các phiên bản này là tương tự nhau. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng một phiên bản trước đó, bạn có thể muốn tham khảo một trong các hướng dẫn Word khác của chúng tôi.

Giao diện Word

Khi bạn mở Word lần đầu tiên, Màn hình bắt đầu (Start Screen) sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn sẽ có thể tạo một tài liệu mới (New document), chọn một mẫu (template) và truy cập tài liệu được chỉnh sửa gần đây (recently edited documents) của bạn. Từ Màn hình bắt đầu, tìm và chọn Tài liệu trống (Blank document) để truy cập vào giao diện Word.

Làm việc với môi trường Word

Tất cả các phiên bản Word gần đây đều bao gồm Ribbon và Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) nơi bạn sẽ tìm thấy các lệnh để thực hiện các tác vụ phổ biến trong Word, cũng như Xem Backstage view.

Ribbon

Word sử dụng một hệ thống Ribbon theo tab thay vì menu truyền thống. Ribbon chứa nhiều tab mà bạn có thể tìm thấy ở gần đầu cửa sổ Word.

Mỗi tab chứa một số nhóm lệnh liên quan. Ví dụ: nhóm Phông chữ (Font) trên tab Trang chủ (Home) chứa các lệnh để định dạng văn bản trong tài liệu của bạn.

Một số nhóm còn có mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải mà bạn có thể nhấp vào để có thêm tùy chọn.

Hiện và ẩn Ribbon

Nếu bạn thấy rằng Ribbon chiếm quá nhiều không gian màn hình, bạn có thể ẩn nó đi. Để làm điều này, bấm vào nút Tùy chọn Hiển thị Ribbon (Ribbon Display Options) mũi tên ở góc trên bên phải của Ribbon, sau đó chọn tùy chọn mong muốn từ menu thả xuống:

• Auto-hide Ribbon (Tự động ẩn Ribbon): Tự động ẩn hiển thị tài liệu của bạn ở chế độ toàn màn hình và ẩn hoàn toàn Ribbon khỏi chế độ xem. Để hiển thị Ribbon, hãy bấm vào lệnh Mở rộng Ribbon ở đầu màn hình.
• Show Tabs (Hiển thị các tab): Tùy chọn này ẩn tất cả các nhóm lệnh khi chúng không được sử dụng, nhưng các tab sẽ vẫn hiển thị. Để hiển thị Ribbon, chỉ cần nhấp vào một tab.
• Show Tabs and Commands (Hiển thị Tab và Lệnh): Tùy chọn này phóng to thanh Ribbon. Tất cả các tab và lệnh sẽ hiển thị. Tùy chọn này được chọn theo mặc định khi bạn mở Word lần đầu tiên.

Sử dụng tính năng Tell Me

Nếu bạn gặp khó khăn khi tìm một lệnh bạn muốn, tính năng Tell Me có thể giúp đỡ. Nó hoạt động giống như một thanh tìm kiếm thông thường. Nhập những gì bạn đang tìm kiếm và một danh sách các tùy chọn sẽ xuất hiện. Sau đó, bạn có thể sử dụng lệnh trực tiếp từ menu mà không cần phải tìm nó trên Ribbon.

Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar)

Nằm ngay phía trên Ribbon, Thanh công cụ truy cập nhanh cho phép bạn truy cập các lệnh phổ biến bất kể tab nào được chọn. Theo mặc định, nó hiển thị các lệnh Save (Lưu), Undo (Hoàn tác) và Redo (Làm lại), nhưng bạn có thể thêm các lệnh khác tùy theo nhu cầu của mình.

Để thêm các lệnh vào Thanh công cụ truy cập nhanh:

1. Nhấn vào mũi tên thả xuống bên phải của Thanh công cụ truy cập nhanh.
   
2. Chọn Lệnh bạn muốn thêm từ menu.
   
3. Lệnh sẽ là thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh.
   

Ruler (Thước)

Ruler nằm ở trên cùng và bên trái tài liệu của bạn. Nó làm cho nó dễ dàng hơn để điều chỉnh tài liệu của bạn với độ chính xác. Nếu muốn, bạn có thể ẩn Ruler để tạo thêm không gian màn hình.

Để hiển thị hoặc ẩn Ruler:

1. Nhấn vào tab View.
   
2. Nhấp chọn vào ô bên cạnh Ruler để hiển thị hoặc ẩn giấu Ruler.
   

Xem Backstage view

Backstage view cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để lưu, mở tệp, in và chia sẻ tài liệu của bạn. Để truy cập chế độ xem Backstage View, hãy nhấp vào nút tab File trên Ribbon.

Chế độ xem và thu phóng tài liệu

Word có nhiều tùy chọn xem thay đổi cách hiển thị tài liệu của bạn. Bạn có thể chọn xem tài liệu của mình trong Read Mode (Chế độ đọc), Print Layout (Bố cục in) hoặc Web Layout (Bố cục trang web). Các dạng xem này có thể hữu ích cho các nhiệm vụ khác nhau, đặc biệt nếu bạn đang dự định in tài liệu. Bạn cũng có thể phóng to và thu nhỏ để làm cho tài liệu của bạn dễ đọc hơn.

Chuyển đổi chế độ xem tài liệu

Dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ xem tài liệu khác nhau. Chỉ cần xác định vị trí và chọn lệnh xem tài liệu mong muốn ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Word.

• Read Mode (Chế độ đọc): Dạng xem này mở tài liệu ra toàn màn hình. Chế độ xem này rất phù hợp để đọc số lượng lớn văn bản hoặc chỉ đơn giản là xem lại công việc của bạn.
  
• Print Layout (Bố cục in): Đây là chế độ xem tài liệu mặc định trong Word. Nó cho biết tài liệu sẽ trông như thế nào trên trang in.
  
• Web Layout (Bố cục trang web): Dạng xem này hiển thị tài liệu dưới dạng trang web, có thể hữu ích nếu bạn đang sử dụng Word để xuất bản nội dung trực tuyến.
  

Phóng to và thu nhỏ

Để phóng to hoặc thu nhỏ, nhấp và kéo thanh trượt điều khiển thu phóng (zoom control slider) ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Word. Bạn cũng có thể chọn các lệnh + hoặc – để phóng to hoặc thu nhỏ theo số gia nhỏ hơn. Số bên cạnh thanh trượt hiển thị hiện tại phần trăm thu phóng còn được gọi là Mức độ phóng to.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về MS Word.