Word Bài 6: Sử dụng Find and Replace trong Word

Giới thiệu Find and Replace

Khi bạn đang làm việc với các tài liệu dài hơn, có thể khó khăn và tốn thời gian để xác định một từ hoặc cụm từ cụ thể. Word có thể tự động tìm kiếm tài liệu của bạn bằng cách sử dụng Tìm (Find) và nó cho phép bạn nhanh chóng thay đổi các từ hoặc cụm từ bằng cách sử dụng Thay thế (Replace).

Để tìm văn bản:

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã viết một bài báo học thuật và sẽ sử dụng lệnh Tìm để định vị tất cả các phiên bản của một từ cụ thể.

1. Từ tab Trang chủ (Home), nhấp vào lệnh Find. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+F trên bàn phím của bạn.
   
2. Các ngăn điều hướng (navigation pane) sẽ xuất hiện ở bên trái màn hình.
3. Nhập văn bản bạn muốn tìm vào ô ở đầu ngăn điều hướng. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ nhập từ mà chúng tôi đang tìm kiếm.
   
4. Nếu văn bản được tìm thấy trong tài liệu, nó sẽ được đánh dấu bằng màu vàng và một kết quả xem trước (preview of the results) sẽ xuất hiện trong ngăn điều hướng. Bạn cũng có thể nhấp vào một trong các kết quả bên dưới mũi tên để chuyển đến kết quả đó.
   
5. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào X để đóng ngăn dẫn hướng. Điểm nổi bật sẽ biến mất.

   

Để có thêm tùy chọn tìm kiếm, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh trường tìm kiếm.

Để thay thế văn bản bằng Find and Replace

Bạn có thể phát hiện ra rằng mình đã mắc lỗi liên tục trong tài liệu của mình, chẳng hạn như viết sai chính tả tên của ai đó hoặc bạn cần trao đổi một từ hoặc cụm từ cụ thể để lấy một từ hoặc cụm từ khác. Bạn có thể sử dụng tính năng Word Tìm và thay thế (Find and Replace) để nhanh chóng thực hiện sửa đổi. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng Find and Replace để thay đổi tiêu đề của một tạp chí để nó được viết tắt.

1. Từ tab Trang chủ (Home), nhấp vào lệnh Replace. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+H trên bàn phím của bạn.
   
2. Hộp thoại Find and Replace sẽ xuất hiện.
3. Nhập văn bản bạn muốn tìm trong ô Find What.
4. Nhập văn bản bạn muốn thay thế trong ô Replace with, sau đó nhấp vào Tìm tiếp theo (Find Next).
   
5. Word sẽ tìm phiên bản đầu tiên của văn bản và Làm nổi bật nó bằng màu xám.
6. Xem lại văn bản để chắc chắn rằng bạn muốn thay thế nó. Trong ví dụ của chúng tôi, văn bản là một phần của tiêu đề của bài báo và không cần phải thay thế. Chúng tôi sẽ nhấp vào Tìm tiếp theo một lần nữa để chuyển sang phiên bản tiếp theo.
   
7. Nếu bạn muốn thay thế nó, bạn có thể nhấp vào Thay thế (Replace) để thay đổi các trường hợp riêng lẻ của văn bản. Bạn cũng có thể nhấp vào Thay thế tất cả (Replace All) để thay thế mọi phiên bản của văn bản trong toàn bộ tài liệu.
   
8. Văn bản sẽ được thay thế.
   
9. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close hoặc Cancel để đóng hộp thoại.

Để có các tùy chọn tìm kiếm bổ sung, hãy nhấp vào More trong hộp thoại Find and Replace. Từ đây, bạn có thể chọn các tùy chọn bổ sung, như kiểu chữ phù hợp và bỏ qua dấu câu.

Khi nói đến việc sử dụng Replace All, điều quan trọng cần nhớ là nó có thể tìm thấy các kết quả phù hợp mà bạn không lường trước được và bạn có thể không thực sự muốn thay đổi. Bạn chỉ nên sử dụng tùy chọn này nếu bạn hoàn toàn chắc chắn rằng nó sẽ không thay thế bất kỳ thứ gì mà bạn không có ý định thay thế.

Hi vọng bài viết này của Bachkhoatrithuc.vn sẽ đem lại cho bạn những cái nhìn tổng quan nhất về MS Word và công cụ Find and Replace.